“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的策略與創(chuàng)新

趙海鵬 李春新

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在現(xiàn)代醫(yī)院信息化和智能化中的應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理也正逐步向綜合性、一體化和網(wǎng)絡(luò)化的管理與服務(wù)模式發(fā)展，由于醫(yī)療行業(yè)和醫(yī)院檔案管理的特殊性，本文分析了醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)和現(xiàn)狀，針對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題并結(jié)合工作實(shí)際，提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案綜合管理平臺(tái)、人才隊(duì)伍和管理規(guī)范的策略與創(chuàng)新模式，以期不斷提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平，助力醫(yī)院的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 互聯(lián)網(wǎng) 檔案綜合信息管理 創(chuàng)新策略

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院運(yùn)行管理的歷史記錄，是反映醫(yī)院行政管理、醫(yī)療運(yùn)行和黨群工作的重要憑證。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智慧化醫(yī)院建設(shè)的飛速發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也必然會(huì)依托醫(yī)院整體信息化和智慧化的步伐而不斷創(chuàng)新。醫(yī)院的主要檔案類(lèi)型較多，主要包括了文書(shū)檔案、病史檔案、會(huì)計(jì)檔案和人事檔案，文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案和人事檔案的管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的重要組成部分，病史檔案因其涉及法律效力、醫(yī)療質(zhì)量、患者較高利用率等特點(diǎn)，使其在醫(yī)院管理運(yùn)行中處于舉足輕重的地位。

當(dāng)前，我國(guó)正處在推行的醫(yī)院改革的關(guān)鍵時(shí)期，檔案記載了醫(yī)院改革、運(yùn)行和發(fā)展的重要過(guò)程，因此，做好醫(yī)院檔案管理，對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院改革意義重大。文章通過(guò)對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行分析，提出現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理關(guān)鍵點(diǎn)和創(chuàng)新策略，為臨床診斷、健康管理、患者服務(wù)提供系統(tǒng)化、一站式、更便捷的檔案服務(wù)，推動(dòng)醫(yī)院的檔案管理向規(guī)范化和智能化方向發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

（一）檔案種類(lèi)多，集中管理程度不高

醫(yī)療運(yùn)行的各個(gè)方面產(chǎn)生的檔案分散性強(qiáng)，醫(yī)院內(nèi)設(shè)檔案管理部門(mén)較多，同時(shí)有多個(gè)部門(mén)管理各自的醫(yī)療檔案和文書(shū)檔案。不同檔案類(lèi)型獨(dú)具專(zhuān)業(yè)性，其管理也分散在不同職能部門(mén)，檔案的整理、存儲(chǔ)和利用都處于比較獨(dú)立狀態(tài)。

（二）檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、利用率高

醫(yī)院檔案是在以醫(yī)療為主體的工作中產(chǎn)生和形成的，是這種主體的真實(shí)性反應(yīng)，醫(yī)院在其醫(yī)療行為過(guò)程中產(chǎn)生的病歷檔案和健康檔案具有極高的利用價(jià)值和專(zhuān)業(yè)性，臨床醫(yī)療過(guò)程和醫(yī)務(wù)人員需經(jīng)常查閱、學(xué)習(xí)病歷檔案，患者轉(zhuǎn)院、出院復(fù)印病歷報(bào)告，體檢人查閱和調(diào)取個(gè)人健康檔案等，諸如此類(lèi)的功能，使得這些檔案的利用價(jià)值和利用率較高。

（三）檔案保密要求高

醫(yī)院的檔案除了文書(shū)檔案、人事檔案和會(huì)計(jì)檔案和其他社會(huì)部門(mén)基本一樣外，病歷檔案和健康檔案因涉及患者隱私且在特殊情況下具備法律效力，從檔案的產(chǎn)生、整理、歸檔、保存到利用的各個(gè)環(huán)節(jié)都具有極高的保密性。目前，多數(shù)醫(yī)院?jiǎn)⒂昧穗娮硬v檔案管理，這對(duì)檔案的保密又提出了更高的要求。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)滯后

