探究公安檔案的特點及管理策略

許陽

摘 要：公安檔案主要是公安機關在履行國家法律賦予其職責活動中所產生或者保存的具有價值的文件材料，隨著當前信息技術的快速發(fā)展，尤其是公安機關辦公自動化、現(xiàn)代化步伐的不斷加快，也使得傳統(tǒng)模式下的檔案管理模式無法滿足當下的需求。而新時期下，對于檔案管理工作等也提出了更為緊迫的要求，需要相關從業(yè)的人員以及技術等都能夠得到有效的加強。本文針對光檔案的特點進行分析，并結合其在當下的現(xiàn)狀予以有效的提升策略，希望為相關工作者的研究提供理論支持。

關鍵詞：公安檔案；特點；管理；現(xiàn)狀；策略

一、公安檔案特點

公安檔案是當前公安機關在工作中的重要內容，也是更好的確保其各項業(yè)務工作能夠實現(xiàn)順利開展的必要延伸，因此想要保障公安機關工作的順利開展，需要對公安檔案特征予以細致的了解，并且在此基礎之上來提出高效的檔案管理策略。首先公安檔案具有多樣性的類別，由于公安機關本身就具有很多業(yè)務部門，如刑事偵查部門、戶籍部門、人事政工部門、宣傳部門等等，而不同的部門在工作中也會產生不同的檔案。就刑事案件偵察來說，其會產生調查卷、預審卷、治安處罰卷，刑事偵查卷等等。而正是由于當下公安機關作為政府的重要職能部門，其中的檔案對于開展公安機關各項工作有著密切的聯(lián)系，因此需要對其中就有價值的檔案資料予以有效的管理。

其次公安檔案與其他領域的檔案相比形成的周期更長，因為公安機關的主要職能就是打擊違法犯罪活動以及維護社會治安，需要嚴格按照當下的法律體系，尤其是根據(jù)刑事訴訟法或者行政處罰法等規(guī)定來對案件進行調查取證，或者進行一些普遍的治安處罰。因為在案件開展的過程中，本身就具有長期和復雜性的特征，而檔案資源也具有一定的隱蔽性，因此其中的資源的形成過程中時間長短也有很大的差別。

最后就是公安檔案的案卷質量非常重要。對于公安來說，其需要更加全面客觀的將事實呈現(xiàn)出來，尤其是對于各類違法犯罪分子的活動，能夠保證事實記錄清楚、證據(jù)確鑿、手續(xù)完備，這樣才能夠體現(xiàn)執(zhí)法過程中的嚴肅和規(guī)范。要能夠精確的反映各個按鍵從調查到偵查，從預審到結案全過程都需要由公安檔案來進行準確記錄，并且依次排列、整理歸檔。因此公安檔案有著非常嚴格的歸檔標準要求。

二、公安檔案管理工作存在的問題

當下在公安檔案管理工作中依然存在一些問題需要我們予以重視。首先就是對于一些基礎的檔案收集來說可能沒有得到重視，因此這些當然也會出現(xiàn)內容不完整、歸檔不及時等現(xiàn)象，這影響了公安機關對于檔案的運用。同時由于觀念落后，并且沒有積極的與當下的信息化等技術相結合，因此使得整體的檔案管理技術化水平偏低，而檔案管理工作需要其中的工作人員不斷提升自己的素質，如果檔案人員業(yè)務素養(yǎng)存在缺陷，那么也會使得整個公安機關的檔案管理工作會存在普遍的問題。

三、提升公安檔案管理質量策略

（一）做好基本文件材料收集工作

要想提升當下公安檔案管理的質量，首先就應當做好基本的檔案收集工作。通過豐富公安檔案資源來保證基礎性工作的有序開展，要結合公安機關的工作特點，嚴格遵守檔案管理中各項工作的規(guī)定，以此來提升檔案資源質量。其是針對公安機關較為繁多的部門來說，要組成專門的檔案收集小組，加強對其中檔案的收集管理方面的督查。對于一些非常重要的檔案來說，如刑偵治安或者法制檔案卷歸檔需要安排專門的人員前來處理，并且對其中一些存在失職的現(xiàn)象要予以有效的處理。需要保證公安機關檔案歸檔的完整性，對于一些在檔案收集管理中做出積極表現(xiàn)的個人或者單位要能夠予以表揚。通過不斷的改善來使得公安機關專業(yè)檔案更具特色，內容也更加豐富。

