加強機關事業單位檔案規范化管理工作的思考

張國紅

摘 要：在信息技術和互聯網的快速發展的當下，為了能夠使實際的檔案管理工作能夠緊跟社會發展的步伐。相關人員必須要對傳統的檔案管理工作進行全面的分析和研究，在充分的掌握檔案管理存在的問題之后，采取有效的措施和方式全面提升檔案管理工作的科學性和規范性。

關鍵詞：加強；機關事業單位；檔案規范化管理工作；思考

機關事業單位當中的檔案不僅包括人事檔案和資源檔案，還包括了單位發展過程當中各個階段的重要資料，是單位領導層決策和管理過程當中的重要依據，也是單位全面發展的科學導向。因此，機關事業單位必須要全面加強對檔案管理工作的重視，不僅要定期的引進具有較高管理水平和管理能力優秀人才，還需要對傳統的管理方式和管理模式進行全面的改革創新，結合社會發展的趨勢構建較為完善的檔案電子信息數據庫和檔案管理系統。

一、現階段機關事業單位檔案規范化管理過程當中存在的問題

（一）管理方式陳舊

在實際的檔案管理工作過程當中，部分的機關事業單位仍然將管理的重心放在紙質文檔上，也沒有對管理方式進行相應的創新和調整。而紙質文檔在保管的過程當中會因為受潮或者其他原因而導致重要信息缺失，在實際使用過程當中，可能會花費幾天或者幾個小時有時間才能夠找到所需的檔案。這種管理方式不僅會極大的降低檔案的利用效率，還會增加管理人員的工作壓力和工作負擔。墨守成規的使用傳統的管理方式，甚至可能對機關事業單位的發展造成一定程度的不良影響。

（二）管理水平較低

部分機關事業單位認為檔案管理只是一般簡單的后勤工作，并不會在檔案管理方面花費較多的人力和物力，這將會極大程度的降低檔案管理工作的效率。另外，還有的機關事業單位認為檔案管理工作并不能創造可觀的利益。因此，沒有及時的引進具有較高管理水平的工作人員，而是選擇一些工作能力較差或者臨近退休的員工來兼職擔任檔案管理員。這部分的管理人員并不能夠認識到檔案管理工作的重要性，在實際管理過程中容易出現相對較多的問題。如，態度不端正、填寫不認真、內容簡單、字跡潦草、錯誤較多。

（三）管理制度落后

受到傳統管理觀念的影響，大部分的機關事業單位的檔案管理制度都是針對紙質文檔管理而制定的。而在進行管理工作的創新和改革之后，相關人員并沒有根據管理情況來對管理制度進行相應的革新。這就使得實際的管理制度不能夠有效的指導檔案管理工作的開展，這將會使檔案管理工作的整體效率和質量大打折扣。另外，雖然機關事業單位都根據檔案管理要求設置了相對較多的科室來儲存檔案，但卻沒有聘請足夠的專職檔案管理人員，而現有的兼職管理人員普遍存在管理能力較差、人數較少、動性相對較快的情況，但相關人員卻沒有對實際的培訓情況進行具體的規定。

二、全面加強機關事業單位檔案規范化管理工作的有效措施

（一）全面的升級檔案管理方式

機關事業單位需要安排專業的管理人員，對原有的檔案進行全面的檢查和更新，同時還需要對已檢查過的數據進行有效的核算，以確保單位內部的相關檔案都能夠準確無誤。另外，管理人員還需要全面的加強全新的信息化管理系統的全面構建，在原有的基礎上不斷的引進先進的管理方式和管理手段，科學的對機關事業單位的檔案進行有效的收集和整理，然后根據實際的要求對其進行歸檔和利用。另外，為了全面提升管理系統的安全性，還必須要定期的安排專業人員對相關的設備和儀器進行檢測，及時的進行病毒檢驗并升級病毒軟件。此外，還可以利用照片、錄像等手段來進行各種檔案信息數據的儲存，也可以利用數字化掃描的方式最重要的文檔進行科學備份，將其妥善的保存在電子信息數據庫當中。然后員工通過驗證登錄賬號和密碼的方式就能夠瀏覽系統當中的各種資訊，并能夠根據自己的需求通過信息結束快速高效的獲取相關的文字、影音、圖像等的重要信息。

（二）提高工作人員的管理能力

機關事業單位可以從招聘階段入手提高對專職管理人員的各方面要求，不斷的引入具有較高專業能力和管理經驗的優秀人才。在正式入崗就業之前，必須安排相關人員實際的參加崗前培訓，只有能夠取得就業資格的工作人員才能夠直接的參與到檔案管理工作過程當中。另外，必須要對現有的專職或者兼職的管理人員進行全面的培訓，不僅要加強專業知識和管理技能的培訓，還需要加強職業精神和管理能力的培養。此外，還可以借助互聯網絡上的遠程視頻來進行學術的交流，或者聘請具有較高管理能力的專家和學者到本單位進行演講。

（三）建立較為健全的管理制度

健全的管理制度是檔案管理工作規范而有序的開展的關鍵所在，因此，相關管理人員需要根據我國檔案局出臺的與檔案管理有關的法律法規，結合本地區和本單位的具體需求，綜合的制定的全新的行業技術標準和檔案工作規定。機關事業單位不僅要在檔案管理過程當中明確對搜集、整理、分類、錄入、歸檔、儲存等不同環節有具體要求，如，建立完善的分類大綱、規定檔案的歸檔范圍、明確檔案的處理流程、建立健全安全管理制度、出臺完善的保管利用準則。還可以充分的結合信息化檔案管理工作的要求對管理制度進行相應調整，在原有的基礎上增加檔案信息系統管理制度、電子數據庫管理制度，網絡安全管理制度等。此外，還需要針對管理人員建立相應的檔案規范化管理培訓制度、檔案管理工作績效考評制度、檔案規范化管理工作獎懲制度等。

綜上，相關工作人員不僅要根據傳統的管理經驗全面加強對紙質檔案的管理，同時也需要充分的利用新媒體手段來進行全新的規范化檔案管理工作。首先，可以不斷的引進具有較高管理水平和管理效率的全新管理方式和管理理念，然后在充分的利用互聯網絡和電子計算機構建較為完善的信息化管理系統，全面的對機關事業單位的所有檔案進行精準化和高效化的管。另外，還必須要利用各種有效途徑和方式全面提高管理人員的綜合管理能力，不斷的加強較為完善的規范化管理與制度的全面建設。這樣才能為檔案管理工作的全面開展和機關事業單位的全面發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]姜麗娜.淺析加強機關事業單位檔案規范化管理的思考[J].辦公室業務，2018（10）：118.

[2]賈春麗.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].辦公室業務，2018（08）：106.

[3]蘇俠.機關事業單位檔案規范化管理探討[J].辦公室業務，2017（23）：97.

（作者單位：廣東省深圳市龍華區安全生產監督管理局）