礦山企業人事檔案的電子化管理

茶繪蘭

摘 要：在我國科學技術持續發展背景下，尤其是信息技術的發展，在我國社會各個領域中也得到廣泛的應用，一定程度上也為人們日常生活和生產帶來極大的便利，也促進了我國國民經濟的不斷增長。礦山作為我國基礎性產業，對其人事檔案開展電子化管理，不僅直接關系到礦企每一位工作人員的切身利益，還是礦山企業有效開展人力資源開發和管理的有力依據。因此，礦山企業在發展的過程中需要充分的認識到人事檔案電子化管理的重要性。

關鍵詞：礦山企業；人事檔案；電子化管理；探討

人事檔案作為礦山企業從業人員學歷、經歷、業務能力、薪資獎懲等基本工作情況的原始記錄，從中也可以直觀的反映出礦山工作人員的實際能力和水平。同時，人事檔案也是礦山企業開展人力資源管理的重要前提，對實現礦山企業人力資源合理配置和促進礦山企業健康、持續發展具有十分重要的作用。在新時期背景下，隨著科學技術在社會各領域中的應用，對人事檔案管理也提出了更高的要求，加強礦山企業人事檔案電子化管理也將是新時期發展的必然趨勢[1]?；诖?，對礦山企業人事檔案的電子化管理展開分析和探討。

1 人事檔案電子化管理優勢分析

1.1 保存便利，不容易發生損壞

盡管紙質的案卷在現代礦山企業人事檔案管理中依然占據著十分重要的作用，但是通過現代計算機網絡信息技術的應用，也可以使得傳統的單一性紙質儲存方式朝著案卷與電子案卷同步儲存方向發展，并且對這些案卷進行分離保管，一旦紙質的案卷出現損毀、丟失等情況，就可以借助電子檔案作為案卷的補充憑證，極大的提高了人事檔案管理安全性和可靠性。

1.2 隨時采集和歸檔，各項信息和全面有效

現代科學技術在人事檔案管理中的應用，在儲存空間上得到很大的提高，對各項人事信息的填寫和補充也不再受到紙張的束縛，各項信息也更加的全面和具體。與此同時，針對礦山企業從業人員的實際情況，也可以對人事檔案信息內容進行補充和修改，在一定程度上也實現了人事檔案管理的與時俱進，也為礦山企業開展人事調動、人員評估工作發揮數據參考作用[1-2]。

1.3 管理方便，易于查詢

采用傳統的手工人事檔案管理，或多或少都會受到人為操作因素的影響，進而導致檔案內容出現錯誤。再加上紙質案卷的儲存空間較為有限，使得無法有效對細致信息進行查詢，若是時間長久，甚至還會出現損毀、丟失的情況。然而，通過礦山企業人事檔案電子化建設，就可以直接通過計算機登陸檔案管理系統，在目錄中進行檢索就可以直接找到相關信息，不僅提高了工作效率，還保障了檔案資料的全面性和可靠性。

2 人事檔案管理電子化帶來的挑戰

2.1 保密性遭受到網絡媒介的影響

在現代科學信息網絡技術發展背景下，將這些新興技術應用到礦山企業人事檔案管理當中，雖然為企業有效開展人力資源管理和開發工作帶來了極大的便利，但是也對人事檔案管理的安全性和保密性帶來極大的威脅。導致這一情況發生的主要原因還是在于相關人員的安全意識不夠，再加上自身專業水平和能力的限制，在日常開展工作中容易遭受到黑客的攻擊，也需要礦山企業加大對人事檔案管理方式和技術的創新和優化[2]。

2.2 人事檔案管理部門缺乏協作意識

人事檔案管理作為礦山企業檔案管理中的重要組成部分，在實際工作中，受到部門與部門之間激烈競爭的影響，導致各部門之間的協作意識不強，這在一定程度上也直接影響到最終檔案管理工作的效率和效果，這也成為現階段，礦山企業提高檔案管理電子化管理水平急需要面對和解決的問題之一。

2.3 人事檔案管理方式有待完善

隨著現代信息網絡技術在人事檔案管理中進行應用，使得電子檔案也越來越多，也激發了人們對人事檔案管理方式進行更加深入的思考，尤其是對人事電子檔案數據的處理和保存方式如何在流通的網絡環境中實現安全創新，為達到這一效果，也就需要在現有的基礎上，創建一個更加科學和有效的管理方式，以發揮增強檔案管理安全性和提高檔案工作快捷性的積極作用。同時，也能夠有效避免在實際工作中受到人為因素的影響，最終導致出現文件丟失的情況，而通過構建電子化的網絡檔案管理方式，就可以直接通過互聯網實現跨區域的文件資料傳輸、存檔和保管，既保障了文件資料的安全性，也確保了人事檔案管理工作的順利開展[2-3]。