（二）強化公安民警檔案意識

對于公安民警來說其也應當不斷加強自身的檔案意識。培養(yǎng)和強化公安民警的檔案意識也是做好相關工作的前提。并且當下需要實現(xiàn)公安檔案管理規(guī)范化，僅僅依靠其中的管理人員是無法達到目標的，因此需要更多的民警參與其中并且配合。公安機關各級領導應當充分的在其中做好榜樣作用，在其中強調檔案工作的重要性，并且強化公安民警的擔當意識。同時也應當有效的結合機遇來宣傳我國的檔案法等法律體系。需要改變公安機關檔案管理工作者的理念，并且將理念作為行動的先導來提升檔案服務功能，通過全方位開放式的服務，來發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢和價值，進而更好的為公安工作開展提供動能。

（三）加強公安檔案管理隊伍建設

公安機關要加強自身在檔案管理隊伍上的建設。要能夠意識到檔案管理工作對公安機關日常工作的重要性。對于內部的檔案工作人員需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，同時在政治素質以及理論素質上都需要符合相應的標準，這樣才能夠解決公安檔案工作的基本問題。同時對于其中的一些深層次問題來說，需要引進一些創(chuàng)新性的綜合人才，也應當加大對公安檔案管理的經(jīng)費投入擴建基礎設施。對于內部的檔案管理隊伍，也可以開展有效的培訓工作以此來調動企業(yè)在相關工作中的積極性。只有保證具備一支具有復合型人才、應用型人才的檔案管理隊伍才能夠為公安機關各項工作的落實提供保障。

（四）完善公安檔案管理體系

公安機關檔案管理需要有效的體系來對其進行約束與保障，而新的形勢下應當根據(jù)檔案管理工作模式和體系建立新的管理方案，結合其信息化的需要以及提高服務質量的需求，來構建統(tǒng)一的管理模式。要對其中的檔案信息資源進行充分的開發(fā)利用，并且加強對檔案管理工作的監(jiān)督和指導，以此來滿足檔案管理的實際需求。通過完善其中的管理體系，可以更好的從制度上解決檔案管理工作存在的一些問題。

（五）提高檔案管理科技含量

提高檔案管理科技含量是當下各個行業(yè)在檔案管理中的重要追求。而需要有效的提高當利用水平，就應該引用當下信息化技術，實現(xiàn)檔案管理信息化規(guī)范化建設，通過發(fā)揮檔案在整個公安機關工作中的服務功能，以此來更好的實現(xiàn)其價值。因此需要檔案管理工作人員轉變觀念，通過革新自己的工作理念并且付諸實施。要樹立效益意識，同時要在法律保障的范圍內，加大對于檔案管理基礎設施的投入，尤其是引入相應的軟硬件設施，保障對于軟件或者系統(tǒng)的維護更新，以此來確保檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。要對公安檔案信息進行有效的共享，這才是信息化的基本內涵，對一些不涉及機密的文件，可以在部門之間實現(xiàn)共享來提高工作效率和檔案服務水平。

四、結束語

公安檔案管理工作是公安各項工作開展的基礎內容，因此要能夠在理念上對其予以重視，同時要能夠結合新的檔案管理理念來加強內部管理隊伍的建設，通過理念作為引導、制度作為保障來構建現(xiàn)代化的公安檔案管理體系，以此來更好的發(fā)揮公安檔案的價值，并且在為公安工作提供服務同時，也能夠彰顯整個公安機關的社會價值。

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（作者單位：南京市公安局建鄴分局，江蘇 南京 210000）