高中檔案管理信息化建設探討

韓文煥

摘要：學校檔案記錄著學校的歷史沿襲與發展軌跡，是一座學校寶貴的財富，加強對檔案管理工作的重視，能夠為學生未來的發展奠定扎實的基礎，是一所學校發展成長的文化根源。在當前高中檔案管理工作中推進信息化建設，能夠有效避免傳統管理中的弊端，便于查閱，為檔案管理工作的發展帶來新的生機。

關鍵詞：高中；檔案管理；信息化建設

前言：

隨著信息化的不斷發展，已經對學校教育及發展的各個方面產生了深刻的影響。在當前高中檔案管理過程中，已經逐漸過渡到信息化時代，帶來了檔案管理工作的新變，對于檔案的管理、分享以及信息安全化都提出了新的要求，在這個過程中，不僅是技術的更新，也是管理理念、工作方式的不斷更新與新變。本文針對當前高中階段檔案信息化建設的發展以及具體策略展開討論，以期為日后教學工作的發展做出進一步啟示。

一、高中檔案管理信息化的意義

檔案管理工作隨著信息技術的發展進入到一個新的階段，在信息化建設過程中，逐漸展現出現代信息技術的運用的意義所在，實現了檔案管理的全面發展。筆者對當前檔案信息化發展的意義做出如下整理：

其一，能夠拓展檔案的容量，與傳統紙質或者其它媒介檔案不同，信息化檔案管理依托于網絡加強管理，極大的節約了媒介成本和所占的空間，大量信息被存儲進來，能夠更為便捷的擴充容量。隨著以往紙質媒介的內容信息化轉變，關于一座學校的信息檔案庫也在逐漸完善，能夠推進教學工作的全面發展。

其二，節約了人力。與傳統檔案管理需要人工的錄入不同，信息化建設下，只需要短短幾步就能完成自動的輸入。在這個過程中，檔案室無需大量的人員，教師可以不再兼職檔案管理員，只要安排1～2名專業的檔案管理人員即可，既能保障專業性，又能減輕用人壓力。

其三，信息化時代更便于檔案的查閱、運用，使檔案真正的“活躍”起來。試想在以往的教學過程中，即使教師有心向檔案求助，也會被故紙堆中的大工作量所嚇到，很難快速找到想要的內容，進而大大減少了對檔案的運用，有些檔案資料在長期積壓之下，損毀或消失，最終無人看到。而在信息化時代，想要查找的資料只要輕松的點擊、查詢即可，使得檔案資料的作用真的被發揮出來。

二、檔案管理信息化發展的策略所在

（一）加強對信息設備硬件的投入

在實現檔案管理信息化發展的過程中，需要的是專業的信息化檔案管理系統、設備的支持，學校要加大相關投入，為實現檔案管理信息化提供專業的硬件設施保障。實現檔案室信息化設備的更新換代，并且及時對相關工作人員進行培訓，在短期內實現檔案管理的信息化發展轉變。在這個過程中，專業的技術設備保障，成為檔案資源的有力保障，并且能夠在未來的持續發展中不斷彰顯優勢。由于檔案管理對于信息技術有一定的專門要求，需要學校管理層加大關注與投入，并且派專業技術人員進行監督與管理，全面推進信息化建設工作的發展。

（二）建立具備專業素養的檔案管理團隊

隨著檔案管理工作的進一步發展，已經越發的關注到專業技術人才的引入。作為檔案管理工作者，要不斷扎實自身的專業技能，如今的檔案管理工作已經不再是單純的檔案的收發、簡單的整理以及保管檔案、和提供檔案服務的“手工活”，它有很強的專業性和技術性。一個合格的檔案管理工作者應當具備“檔案管理學”、“檔案保護學”、“圖書情報學”、“目錄學”、“圖書分類學”、“檔案文獻編撰學”、“檔案法”等專業的知識[1]。

除了檔案管理相關的知識，以下知識也是檔案管理人員需要具備的：隨著辦公自動化的發展，文檔一體化程度也在提高，電子文件的產生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用、都由計算機完成，由此對于現代檔案管理工作者，要具備熟練操作計算機的能力。除此之外，隨著檔案種類的不斷豐富，會有部分外國文獻進入其中，對于這部分文獻的管理，也需要檔案管理人員具備一定的外語知識，總是作為一名檔案管理人員需要對自身的綜合素質提出一定的要求。專業的檔案管理人員擁有終身學習的能力及意識，才能切實推進檔案管理工作的發展[2]。

（三）構建科學完備的檔案信息存儲系統

盡管信息技術帶來了檔案管理的極大便利，但是隨著發展與觀察，也會發現其中的弊端正在逐漸暴露出來，就是關于檔案信息安全問題的暴露。檔案信息安全難以得到保障，信息數據遭到破壞，信息化網絡環境的開方向造成的外來入侵、檔案竊取等情況時有發生。由此檔案安全難以保障，信息收到破壞，將會為學校帶來意想不到的損失。在這種情況下，加強科學完備的檔案信息存儲系統構建，具有重要意義，首先要強化檔案存儲方式的選擇，通常常見的存儲方式有三種，儲存器與服務器直接相連、儲存器植入IP網絡、儲存器儲存網絡集成，這三種方式各有利弊，在實踐中會逐漸發現，最后一種方式的優勢更為明顯一些，儲存器存儲網絡集成，是由IP進入SCSI數據命令進行傳輸，并且通過磁盤陣的形式進行交接，可以為存儲安全做出保障。完整的存儲體系的構建，除了當前方式的選擇，也要加強后期的維護管理[3]。

在當前高中檔案管理工作實現信息化發展，能夠推動檔案管理工作的正規化、嚴謹化發展，為檔案管理帶來新的活力，這也是當前教學工作發展的關鍵所在，為學生的成長創設基礎，尋找到信息技術的發展與完善，全面推進檔案管理工作走向新的歷史時期，為檔案運用注入活力。

參考文獻：

[1]何永清.淺析學校檔案管理工作現狀及對策[J].時代教育，2012，21（10）：65—66.

[2]翟衛東.論學校檔案管理工作現狀及其對策[J].科技致富向導，2013，14（2）：84—85.

[3]朱麗紅.高中檔案工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2012，16（3）：88.