芻議人事檔案管理的模式創新探究

張海云

摘要：現代社會的競爭首先是人才的競爭，人才是立國富國的關鍵，而人事檔案作為人才信息的承載媒體之一，能夠客觀的反映一個人的道德品質、思想政治水平、學習和工作經歷、社會背景、業務能力、工作業績，同時，也是人力資源管理與開發利用的重要依據，用人單位根據人事檔案提供歷史數據和信息，可以詳細地了解員工的個人情況并對其進行合理的分工，同時對于在選人用人、培養干部等方面發揮越來越重要的作用。隨著社會的不斷發展，我國的社會結構已經有了巨大的變化；同時在全球經濟一體化趨勢影響下，我國的用人機制也發生了變化，傳統人事檔案管理制度的弊端和不足明顯的暴露出來，原有的人事檔案管理已經落后于時代，因此，要想解決這些問題，人事檔案管理工作也需要審時度勢，轉變傳統人事檔案管理模式.采取一系列措施提高和改進現有的檔案管理制度迫在眉睫。本文針對人事檔案管理的存在的問題和人事檔案管理的創新策略進行了簡要的論述。

關鍵詞：人事檔案管理；管理制度創新；新時代

一、傳統人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案重視程度不足

人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，是企業識人、知人、用人的重要依據，為人力資源管理提供強有力的保障。由于干部人事檔案工作是一項默默無聞、并不引人注目的工作，有些領導管理層對干部人事檔案工作重視不夠，對人事檔案的認識還停留在可查閱、能傳遞、不丟失等事務性工作，并沒有將人事檔案管理與選人用人等工作聯系起來，以至于很多公司沒有專職人事檔案管理人員，對基礎設施投入不夠，導致人事檔案保管條件落后，檔案管理人員隊伍不穩定，使單位人事檔案管理水平下降；另外，很多員工也沒有意識到人事檔案的對自己職業生涯發展的重要性，因此在后續學習和工作中產生的資料（如學籍材料、職稱評審材料及工作期間形成的檔案材料等）沒有主動歸檔的意識，造成檔案資料不完整，甚至經常由于種種原因致使檔案凍結或者檔案斷裂的現象發生。

2.人事檔案材料準確性和完整性差

人事檔案是干部選拔任用的基礎和依據。在實際工作中，由于部分單位檔案管理人員思想認識不高，責任意識不強，人事檔案審核工作不嚴，沒有認真負責地填寫、核對每一份檔案材料，導致有的檔案材料記載的內容錯誤百出，使得員工的出生日期、參加工作時間、入黨時間前后記載不一致，學習經歷與工作經歷記錄不完整等問題，甚至有些人在利益的驅使下，弄虛作假，甚至隨意更改檔案信息，偽造學歷等相關文件。并且，由于歷史原因，在人事檔案的最初記錄的過程中，并沒有對信息加以篩選和審核，造成人事檔案材料的缺乏客觀性、準確性和完整性。

3.人事檔案收集內容不夠全面，手段落后

近年來，國家機關和事業單位對人事檔案日趨重視，在接收、培養、選拔和使用人員前，總要先查閱其檔案，既重視擬錄用或選拔人員的現在，也重視對其過去的考察，但是，傳統人事檔案呈現的內容單調陳舊，僅僅通過履歷材料、鑒定考核材料、政審材料；、學歷和評聘職稱材料、黨團材料、獎懲材料、錄用任免及工資材料等反映員工過去的學歷、工作經歷。對于人事檔案中涉及的個人能力、工作業績、誠信、社會保障等材料以及對員工入職后的情況幾乎沒有做出動態記錄和反映，體現不出員工自身的特點和專長。導致人事檔案可利用程度下降，對用人單位在培養、選拔人才等諸多方面造成困擾。另外，隨著時代的發展，檔案的收集整理不能一直沿用過去的方式，只注重收集，不注重信息的開發和分析，這樣無法滿足人事工作的需要，不能對其進行合理的分工配置。

4.人事檔案管理的流通性不佳

長期以來，由于干部人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，而傳統人事檔案管理，只滿足于人事工作需要，缺乏將此項工作與本地區的經濟和社會發展結合起來的意識，對干部檔案利用開發不夠，所強調的內部隱秘性和封閉性會導致人才資源遭到內部的限制，導致人才無法合理的流動，也同樣會阻礙人力資源的配置合理性與有效性的提升，除此之外，過度的設置人才資源的封閉性，會導致企業員工的工作積極性由于工作自由度的下降而受到打擊，從而使工作效率與質量降低，造成人才資源的使用不合理甚至浪費。