1、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)滯后。醫(yī)院醫(yī)療工作的信息化和智能化程度已經(jīng)發(fā)展較快，特別是在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，各項(xiàng)醫(yī)療數(shù)據(jù)均實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和智能化，但是檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)相對(duì)滯后，缺乏綜合性的檔案信息管理平臺(tái)；

2、檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)與醫(yī)療業(yè)務(wù)平臺(tái)無(wú)有效對(duì)接。醫(yī)院黨務(wù)、行政和醫(yī)療行為均建立在信息化較高的如：OA辦公、HIS和LIS等系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，而醫(yī)院在整體信息系統(tǒng)的建設(shè)的初期很少把檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)納入規(guī)劃，導(dǎo)致后期接入和信息提取難度加大。

（二）檔案的電子化程度不高制約檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化

1、檔案的電子化進(jìn)程緩慢。絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案載體停留在紙質(zhì)載體和其他實(shí)物載體上，其主要原因是累積的實(shí)物檔案數(shù)量龐大，電子化操作難度大等，極少醫(yī)院開(kāi)展大規(guī)模的檔案電子化工作。相對(duì)而言，新建醫(yī)院由于檔案數(shù)量不多，檔案電子化可行性較大，但由于醫(yī)院重視程度不夠或安全性的原因，導(dǎo)致檔案電子化的進(jìn)程緩慢。

2、檔案電子化的存儲(chǔ)和利用的安全性存在爭(zhēng)議。在互聯(lián)網(wǎng)日新月異的今天，網(wǎng)絡(luò)的安全性一直存在爭(zhēng)議，特別是在醫(yī)療院中，信息系統(tǒng)的安全涉及到醫(yī)療運(yùn)行和財(cái)務(wù)安全，因此在檔案的電子化方面管理者相對(duì)保守。

（三）檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理安全性存在爭(zhēng)議

1、電子檔案的安全性問(wèn)題。電子檔案的信息與紙質(zhì)檔案等實(shí)物載體檔案相比，具有比較容易被修改、被復(fù)制、被傳播等特點(diǎn)，使其在利用或使用階段的安全性難以保證；另一方面，檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)的安全性也直接影響到檔案的安全性，信息系統(tǒng)容易被入侵，電子資料容易損壞等問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)安全都是重大的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。

2、專(zhuān)業(yè)設(shè)施和專(zhuān)業(yè)人才配備不足。目前在醫(yī)療系統(tǒng)中普遍存在重視醫(yī)療而忽略行政，特別是對(duì)檔案人才的選拔和培養(yǎng)更是重視不夠；在設(shè)備設(shè)施的投入中，對(duì)已網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)設(shè)備、設(shè)施的投入得不到有效保障，致使目前的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的更新跟不上，硬件性存在重大缺陷，導(dǎo)致惡性循環(huán)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新與探討

（一）建立醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)

將檔案管理納入醫(yī)院的信息化建設(shè)和智能化建設(shè)的流程中，建立醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)，將全院病歷檔案、健康檔案、文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等信息統(tǒng)一到一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行管理，該平臺(tái)獲得醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、健康檔案管理系統(tǒng)（HER）、電子病歷系統(tǒng)（EMR）、OA辦公系統(tǒng)等主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口權(quán)限，實(shí)現(xiàn)全信息共享，末端檔案直接讀取存檔。在檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)醫(yī)生查閱歷史病歷、患者病歷下載服務(wù)、文書(shū)檔案借閱利用、患者健康檔案在線(xiàn)查詢(xún)和智能化辦公等一些列功能，實(shí)現(xiàn)一站式、便捷化服務(wù)。

該平臺(tái)的主要優(yōu)勢(shì)在于檔案、信息獲取和存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性和效率大大提高，信息資源得到有效整合，避免了信息孤島，同時(shí)契合了醫(yī)生、患者、行政辦公人員的需要，實(shí)現(xiàn)了一站式服務(wù)，大大提高了醫(yī)院的運(yùn)行效率。

