試論提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

田曉燕

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（ 2018） 9-287-01

摘 要：辦公室是企業的重要組成部門，是相關人員開展工作時的重要場所；文秘人員的主要工作是協調、服務企業和相關人員，辦公室的辦事效率和質量水平提升是一個企業良好發展的前提。因此，本文針對辦公室文秘工作質量及水平提升進行研究，提出相關對策，使辦公室文秘人員更好地為企業服務。

關鍵詞：辦公室 文秘工作 質量水平 有效策略

一、提高辦公室文秘工作質量和水平的原則

作為辦公室中重要的工作人員，文秘工作的開展應遵循以下工作原則：第一，遵循職業道德規范，對自身工作提出嚴格要求，在對待繁瑣的日常工作時應耐心、謹慎，認真履行文秘工作的工作職責。第二，努力實現自身職業道德素質和工作技能的提升，有針對性地對辦公室工作進行合理安排，提高工作效率。第三，堅決服從上級領導命令，做好上下級之間的協調和溝通工作，確保辦公室內部工作的正常運轉。如果每位辦公室文秘工作人員都能遵守各項規章制度和工作要求，辦公室文秘的工作質量會得到大幅度提升。

二、提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

（一）加強文秘工作人員培訓

企業組織機構領導要重視辦公室文秘人員的工作效率，加強對文秘人員的培訓內容，不斷鼓勵他們學習新的文秘相關知識，開發責任意識。利用信息化建設促進文秘工作效率，減小其工作壓力。企業組織機構在組織文秘工作培訓的過程中，要隨時對其理論知識進行鞏固，提高文秘工作者知識技術水平。企業組織機構培訓人員要隨時關注社會發展動向，如國家發布與企業組織機構員工相關的政策，提高辦公室工作效率，使文秘工作者對自身工作有足夠了解。培訓中要經常樹立文秘工作者的職業道德修養意識，提高文秘人員工作積極性。通過培訓使文秘人員對自身工作產生更多興趣，以更熱情的態度協調各部門關系，遵守工作原則，在工作中具有奉獻精神。

（二）設置獎罰制度

對辦公室文秘工作人員設置獎罰制度，不僅可以帶動工作人員的工作積極性，還能提高競爭意識，增加自身工作效率和能力，更出色地完成工作任務。通過獎罰制度的設立，使文秘工作人員在工作過程中不斷完善自我，對比工作質量和效率的高低，進行評估賞罰。企業設置的獎罰制度必須具有合理公平性，隨著企業的不斷發展，要及時對獎罰制度進行完善改進，以此激勵文秘工作人員的工作動力。

（三）提高辦事效能

工作效率是衡量辦公室文秘人員的最重要指標。如果文秘人員做了許多工作，但卻沒有收到預期效果，那就說明他的工作效率低下。那么怎樣提高辦事效率呢？首先，文秘人員要以積極的態度和滿腔的熱情投入到每天的工作之中去。任何一項工作，只有保持對其的積極性和熱情，才能保證其工作效率。否則，對所從事的工作沒激情沒熱情，做起事來應付了事，那么工作效率就會低下。比如在為領導寫發言稿時，文秘人員專業素質高，文字功底深，又積極主動，那么寫出的稿子一定是高質量的。可是，如果不愿意認真去寫，馬虎應對，那么寫出的稿子很可能不符合領導的講話意圖，影響工作效果。其次，在工作中文秘人員要樹立終身學習的理念，不斷進行學習，更新知識，提高解決問題的能力。社會的發展和進步，使企事業單位的思想、理念都隨著發生變化。文秘人員要不斷學習，了解發展方向和思路，掌握政策動態，緊跟時代脈搏，這樣才能提高應對和解決實際問題的能力。

（四）充分激發文秘的創新意識

對于企業來說，創新才能生存，創新才能發展。而對于文秘人員，創新也具有重要的意義。很多人認為文秘工作按照既定程序進行就行，無關創新。但是在文秘人員的實際工作中，應該摒棄傳統的低效的辦公模式，而要創新出適應需要的高效的辦公方式，促進辦公室工作效率的提高。那么如何激發文秘人員的創新意識呢？首先，對文秘人員在辦公思想、辦公行為等方面的創新給予大力的支持和肯定，鼓勵創新，創設良好的工作氛圍。其次，領導應積極倡導并努力踐行創新，工作思路和工作方法上帶頭創新，以身示范，以榜樣的力量帶動和影響其他的文秘人員進行創新。

（五）營造良好企業文化氛圍，增強責任意識

企業定期要開展文化教育活動，為文秘工作能夠順利展開營造一種和諧的工作氛圍，牢固樹立較強的責任感和為人民服務的意識。要明白自己作為企業領導的協助者所應該發揮的作用，嚴格保守工作機密，不能從中謀取私利，對工作充滿熱情，兢兢業業，忠于職守。

三、結語

文秘作為企業領導開展工作的協助者與企業各部門的連接者，在企業的發展過程中就像魚離不開水一樣重要，工作中要幫助同事，協助領導做好工作部署，認真對待每一分工作，無愧于內心。充分扎實自己的專業知識和專業技能，加強同領導和同事們的溝通，增進感情，形成和諧的工作氛圍。在這種和諧的氛圍中不斷拓展自己的視野。通過多方面知識的積累，不斷提高自身的思想道德素質修養。

參考文獻：

[1]李菲，提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].經營管理者，2012 （7X）：214-214.

[2]竺文，關于如何提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略探究[J].商情，2014 （47）： 296-296.