5.人事檔案信息系統開發有待加強

在科技技術飛速發展的今天，現代化辦公系統得到了普遍推廣與應用，但人事檔案管理工作還停留在紙質檔案的建立和保管上，計算機技術沒有在人事檔案管理中得到充分的發揮和運用，對于現代化的電子信息系統更沒有得到有效普及，大多數地區存檔機構或是用人單位在眾多原因的影響下，不能實行電子化檔案的管理，即便是在諸如上海、廣州這樣沿海經濟發達地區有一些企業已經開始使用人事檔案管理的軟件，但是普及工作仍然非常漫長，并且因為人事檔案管理的軟件并沒有統一的版本標準，使數據的匯總能力差，信息共享能力不佳。

二、創新人事檔案管理的必要性

人事檔案工作創新是適應知識經濟時代的需要。在我國改革開放的不斷深入發展的今天，干部人事制度改革也在不斷深化，人事檔案除了滿足工齡認定、退休待遇落實等一般性日常管理外，更要為人力資源管理與開發利用提供全面、客觀的依據支持。但是，在人事檔案的內容不斷擴張的同時，傳統的干部檔案管理方式存在著內容的陳舊性和檔案利用的局限性。因此，要想解決這些問題，人事檔案管理工作也需要審時度勢，轉變、創新人傳統人事檔案管理模式，采取一系列措施提高和改進現有的檔案管理迫在眉睫。在現代社會中人事檔案可以利用在各個領域與部門中，并且非常重要不可代替，很多人力資源重要的用人單位也不斷開發與拓展人事檔案的利用方法、利用范圍。使人事檔案在利用中不僅可以在所在單位中利用，更可以延伸到企業的每個員工對自身利益的保護，人們會主動的去審視自身利益相符的人事檔案，而利用的范圍則可以從審視用人素質晉升到企業中人力資源的調整、規劃，人才信息的分布等，這些企業的人事方面的工作都可以運用到人事檔案資料中，這要求我們將人事檔案的使用多樣化，從而推動人事檔案管理的改革與創新。人才的流動性與社會經濟的增長程度成正比，隨著社會經濟的不斷發展，人才的流動性自然更強了，這直接導致人事檔案在不同企業之間交替，所以資料的隱秘性大打折扣，而強有力的人才流動必須要有相應的人事檔案管理制度將這樣的交替交換加以管理約束，從而保證就算人才流動非常頻繁，人事檔案的資料可以科學有效的保持整體性，這就要求人事檔案管理模式進行創新，以數字化、網絡化的人事檔案管理模式形成社會化的管理模式，從而減少人才流動后導致的企業發展阻礙。

三、創新人事檔案管理的實踐

1.人事檔案觀念的創新

首先，要注重觀念的創新，這是由于觀念創新是人事檔案管理工作的創新的核心與靈魂的存在，這就要求在人事檔案管理工作的實踐中，一定要拋棄傳統人事檔案管理的觀念，使用新的觀念讓人事檔案管理工作人員可以充分發揮自身的主觀能動性與創造性，使檔案管理人員自身的潛在能力得到充分發揮，人事檔案的創新也隨之到來。其次，人事檔案人員需要增強自身的服務意識，通過服務來促進信息資源的開發，在工作中注重實效性，變被動為主動，勇于探索檔案管理的新機制，改變傳統的管理觀念，使檔案工作與時俱進，從而提高人事檔案的使用效率。

2.健全人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項政策性很強的工作，必須要嚴肅的對待，這就要求各項規章制度來要求人事檔案管理的工作人員與工作行為，從而避免工作的失誤與麻煩，正如依法治國一般，健全人事檔案的管理制度，是讓人事檔案工作“有法可依”的基礎，是讓人事檔案管理制度正常發展的必要點。例如，建立健全檔案收集及歸檔制度，不僅要明確人事檔案收集的范圍與要求，劃分檔案管理單位或部門與形成材料的單位或部門的管理職責，避免造成歸檔渠道不通的現象，從而使檔案的內容不斷得到充實。更如，在《鑒別歸檔制度》的要求下，可以加強人事檔案的真假甄別能力，在人事檔案的收納中做到去偽存真，完善補充等，保證人事檔案的正確性，再如，在《保密制度》的要求下，工作人員實行有效的保密措施，從而使各種泄密、信息暴露等失誤得到消除。在制度的管理下，人事檔案工作人員可以更有質量的完成管理工作，讓人事檔案工作更加標準、規范具有權威性。

