基于財務共享服務的數(shù)據(jù)管理平臺

權(quán)磊

摘 要：經(jīng)濟的快速發(fā)展給財務工作帶來巨大的變革，如何利用現(xiàn)有的各種資源為企業(yè)提供有效的保障，是現(xiàn)代化財務工作努力的方向。本文以SR公司的發(fā)展戰(zhàn)略為前提，以建立財務共享服務、打造數(shù)據(jù)化管理平臺為主要手段，提出為公司各部門提供數(shù)據(jù)共享服務的初步設(shè)想。在此基礎(chǔ)上，利用全面預算體系，全面監(jiān)控公司經(jīng)營運行狀況，并逐步將合同管理、人力資源等相關(guān)業(yè)務全部納入數(shù)據(jù)管理平臺，利用網(wǎng)絡(luò)、電子掃描單據(jù)等手段解決分（子）公司地域跨度大的難題，實現(xiàn)全公司數(shù)據(jù)信息共享。

關(guān)鍵詞：財務共享；數(shù)據(jù)管理；全面預算；信息共享

中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A

Abstract： Rapid economic development has brought about great changes of financial management. Facing rapid development， how to utilize resources now available in order to provide effective guarantee for enterprise is the target of modernized financial management . Taking the SR company for example， based on the company development strategy， by means of establishing financial shared budget system and data management platform， this paper proposes initial solution on providing data shared service for corporate departments. Then on the basis of this， this paper uses comprehensive budget management system to all-round monitor the status of company operation， gradually brings all other relevant managements hereinto such as contract/HR etc.， solves long-distance problem of branches by means of network and technology of electronic scanning document， finally realizes the sharing of data and information of the whole company.

Key words： Financial sharing； Data management； Comprehensive budget； Information sharing

1 前言

隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，越來越多的跨國經(jīng)營方式造成企業(yè)的分（子）公司數(shù)量膨脹，由于地域跨度增大，業(yè)務和財務也越來越分散，企業(yè)面臨的各種風險不斷加大。財務共享，就是將不同地域經(jīng)營的各種業(yè)務整合到財務集中處理，利用規(guī)模效應降低成本、，提高服務質(zhì)量、提升工作效率、降低風險的一種管理模式。

以SR公司為例，船舶壓載水處理系統(tǒng)是公司的主要經(jīng)營業(yè)務。隨著壓載水公約生效時間的臨近，船舶壓載水處理系統(tǒng)市場需求預計在短時期內(nèi)會迅速增長，全球即將有約7萬艘商船需進行壓載水處理系統(tǒng)改造或安裝。該公司已在日本、新加坡設(shè)有辦事處，并計劃在香港、德國建立分（子）公司，以健全公司全球化售后服務網(wǎng)絡(luò)。目前公司的數(shù)據(jù)平臺已經(jīng)實現(xiàn)業(yè)務核算集中管理、ERP供應鏈數(shù)據(jù)管理、OA流程管理等重要的流程網(wǎng)絡(luò)化，但沒有還沒有實現(xiàn)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享。公司現(xiàn)階段正在推行全面預算管理，以期更好地調(diào)動資源，為快速增長的壓載水市場提供保障。

雖然公司各種流程比較全面，但是隨著全球化售后服務網(wǎng)絡(luò)的不斷完善，分（子）公司的數(shù)量會越來越多，財務系統(tǒng)和業(yè)務流程沒有實現(xiàn)集成、全面預算管理沒有完全運行，容易造成效率低下、監(jiān)督力度不夠、財務風險加劇。財務共享這種新的財務管理模式能充分將業(yè)務和財務融合，實現(xiàn)全數(shù)據(jù)管理，各相關(guān)部門不僅可以隨時查詢到需要的數(shù)據(jù)，而且可以對相關(guān)的各類業(yè)務全過程查詢；分支機構(gòu)、辦事處、各分（子）公司的員工工資、租金、日常費用等可集中進行處理，徹底消除地域的限制；利用財務共享中心實施全面預算管理，在提高效率的同時加強監(jiān)管，全面監(jiān)控公司整體運營情況并防范風險。

