大數據時代高校檔案資源的整合與共享研究

穆昌進 蔣珍妮

摘 要：隨著高校的快速發展，檔案資源的類型和數量日益增多，傳統的檔案管理模式已跟不上信息化步伐，文章針對高校檔案管理存在的問題進行剖析，提出高校檔案資源的整合與共享，促進檔案資源的高效利用。

關鍵詞：大數據；高校檔案；整合；共享

隨著國家對高等教育的日益重視，各類高等院校得到了深化發展，高校檔案的類型和數量也隨之不斷增加，如今，大數據時代的變革給高校檔案管理工作帶來了極大的挑戰，以往傳統、分散、孤立、單一的檔案管理模式已無法跟上信息化的步伐，為順應新時代高等教育的發展，提升信息服務水平，檔案資源的整合與共享已成為高校檔案工作亟待解決的重要課題。

一、高校檔案管理現狀分析

（一）各類檔案分散管理，管理標準不統一

高校檔案資源建設歷程久遠，檔案類型繁多，數量龐大，長期以來缺乏統一規劃。高校各類檔案由多個職能部門分散管理，部門之間沒有形成統一的檔案管理標準，管理軟件也不統一，檔案信息資源孤立分散，各類檔案之間的信息資源沒有更好地銜接在一起，以致于形成基礎數據結構的鴻溝，無法實現資源的共享，阻礙了用戶對檔案信息資源的索取與利用。

（二）檔案資源分散，“三力”重復浪費

高校檔案資源分散管理，各部門各自管理本部門涉及的檔案，管理理念不一致，檔案室不集中，致使高校對各類檔案管理進行分類投入，開發了多個檔案管理軟件，一方面造成了檔案資源在人力、物力、財力上的耗損與重復浪費，大大增加了管理成本，降低了管理效率；另一方面，用戶對檔案的獲取相對困難，通常需要輾轉多個部門才能獲取到較為全面的信息，降低了檔案的使用率。

（三）檔案管理投入不足、管理人員素質參差不齊

高校領導大多重視學校教育、科研、就業等方面的發展上，往往忽略一些間接促進高校發展的因素。領導對檔案管理不重視，檔案建設投入不足，如檔案室空間和環境不達標，檔案管理軟件跟不上信息化步伐，管理人員素質偏低等，這些因素很大程度上影響著檔案的深層次開發利用，檔案本身潛藏的利用價值無法為學校提供信息和幫助，阻礙了學校的發展。

（四）檔案管理信息化程度低，檔案利用率有待提高

檔案信息化程度不高，大多數檔案材料沒有形成數字化、電子化形式，還停留在紙質管理上，管理模式相對滯后，使得檔案保管和使用上較為困難。部分高校采用電子化形式管理檔案，但仍停留在基本層面，對檔案信息資源本身沒有進行深加工，沒有充分挖掘開發檔案信息的價值，未能實現檔案資源的高效利用。

二、高校檔案管理模式的改革——檔案資源整合與共享探析

（一）高校檔案資源整合與共享的基本內涵

檔案資源整合是指利用現代化的信息技術手段，將高校各領域各部門的檔案資料集中起來，包括人事檔案、教學檔案、科研檔案、招生檔案、就業檔案、學生的學歷學籍檔案等，控制檔案多頭流向、多頭管理的情況，解決高校檔案資源存在的分散、孤立、封閉等缺點，實現檔案資源統一、多樣、集中、完備、合理科學的管理，達到檔案的整合與共享，使得檔案資源能靈活運用。

（二）高校檔案資源整合的內容

1.檔案材料的整合

首先，將高校各類紙質的、實物的檔案信息進行必要的數字化處理，借助網絡信息技術對各類檔案資源進行歸類、整合，檢索編輯，本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則構建一個統一的網絡平臺和資源豐富、功能齊全的檔案信息數據庫，最終實現高校各類檔案信息資源的共享。其次，通過網絡信息技術中的數據復制、數據接口及數據聚集等技術，將各個異構的檔案資源系統地連接起來，解決各個系統之間接口不統一、業務數據不一致、數據冗余嚴重等問題，提高高校各部門信息數據平臺與高校檔案管理部門信息數據庫之間的兼容性。再次，完成數據資源、系統資源、管理資源、服務資源四個方面的整合與管理工作，為學校各部門提供不受時間和空間限制的檔案利用服務，最終實現檔案的信息化、共享化，提高檔案的利用率。

2.檔案空間的整合

將孤立、分散、封閉的檔案管理室進行合并，選擇條件達標的檔案室分門別類地存放各類檔案，實現檔案的集中管理、分類管理、分層管理，保證檔案的系統性與完整性，便于各部門對檔案的綜合查詢，提高檔案的管理效率，優化檔案管理功能，降低檔案管理成本。

3.檔案人員的整合

高校應設立專門的檔案管理部門，將原有的分散于各部門的檔案管理人員進行收歸合并，集中培訓，建立一支素質高、專業強的檔案管理隊伍，并定期對各院系、部門的檔案資源進行收集與整理。此外，為保留檔案隊伍可持續性發展的空間，根據學校檔案事業發展的需要，高校應有計劃地引進符合檔案工作數字化、現代化、信息化發展要求的高層次復合型檔案管理人才，提高檔案管理隊伍的戰斗力。

三、高校檔案資源整合的關鍵

（一）構建統一的標準

在檔案的整合與管理過程中，要建立統一的整合標準和完善的管理制度，制定科學的整合規劃，構建具有完整性、系統性、協調性、安全性的高校檔案資源整合體系，以保障高校檔案資源整合的順利進行和可持續發展。

（二）檔案資源面向用戶化

檔案資源的整合，首先，應以高校用戶的需求為導向，為不同部門不同用戶開發相應的數據接口，提高高校各部門信息數據平臺與高校檔案管理部門信息數據庫之間的兼容性和匹配性，為用戶提供優質化服務；其次，盡可能實現檔案資源向高校用戶進行開放，打破原有的被動，主動為用戶提供信息服務，提高檔案資源的利用率；再次，檔案利用應多樣化，用戶可從不同途徑不同角度利用檔案資源，實現檔案資源的共享。

（三）檔案資源共享與安全并存

檔案資源的整合其目的是實現檔案的信息化和共享化，檔案的集中統一管理，減少了人力財力的浪費，節約了成本，提高了檔案利用率，給用戶提供了更便捷的服務，但有資源共享就必定會增加安全風險，所以在檔案資源整合過程中，注重檔案資源的安全性，根據不同的用戶開發不同的接口，提供不同的訪問權限，確保檔案資源的安全。

參考文獻

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基金項目：貴陽學院2017年度校級科研課題：“大數據背景下貴陽學院人事檔案管理信息化研究”（項目編號：2017ZD07）。

作者簡介：穆昌進（1988- ），男，漢族，貴州遵義人，研究方向：人力資源管理、大數據應用；蔣珍妮（1989- ），女，侗族，貴州黎平人，研究方向：土地資源管理。