人力資源管理中人事檔案管理的作用分析

何菁霞

摘 要：人事檔案是人力資源個人形象記錄，也是人員個人信息的匯總，包括履歷、學歷以及政治等方面，所以人事檔案相當于個人信息數據庫，有了該數據庫，人力資源管理便有了參考依據。所以在人力資源管理中，人事檔案管理比較受重視。相關人員要深度挖掘人事檔案管理的優勢，使其在人力資源管理中發揮更大價值。

關鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；作用；強化措施

相關人員在強化人事檔案管理作用時，需要從人事檔案管理和人力資源管理本身入手，對兩者之間的關系進行了解，對人事檔案管理的新要求進行掌握，如此才能找到強化措施，加強兩者聯系。本文主要針對人力資源管理中人事檔案管理的作用進行分析。

1 人力資源管理中人事檔案管理的作用

1.1 保管人力資源的相關信息

在人力資源管理中，管理主體需要對人員的個人情況進行了解，才能知人善任，對人員進行合理配置。人員信息詳細程度會直接關系到人力資源管理水平，這些信息資源會被收錄到人事檔案中，由管理主體保管[1]。雖然人事檔案在多數情況下是作為憑證存在，但另一方面人事檔案的存在也使每個人員的信息得到最大程度保管儲存。管理主體可以隨時調出人員的個人檔案，對其進行評價和判斷，進而采取合理的管理措施。

1.2 使人力資源得到優化配置

在企業或學校等單位中，人力資源管理的最終目的是使其成為單位的核心資源，發揮人員的價值，使人員能為單位發展貢獻自己的力量。相關人員對人事檔案進行分析研究，可以發現每個人員獨一無二的作用優勢，然后對該優勢進行深度挖掘和培訓，使人員都能成為人才。每個人員優勢不同，管理部門如果能利用這些優勢，使人才揚長避短，在各自的崗位和職位上兢兢業業，然后將這些崗位和職位聯系起來，組織成一個整體，則單位內部的部門、系統以及組織之間也會加強聯系，以促進單位的正常運轉。而組織、部門或系統中的人才都能發揮自己的最大價值。所以做好人事檔案管理，可以使人力資源得到最優配置，人員利用率會得到提高。

1.3 為人事變更提供參考依據

在單位內部，必定會發生人事變動，無論是職位變動還是崗位變化都會造成人員主動流動和被動流動，人事變化后，人員的去留以及薪酬待遇等都要作出調整[2]。人力資源管理部門對這些內容進行調整，需要參照的依據就是人事檔案。人事檔案關系著人員的切身利益，相關部門應對該檔案進行妥善保管，并積極完善檔案信息，但前提是要保證檔案的完整性和準確性。人事檔案可以對人員素質進行證明，人員素質包括個人職業道德修養表現和業務能力等，而這些素質在檔案中可具體表現為：績效考核成果以及個人不良記錄等。

1.4 推動人力資源開發

人事檔案是基于人力資源管理的過程所形成的，在人事檔案中記錄了關于人員的工作表現、績效情況、綜合素質情況、個人經歷等一系列信息，這些信息或通過文字，或通過圖表形式表現出來，具有客觀真實性，能夠反映出員工的工作能力及綜合素質。在人力資源管理中，人事變動是常有的事情，人力資源開發更是人力資源管理中不可或缺的環節，這可以為單位帶來更優質的人才，進而更好的提升工作效率。在人力資源管理中，需要對工作人員進行選拔，而對于工作人員最基礎的了解便是來自于其儲存在人事檔案中的歷史信息，只有據此充分分析工作人員的專業能力、個人素質，才能夠進行科學的人員配置，實現人力資源的優化與開發。此外，在人力資源管理過程中所產生的人員變動情況，也會詳細的記錄在人事檔案中，為工作人員的后續選拔任用提供依據。由此可見，對于人力資源的開發，必須要充分的依靠人事檔案，人事檔案的存在及完整性，能夠在很大程度上推動人力資源的科學良性開發。