2 基于財務共享服務的數(shù)據(jù)管理平臺

2.1 建立和完善信息化管理中心

建立和完善公司信息化部門的管理職能，將公司各種信息系統(tǒng)進行集中，由中心統(tǒng)一進行管理。同時建立信息化管理制度、績效考核、運行管理、服務職責等各類管理制度，充分發(fā)揮信息中心的技術(shù)優(yōu)勢，整合信息化資源，提升公司整體信息化管理水平，為公司整體運營提供保障服務。

2.2 建立以核算業(yè)務為起點的財務共享服務模式

（1）梳理核算業(yè)務流程，實現(xiàn)業(yè)務和財務系統(tǒng)整合管理

根據(jù)目前公司的運行模式，以不增加工作量、減少重復工作、使用方便為原則進行整合。首先，財務部在目前的數(shù)據(jù)平臺進行流程梳理再造，將差旅費、業(yè)務招待費、各類費用、付款、分包業(yè)務等主要核算業(yè)務流程進行標準化流程設(shè)計，對現(xiàn)有流程進行分離或合并，促使財務向業(yè)務靠攏，實現(xiàn)數(shù)據(jù)全過程共享；同時，取消OA系統(tǒng)中的財務管理流程中的各項申請，業(yè)務人員辦理業(yè)務全部使用新的標準化流程，流程走向及審批手續(xù)不變；其次，在原始單據(jù)管理方面，增加電子票據(jù)掃描，直觀的給各級領(lǐng)導審批提供電子影像；提高財務部對憑證附件的管理，方便查詢和翻閱，加大監(jiān)管的力度，實現(xiàn)無紙化辦公；第三，對于分（子）公司業(yè)務人員，利用網(wǎng)絡(luò)接入公司數(shù)據(jù)平臺入口，直接通過數(shù)據(jù)平臺進行業(yè)務操作；原始票據(jù)直接郵寄至財務部進行處理。目前公司的ERP供應鏈、應收應付系統(tǒng)使用和管理流程使用比較順暢，整合后其流程也需要進行標準化梳理，充分發(fā)揚優(yōu)勢規(guī)避短板，并結(jié)合全面預算控制，實現(xiàn)降本增效。

（2）利用數(shù)據(jù)平臺實施全面預算管理

全面預算以銷售業(yè)務為起點，根據(jù)下達的戰(zhàn)略目標，各業(yè)務部門編制本部門的預算，使預算較為符合實際；其次，財務部匯總各業(yè)務部門預算并協(xié)調(diào)，編制出銷售、生產(chǎn)、財務等預算；然后，公司管理機構(gòu)對預算進行審核、平衡，匯總公司總預算并報經(jīng)總經(jīng)理（或決策機構(gòu)）審批、討論通過或駁回修改；最終，將審批后的預算下達執(zhí)行。

業(yè)務和財務系統(tǒng)整合后，各類收支業(yè)務均受到預算的監(jiān)控。財務部在預算指標下達后，在數(shù)據(jù)平臺中錄入各部門的預算指標，各部門在辦理業(yè)務時系統(tǒng)會自動確認該部門的預算是否超標。如果超過預算或沒有預算將無法辦理各項業(yè)務，有效實現(xiàn)預算的監(jiān)督和控制功能；同時，系統(tǒng)會適時統(tǒng)計預算執(zhí)行情況反饋給各業(yè)務部門，方便各部門進行收支管理。實行全面預算在公司尚屬首次，預算數(shù)據(jù)會和實際數(shù)據(jù)有所偏差，建議在8～9月份召開預算調(diào)整會議對預算進行調(diào)整，調(diào)整后按照新的預算進行管理和監(jiān)控。

通過業(yè)務和財務系統(tǒng)整合，結(jié)合全面預算的實施，利用現(xiàn)代化信息手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，形成公司財務共享服務管理模式，實現(xiàn)財務信息資源統(tǒng)一、共享共用、過程可查、數(shù)據(jù)公開透明。

全面預算控制的業(yè)務流程圖，如圖1所示。

2.3 實現(xiàn)公司數(shù)據(jù)共享

實現(xiàn)業(yè)務和財務協(xié)同、財務數(shù)據(jù)共享之后，根據(jù)需要逐步將合同管理、人力資源管理等和財務相關(guān)的各類業(yè)務均納入數(shù)據(jù)管理平臺，逐步實現(xiàn)全公司數(shù)據(jù)共享。