3 礦山企業人事檔案電子化管理實現途徑分析

3.1 建立健全企業人事檔案電子化管理制度

實現礦山企業人事檔案電子化管理，首先就需要對檔案管理方式加以創新，在傳統的人事檔案管理中，由于沒有相對統一和較為完善的管理制度在其中發揮作用，也直接影響到最終人事檔案管理的效果。通過對現代化的人事檔案管理方式進行應用，也需要構建與之相對應的電子化檔案管理制度，在提高人事檔案管理水平的基礎上，還需要針對檔案管理類型特點，采取具有針對性的管理措施。此外，進一步強化新型人事檔案管理制度在實際管理工作中的執行力，以提高制度的約束性。

3.2 提高企業人事檔案管理人員意識和水平

目前，在礦山企業開展人事檔案管理工作中，依然有一些工作人員沒有對該項工作引起重視，致使實際開展工作時運用敷衍的態度，對最終工作效率和質量也造成一定影響。針對這一情況，也就需要進一步提高企業人事檔案管理人員意識，讓他們充分的認識到人事檔案管理工作對企業發展的重要性，同時幫助他們了解和明確自身職責，在實際工作中認真做好檔案信息及時登記、填寫準確、復核等工作，在進行保管的時候也要根據人事檔案類型進行分類歸檔及保管[3]。此外，礦山企業也要加大對人事檔案管理工作人員開展教育、培訓工作，在提升他們工作技能的基礎上，也能夠運用更加認真的態度確保檔案管理工作順利、有序開展。

3.3 保障人事檔案信息的安全性

檔案信息安全性作為開展人事檔案管理工作的核心內容，為有效保障人事檔案信息完整性和安全性，就可以通過以下手段實現：（1）定期對人事檔案管理人員進行培訓，在加深他們對自身工作職責認識的基礎上，也提升檔案管理工作責任感；（2）借助數據備份方式，保障人事檔案文件、信息的安全性，即便是發生損壞、丟失的情況，也能夠在第一時間找回。同時，也可以通過對系統設置防火墻、身份驗證、訪問權限等方式運用，也能夠進一步的提高檔案信息安全性。

3.4 新技術的運用推動人事檔案管理創新

礦山企業在人事檔案電子化管理建設過程中，為實現人事檔案管理規范化、標準化和信息化發展，也就需要堅持與時俱進，結合自身檔案管理實際情況，不斷進行創新和完善，確保檔案管理安全、完整和便捷。具體體現在以下幾方面：（1）機械設備上的創新，礦山企業在結合自身人事檔案管理特點的基礎上，設計出與自身相契合的檔案管理軟件，并在實際工作中發揮出其優勢作用，也進一步提高礦山企業人事檔案管理電子化水平；（2）培養更多的專業化計算機人才，使其加大對人事檔案管理技術鉆研，在推動礦山企業檔案管理標準化和信息化的前提下，也降低檔案管理出現毀損的情況，進而提升檔案管理與現代化辦公系統之間的融洽性[3-4]。

4 結語

在本文中，對礦山企業人事檔案的電子化管理進行分析和探討，主要是從人事檔案電子化管理優勢分析展開，同時也是人事檔案管理電子化帶來的挑戰進行分析，這些挑戰主要體現在檔案信息安全性、部門協作和管理方式上，最后也結合礦山企業人事檔案管理實際，提出人事檔案電子化管理有效實現途徑，通過建立健全企業人事檔案電子化管理制度、提高企業人事檔案管理人員意識和水平、加大人事檔案管理技術創新力度等，可以進一步提高礦山企業檔案管理質量和水平，也能夠推動我國礦山企業獲得進一步發展。

參考文獻

[1]宋榮軍.人事檔案電子化管理淺析[J].科學與財富，2017，（6）：278-278.

[2]李曉蕓.人事檔案的電子化管理問題研究[J].城建檔案，2017，（2）：63-64.

[3]王琳.淺談如何做好礦山企業人事檔案的管理工作[J].卷宗，2013，（10）：42-42.