2 強化人事檔案管理在人力資源管理作用的措施

2.1 加強對人事檔案管理的重視

人事檔案和身份證一樣，象征一個人的身份，人事檔案會跟隨人一生，其與人力資源管理有著千絲萬縷的重要關系，這一點一定要為部門管理人員所知。基于人事檔案的重要性，領導者應當將人事檔案管理提升到戰略的層面，從而更好的輔助管理者就人力資源管理進行科學決策。管理人員要加強對人事檔案管理的重視，樹立正確的管理觀念和意識，并對人事檔案的收集、整理以及應用等環節進行精細化管理，使人事檔案得到妥善保管，不會出現丟失或被惡意篡改問題。

2.2 健全人事檔案管理制度

人事檔案管理和其他檔案管理一樣，都會出現弄虛作假問題，有的人事檔案在應用中還會出現丟失問題，這不僅會損失人員的個人利益，使很多利益方面沒有了真實憑證，還使人員的管理水平下降。沒有真實完整的信息憑證，單位在判斷人才優勢時，容易出現誤差，所以相關部門還要杜絕這種問題的發生。在實際中，管理問題和管理制度有直接關聯，如果制度不合理，或執行落實不到位，很多管理環節便會出現紕漏，使管理問題有了可乘之機。針對人事檔案管理，相關單位還要建立完善的管理制度，該制度要囊括檔案管理的所有環節和所有內容，并對其起到約束管理作用，使人事檔案管理更加規范合

理[3]。對于人事檔案材料的管理，應當確保檔案傳遞、登記的完整性，同時開展檔案管理的動態考核工作，如果發現出現遺漏缺失的情況，應當立即進行相應的查漏補缺，確保檔案材料的真實性、完整性和統一性。

2.3 對人事檔案管理進行信息化建設

信息化管理是管理工作的新手段、有效路徑，所以相關單位還應對人事檔案管理進行信息化建設，使管理效率得到提升。利用計算機設備和相關的信息軟件技術，管理人員可以對人事檔案信息進行動態監管，可以隨時更新人員的最新信息，使檔案永遠處于最新狀態。另外在信息監管中，還可以發現信息紕漏，減少信息管理失誤。

2.4 提高人力資源需求預測水平

人事主管部門主管人力資源調配調整工作，該部門人員需要隨時了解人力資源需求變動情況，如此才能高效應對人事變更，從而作出最有利的安排，使人事檔案和人員都得到利用。

2.5 提高人事檔案管理人員的綜合素質

要想做好人力資源管理中的人事檔案管理工作，就必須充分認識到人事檔案管理人員的重要性，并積極采取措施提升人事檔案管理人員的綜合素質，從而更好的開展人事檔案管理工作。首先，人事檔案管理人員應當具備較高的政治素養，具有嚴格的紀律組織性，并且要加強對其的職業道德建設，確保人事檔案管理人員在工作的過程中能夠嚴格按照規范進行，避免出現信息作假的情況，提高人事檔案的真實性，以為后續的人力資源管理工作開展奠定基礎。其次，針對不斷變動的人力資源管理工作，也需要不斷的提高人事檔案管理水平，以更加符合人力資源管理的需求。對此，應當加強人事檔案管理人員的專業技能建設，不斷提升其專業知識，并定期對其開展培訓，以促使其更好的適應新形勢、新要求，符合人事檔案管理要求。

3 結語

人事檔案管理在人力資源管理中的應用價值毋庸置疑，人事主管部門要利用人事檔案來管理人員，編制人員利用調配計劃，還需要從實際出發，強化人事檔案管理重要性，提高人事檔案管理水平，并將其與單位運營結合起來。

參考文獻

[1]曹麗麗.人事檔案管理在事業人力資源管理中的作用[J].人力資源管理，2018（03）：186-187.

[2]于洪鑫.人力資源管理中人事檔案管理的作用[J].黑龍江科學，2017，8（11）：10-11.

[3]胡彩霞.人力資源管理中人事檔案管理的有效運用研究[J].人力資源管理，2017（06）：336-337.