（二）建立并培養(yǎng)一支兼職檔案管理隊(duì)伍并配套激勵(lì)機(jī)制

在目前的醫(yī)院管理模式下，普遍存在醫(yī)院對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)不重視、培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象，為了有效解決這一老大難問(wèn)題，本文提出醫(yī)院的檔案管理人才隊(duì)伍可采用“專(zhuān)職+兼職”的模式進(jìn)行配合和培養(yǎng)。

配齊配強(qiáng)專(zhuān)職檔案員，他們是是醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)保障。一方面要加大對(duì)專(zhuān)職檔案員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、跨學(xué)科業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，另一方面要穩(wěn)定專(zhuān)職檔案員的隊(duì)伍，從職業(yè)地位、工資待遇、支撐聘任等方面予以保障。

設(shè)立兼職檔案員崗位，他們是醫(yī)院檔案管理的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)和有效輔助。針對(duì)醫(yī)院的檔案管理部門(mén)較多，管理分散的特點(diǎn)，成立一支由各個(gè)管理部門(mén)工作人員組成的兼職檔案員隊(duì)伍可以有效地解決管理分散的問(wèn)題。與此相配套的兼職檔案員管理制度、工作職責(zé)、例會(huì)制度、培訓(xùn)制度、考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲辦法等是保障隊(duì)伍高效率、專(zhuān)業(yè)化服務(wù)的基礎(chǔ)。

（三）建立醫(yī)院綜合性檔案管理規(guī)范

目前醫(yī)療系統(tǒng)的檔案管理除了病歷檔案外，比較缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范，本文論述的管理規(guī)范主要包括：醫(yī)院檔案管理的組織框架和管理體系、檔案歸檔的范圍

醫(yī)院綜合檔案的管理需要一套完整有序的管理體系，這是保障檔案管理工作順利進(jìn)行的重要因素。如何建立一套適合醫(yī)院發(fā)展的體系是目前醫(yī)院管理者應(yīng)該思考的問(wèn)題。各檔案的產(chǎn)生部門(mén)要根據(jù)自己部門(mén)的職責(zé)把相應(yīng)的檔案資料收集齊全，方便綜合檔案管理人員進(jìn)行整理歸納。醫(yī)院可以把檔案管理按類(lèi)別劃分，把各種不同的檔案分類(lèi)型和等級(jí)歸納到一起，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)把醫(yī)院綜合檔案做成詳細(xì)的列表，建立一套完整的檔案系統(tǒng)。專(zhuān)職和兼職檔案管理人員要注意實(shí)時(shí)收集和更新資料庫(kù)，把最新的檔案資料收納到資料庫(kù)中，防止重要文件資料的丟失。

醫(yī)院的檔案的管理創(chuàng)新和信息化建設(shè)是伴隨著現(xiàn)代醫(yī)院信息化和智能化建設(shè)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的，醫(yī)院對(duì)其業(yè)務(wù)運(yùn)行中產(chǎn)生的檔案有較大的依賴(lài)性，檔案的存儲(chǔ)和利用涉及醫(yī)療活動(dòng)的全過(guò)程，將檔案綜合管理的思維納入醫(yī)院管理的全過(guò)程也必將成為必然。在此過(guò)程中對(duì)應(yīng)的意識(shí)轉(zhuǎn)變、制度建設(shè)、硬件設(shè)施投入、人才隊(duì)伍建設(shè)等將逐步配套完善，在此基礎(chǔ)上，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合將為醫(yī)院的醫(yī)療行為、醫(yī)療運(yùn)行、健康管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等提供強(qiáng)有力的保障，助力醫(yī)院醫(yī)教研、管理和醫(yī)院文化的發(fā)展。

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作者信息：趙海鵬，男，研究生學(xué)歷，工作單位：上海市第六人民醫(yī)院東院。