（1）合同管理數(shù)據(jù)共享

銷售合同：銷售合同是銷售業(yè)務流程的起點，公司的生產(chǎn)、采購、發(fā)貨、收款等大部分數(shù)據(jù)均以銷售合同為基礎(chǔ)。目前的數(shù)據(jù)平臺已有銷售合同數(shù)據(jù)，因有些合同細節(jié)不夠準確、有些合同收款日期不夠明確等原因，造成部分數(shù)據(jù)不準確而無法使用，合同統(tǒng)計工作還需要手工輔助完成。完善數(shù)據(jù)平臺之后，建議合同管理部門進行合同統(tǒng)一錄入，完善錄入細節(jié)并增加電子掃描合同形成電子影像，作為合同電子附件進行管理，避免傳遞失誤造成合同丟失。通過數(shù)據(jù)平臺統(tǒng)計合同新簽、完成、收款等數(shù)據(jù)一目了然，減少人工統(tǒng)計的重復工作，實現(xiàn)銷售合同信息共享。

采購合同：目前數(shù)據(jù)平臺實用的是采購訂單式管理，訂單內(nèi)容和采購合同相同，建議合同管理部門對采購合同進行統(tǒng)一管理，將采購合同錄入數(shù)據(jù)平臺，增加電子掃描合同形成電子影像作為合同電子附件進行管理，方便查詢和翻閱。合同的相關(guān)數(shù)據(jù)直接和流程相關(guān)聯(lián)，提高數(shù)據(jù)準確率和便于加強供應商管理。相關(guān)的合同統(tǒng)計數(shù)據(jù)可直接從數(shù)據(jù)平臺中獲取，實現(xiàn)信息共享。

其他合同：其他合同可參照以上進行，由相應的管理部門分別進行管理。

（2）人力資源管理數(shù)據(jù)共享

人力資源管理也可以納入數(shù)據(jù)平臺管理，每月績效和工資直接進行錄入和修改；人員變動通過相應的模塊進行辦理，相關(guān)數(shù)據(jù)直接從數(shù)據(jù)平臺獲取，減少重復工作，提高工作效率，實現(xiàn)人力資源信息共享。

（3）其他和財務相關(guān)聯(lián)業(yè)務的數(shù)據(jù)共享

其他和財務相關(guān)聯(lián)的業(yè)務建議納入數(shù)據(jù)管理平臺進行共享管理，這樣更有利于全面預算的執(zhí)行，有利于對各種業(yè)務的監(jiān)督和管理。

各類相關(guān)的業(yè)務在數(shù)據(jù)平臺形成信息共享后，形成公司統(tǒng)一數(shù)據(jù)出口，公司各部門可以隨時按需查詢。對于數(shù)據(jù)平臺相應的管理制度、績效考核、運行管理、技術(shù)支持、協(xié)作單位、監(jiān)督控制等相關(guān)管理制度也要逐步建立，作為數(shù)據(jù)平臺的管理依據(jù)。

數(shù)據(jù)管理平臺模型，如圖2所示。

3 數(shù)據(jù)管理平臺的價值分析

上述數(shù)據(jù)管理平臺模式是基于財務共享服務建立起來的，比較符合目前SR公司實際情況，解決了財務系統(tǒng)和業(yè)務流程脫節(jié)的問題，實現(xiàn)了二者的合一和協(xié)同；同時奠定了全面預算實施的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，有利于全面預算監(jiān)控的權(quán)威性和有效性；用電子影像代替紙質(zhì)單據(jù)，兼顧合同管理和人力資源管理等相關(guān)內(nèi)容，大大提高了信息傳遞的時效性、安全性和規(guī)范性；解決了分（子）公司由于地域跨度大而產(chǎn)生的難題，對公司的財務核算和管理水平以及信息化進程起到巨大的推進作用。

（1）降低日常工作的處理成本

在公司的業(yè)務、資源集中整合之前，由于各項工作之間的相互關(guān)聯(lián)性，因此每個員工均身兼數(shù)種工作內(nèi)容，有時有的內(nèi)容性質(zhì)完全相反，造成日常工作處理有時會發(fā)生銜接失誤。實現(xiàn)業(yè)務協(xié)同、資源整合之后，對業(yè)務流程、規(guī)則進行標準化管理，流程優(yōu)化有效的消除了銜接過程中多余的、重復的、非增值的一些作業(yè)，使得作業(yè)時間大大縮短，提高了工作效率，降低了處理成本。同時，日常業(yè)務操作得到標準化和簡化降低了人力成本。