3.完善人事檔案信息資源

為了更好的適應新時期對人才信息的需要，檔案管理人員應注重收集能夠反映個人才能、工作業績、誠信、社會保障等材料，通過不斷擴充人事檔案的新內容，從而提高檔案的價值和利用率。首先，建立能夠體現個人才能的檔案，除了收集學歷、職稱等歸檔材料外，還應將繼續教育（培訓）以及參加各種從業資格考試等情況歸入檔案。其次，應在人事檔案中增加反映個人誠信方面的記錄，這不僅是指在銀行等公共機構產生的個人信用記錄，還應包括用人單位對員工的職業信用記錄，使人事檔案充分發揮其利用價值，作為員工職業生涯的信用資本憑證。最后，建立能夠反應工作業績的檔案，及時將干部的工作現實表現、工作業績歸入檔案，尤其在重大活動的表現情況和重要任務完成情況方面下功夫，這是為今后選人用人、培養干部等方面提供必要的依據。

4.加強檔案人員素質培養

整個人事檔案的管理工作與檔案管理人員的素質密切相關，傳統檔案的管理模式下，管理人員的工作意識很差，墨守成規，明顯是無法適應時代的發展，所以，必須增強檔案管理人員的業務素養，首先，必須要提高檔案人員的政治素質，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中保持高度的責任心，減少工作中的錯誤。其次，創造形式多樣的學習和培訓機會，鼓勵檔案人員不斷學習檔案管理的新知識和新技能，使檔案管理人員具體較高的業務水準和深厚的專業知識，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質，以便加快檔案管理數字化建設，拓展檔案管理的開發和利用，從而提高干部檔案的管理水平。

5.加快人事檔案信息化建設

目前，人事檔案管理工作還停留在紙質檔案的建立和保管上，造成人事檔案管理的工作量大、工作效率低，這非常不符合現代競爭社會的要求，隨著科技的發展，現代化辦公系統及網絡技術的廣泛應用，存檔機構或是用人單位必須改變傳統的管理方式。首先，應充分利用計算機在干部檔案管理工作中的作用，建立并完善電子化檔案，做到及時更新，動態管理，保證電子檔案信息的時效性、真實性和準確性。其次，做好電子檔案一體化的系統工作，構建數字化、網絡化的人事檔案信息化管理平臺，逐步消除存檔機構或是用人單位各自為政、電子檔案系統通用性差的現狀，實現人事檔案現代化管理，建立高效、便捷的人才信息服務網絡體系，促進人事檔案管理的社會化，檔案使用的便利化，逐步形成科學、有序、規范、協調的運行機制。

四、總結

在競爭日益激烈的今天，擁有了人才就等于擁有了力量。人事檔案是人才信息的載體之一，是人力資源管理與開發利用的重要依據。在企業中，人事檔案管理無論是對員工評價，還是對人力資源規劃都起著決定性的作用。由此可見人事檔案管理工作決定著人才的選擇，所以人事檔案管理的創新不可懈怠。隨著現代社會的進步與經濟的發展，我國經濟產業結構發生一些轉變，很多企業或公司不得不根據自身發展模式調整企業內部人事工作，從而來適應市場經濟發展的需求。而市場經濟體制下的企業人力資源管理要適應人才發展戰略，就必須圍繞著以人為核心的理念建立人事檔案管理制度，人事檔案管理工作從觀念到思想上都要發生一定的轉變。當前，我國人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，人事檔案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整體進程，人事檔案管理工作存在的一系列問題，對人事工作的開展造成了一定影響。這些暴露的問題必須在改革與創新之中加以完善。為了能夠符合企業現代化的發展和新時期對人才信息的需要，就必須要改變傳統、落后的人事檔案管理模式，加強對人事檔案的重視程度和管理力度，用科學嚴謹的態度和完善的制度規范檔案工作，對檔案管理工作中存在的問題要走出傳統的思維模式，轉變觀念從而探索新的工作程序，逐步形成科學、有序、規范、協調的運行機制，將固化的人事檔案管理模式向信息化、社會化的方向發展，建立高效、便捷的人才信息服務網絡體系，提高人事檔案的使用效率。與此同時，人事檔案管理部門應該很好發揮自身這種人才資源優勢，把人事檔案工作與企業人才需求更好地結合起來，不斷滿足企業的人事管理需求，為企業選人用人、培養干部等方面提供有力支持，增強企業核心競爭力。

參考文獻

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