新時期事業單位人事檔案管理的信息化建設探究

艾紹金

摘 要：本文在介紹了事業單位人事檔案信息化管理的必要性與特征的基礎上，對當前事業單位人事檔案信息化管理存在的主要問題進行了分析，并就新時期事業單位人事檔案管理信息化建設與發展路徑發表了幾點自己的見解，以供參考。

關鍵詞：新時期；事業單位；人事檔案管理；信息化建設

1 引言

社會經濟和科學技術的迅速發展將人類推入了信息化時代，當今社會已經成為一個以速度為主旋律的社會。各項事業都在高新科技的推動下得到了迅速的發展和進步。作為事業單位也應當順應時代的發展，緊跟時代發展的潮流，積極優化和改進各項工作模式和方法，以便更加符合社會發展的要求。人事檔案管理工作是事業單位工作中的重要組成部分，記錄著相關人員的重要的個人成長履歷和重要信息，因此，更應該重視其管理方式的優化與創新，使其更加符合事業單位以及當今社會發展的需求。在事業單位開展人事檔案管理的信息化建設是事業單位發展的必然需求，同時也是社會發展的必然要求。

2 事業單位人事檔案信息化管理的特征

2.1 檔案存儲的環境優化

在傳統的人事檔案管理工作模式中，檔案信息的主要載體通常是紙質文件，而紙質文件存在著容易破損、容易受潮以及容易蟲蛀以及保存不便等缺點，并且人事檔案信息需要定期進行重新記錄和整理，人事檔案文件的存放與更新的周期比較短，同時如果檔案文件比較多的話還需要足夠的存放空間，存放條件又受限。但是，人事檔案管理的信息化建設可以消除以上所有弊端，檔案信息管理的信息化建設只需要在電腦中建立一個數據庫系統就可以存放人事檔案的所有檔案信息，并且可以通過現代化信息技術和網絡技術實現人事檔案信息的共享。并且還可以根據具體需求對檔案信息進行備份。因此，和傳統的檔案信息管理模式相比在很大程度上優優化了檔案的存儲環境。

2.2 提高了檔案信息檢索、查詢的速度，提高了檔案信息利用的效率和便捷性

在傳統的檔案管理模式中，由于人事檔案信息基本上都是紙質載體，檔案管理工作人員需要耗費大量的時間來收集、分類、整理、保存等，需要花費檔案管理工作人員的大量的工作時間，因此要想對檔案信息資料進行借閱或者查詢的流程也比較繁瑣。另外，檔案信息資料在借閱或者查詢的過程中很容易受到磨損，這就更加加大了檔案管理工作人員的工作難度。而人事檔案管理的信息化建設可以實現人事檔案信息的快速收集、分類、整理、保存等各項工作，并且還大大減少了人力、物力的利用率。同時也給檔案信息資料的借閱或查詢提供了極大的便利性，檔案管理工作人員只要在電腦上通過電子信息查詢和檢索功能就能夠快速找到想要查詢的相關檔案信息，不能存在檔案資料磨損的現象。

3 事業單位人事檔案信息化管理的問題分析

3.1 檔案管理工作人員對信息化檔案管理的認識不足

在事業單位，不少領導以及其他工人員對人事檔案管理工作在認識上存在著不足之處，認為人事檔案管理工作在單位的整體建設和發展過程中起不到重要的作用，人事檔案管理工作僅僅是單位工作內容的體現和總結，因此，在人事檔案管理信息化建設的過程中很多工作人員的支持與配合的積極性不高，給事業單位人事檔案管理工作的信息化建設帶來了一定的阻礙，使得人事檔案管理的信息化建設水平不夠高。

3.2 人事檔案管理信息化建設資金投入不夠

在事業單位人事檔案信息化建設的過程中，由于單位領導以及工作人員對檔案管理信息化建設的重要性重視程度不夠高，導致了檔案管理工作的資金投入比較有限，即使有些部門能夠認識到信息化建設對于檔案管理工作水平提高的重要性，但是信息設備資金投入仍未能得到有效落實。

3.3 人事檔案信息化管理人員的專業化水平和綜合素質有待提高

人事檔案管理的信息化建設要求檔案管理工作人員必須具備專業化的計算機應用知識和實踐能力，但是檔案管理工作人員由于受傳統檔案管理工作模式的影響，導致檔案管理信息化建設中工作人員的專業化水平不夠高，從而影響到檔案管理人員的積極性和能動性不夠高，因此，檔案管理工作人員的信息化專業水平及綜合素質有待提高。

4 新時期事業單位人事檔案管理信息化的建設與發展路徑研究

4.1 強化人事檔案管理人員對檔案管理信息化建設的認識

只有工作人員在思想上對人事檔案管理的信息化建設有了一個充分、正確的認識，才能夠有效提高檔案管理工作人員的積極性和執行力。在這個信息技術和網絡技術被普遍應用的新時代，事業單位的各項工作都在加快信息化建設的步伐，電子辦公已經成為非常普遍的現象。而事業單位人事檔案管理工作在事業單位發展過程中發揮著重要的作用，因此，必須提高相關工作人員對人事檔案管理信息化建設的認識和重視程度，有效提高人事檔案管理工作人員的工作積極性和工作能動性，同時啟發檔案管理工作人員通過理論的學習與實際工作相結合，充分發揮其想象力和創造力，對工作方法進行改革和創新，實現檔案管理人員工作技能的提高，從而實現檔案管理信息化工作水平的全面提高。

4.2 加大對事業單位人事檔案信息化建設的資金投入力度

一方面要加強事業單位人事檔案管理工作負責人對檔案信息化建設的重視程度，使其充分認識到檔案管理信息化建設的重要意義，充分發揮自身的領導作用。另一方面檔案管理的信息化建設是需要充足的資金來完善檔案管理系統軟件、網絡安全系統、計算機設備、網絡設備、通信設備等軟硬件基礎設施。因此，必須加大對檔案管理信息化建設的資金投入力度，確保檔案管理信息系統的安全性和穩定性。另外，還要對檔案的各種信息進行實時處理，及時更新數據資料，保證各項數據的可靠性和完整性，提高檔案管理的信息化水平。

4.3 提高人事檔案管理工作人員的專業化水平和綜合素質

檔案管理的信息化建設是一項集管理水平、計算機技術、信息技術以及網絡技術等于一身的項目，因此，必須建立一支專業化水平較高的檔案信息化管理人才隊伍。事業單位人事檔案管理的負責人要注重專業化人才的培訓以及工作人員綜合素質的提升，同時還要積極吸收專業化水平和綜合素質較高的人才加入到事業單位人事檔案管理信息化建設的隊伍中來，為事業單位的人事檔案管理工作注入新的生命力，以更好地促進人事檔案管理信息化建設的順利、高效、穩定開展。

5 結語

綜上所述，隨著社會經濟和科學技術的迅速發展，事業單位人事檔案管理工作也開始面臨著新的壓力和挑戰，檔案信息量的不斷增加以及快速發展的社會經濟新要求使得事業單位傳統的人事檔案管理工作模式已經跟不上當前單位的發展速度和社會經濟的發展要求，因此，必須借助新時代的信息化技術和網絡技術創新人事檔案管理工作模式和方法，在科學發展觀和社會主義核心價值觀以及黨的十九大“以創新為發展引擎”的指導下，積極開展人事檔案管理的信息化建設，不斷提高檔案信息化管理的水平和質量，促進事業單位管理工作的快速、穩定、和諧、可持續發展。

參考文獻

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