（2）為管理層提供更有效的決策依據(jù)

標準化的業(yè)務處理流程，使得高技能、經(jīng)驗豐富的人員從日常性業(yè)務中解脫出來，重點從事業(yè)務分析和管理工作，更好地進行整體規(guī)劃和分析數(shù)據(jù)，為公司管理層提供更深層次的決策依據(jù)。

（3）有效的提高服務質(zhì)量和數(shù)據(jù)的準確性

數(shù)據(jù)化的管理平臺給公司提供了信息共享的服務，各種數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)平臺中取得，減少了中間環(huán)節(jié)和人為的失誤，提高了工作效率，完全統(tǒng)一了數(shù)據(jù)的口徑，提高了數(shù)據(jù)準確率。同時，信息化管理中心的建立和完善，提供了統(tǒng)一的對外服務接口和解決員工提出的問題，大大改善了職能部門的服務質(zhì)量，提升了員工滿意度。

（4）為公司全球化售后服務提供資源保障

公司全球化售后服務戰(zhàn)略正在逐步建立和完善，基于財務共享服務的數(shù)據(jù)平臺的建立和完善，推動了財務集中管理和公司規(guī)范化管理的進程，克服了地域跨度大的問題，將各類基礎(chǔ)工作從各分（子）集中到數(shù)據(jù)管理平臺，實現(xiàn)了信息共享。各地的業(yè)務人員可以從數(shù)據(jù)平臺獲取各類產(chǎn)品和成本、費用、合同、人力資源等的業(yè)務數(shù)據(jù)，且全過程可以查詢，為各地的業(yè)務開展提供有效的資源保障。

（5）有效的執(zhí)行全面預算

隨著全面預算的實施，為公司的成本控制戰(zhàn)略保駕護航，真正實現(xiàn)了公司戰(zhàn)略的落地管理。全面預算的難點在于起始階段，從無到有，員工在意識上和行為上的慣性思維會給初始預算帶來很大的困難和執(zhí)行差異。利用數(shù)據(jù)管理平臺有效的實施全面預算以及業(yè)務和財務的協(xié)同管理，幫助員工重視預算的制定和加強對自身行為的約束，間接降低成本，提高效率。

（6）規(guī)避財務風險

完善財務共享的數(shù)據(jù)平臺后，財務人員和業(yè)務人員的直接接觸逐步減少，基于標準化的業(yè)務流程和分工，串通舞弊的可能性大大降低，每一筆均通過網(wǎng)絡(luò)電子影像資料進行審閱和查詢，能及時發(fā)現(xiàn)問題便于解決，大大降低了財務風險。

4 結(jié)論

基于財務共享服務的數(shù)據(jù)管理平臺運行模式，是減少重復工作、降低日常工作的處理成本、提高工作效率、支持公司戰(zhàn)略的貫徹執(zhí)行的有效的管理模式。隨著業(yè)務的迅速發(fā)展與壯大，SR公司會越來越多的參與國際化競爭，這種管理模式可以給公司提供有利的資源保障和更有效的執(zhí)行公司戰(zhàn)略。

本文初步建立了財務共享服務模式，提出了建立數(shù)據(jù)管理平臺的模型，并得出以下有益的結(jié)論：（1）財務管理流程化、網(wǎng)絡(luò)化、創(chuàng)新管理模式—-業(yè)務和財務同步協(xié)同---利用電子圖像技術(shù)代替紙質(zhì)資料—-解決分（子）公司地域跨度大的難題---實施全面預算管理—-簡化流程、提高工作效率，這是建立數(shù)據(jù)共享服務模式的方法和思路；（2）起點選擇—-核算業(yè)務為起點的財務共享服務；變革創(chuàng)新—-業(yè)務財務協(xié)同到實施全面預算逐步變革核算模式；實施動機—-利潤最大化、降低成本戰(zhàn)略的信息化、共享式服務的實施動機，是SR公司構(gòu)建數(shù)據(jù)化信息管理的財務共享服務模式的關(guān)鍵問題。

參考文獻

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