軌道交通工程檔案管理現狀、方法及對策工具研究

王一峰

摘? 要：本文實證分析現階段軌道交通工程檔案體系控制缺失，無法滿足項目檔案系統、準確、完整控制要求，對軌道交通工程檔案管理按項目過程提供了通用方法，控制方式提出制度化、程序化、專業化的對策工具。

關鍵詞：軌道交通;工程檔案;現狀;方法;工具

我國城市軌道交通建設正隨著經濟社會的發展和城市化進程的加快變得越來越多，線網也越來越完善。每條線路的建成都會留下大量的工程檔案，這些檔案對于城市軌道交通非常重要，必須進行有效的管理，才能方便日后的查找。以下筆者結合多年工作實際，從項目管理的角度，對軌道交通工程檔案管理進行探析，以期提供現實可行的解決方案。

1 軌道交通工程檔案管理現狀分析

1.1 工程檔案完整性難以確保。在城市軌道交通工程建設過程中，需要多方合作才能完成工程。因來源多樣，故在數據和資料的收集上就相當困難。參建方甚至個人都可能掌握著相關的資料，并不是所有的人都能夠很好地配合檔案資料的收集工作，面對多樣化的個體，因溝通及控制成本邊際效應劇增，故對于每一個人的資料收集起來就很難，所以檔案的完整性就必然欠缺。此外，工程隨時會出現變更，這些變更對于工程檔案來說，可謂是牽一發而動全身。如果反復地修改工程圖的話，就給工程檔案的歸檔帶來了嚴峻的挑戰。在工程進行中，這些檔案會隨時被不同的需求者進行調閱，檔案散失風險由此產生。

1.2 管理體制不完善。工程檔案的主要工作分為三部分，首先是收集，將所有和工程檔案相關的資料和數據收集到一起。然后對收集的所有資料整理和歸類，不同資料與不同數據要分開整理。最后進行歸檔，分門別類地進行儲存管理。在現實工程檔案管理中，這三項工作的職能劃分并不明顯，因缺乏制度化的檔案權責清單，或者未將檔案形成責任、收集責任與崗位適度匹配，業務流與歸檔流分割，使得職員并不清楚自身真正的職能[1]。這就使得工程檔案管理變得混亂。相同的工作會重復進行，有的工作可能一直都處于擱置狀態。整個工程檔案管理工作無序。

1.3工程檔案利用率不高。現在的工程檔案管理工作過于形式化，使得工程檔案到最后成為一種應付檢查或項目驗收擺設。首先是相關人員對于工程檔案的認識不夠，覺得工程檔案只是屬于工程收尾的一項總結工作。除了認識不足之外，工程檔案中一些數據的真實性還有待考證。為了使得工程表面上看起來很完美，往往在數據收集工作時就會出現一些偏差，這些偏差使得工程檔案的內容失去了真實性。

2 軌道交通工程檔案管理方法

2.1 工程檔案管理原則。為確保竣工資料的順利編制和工程的順利實施，工程內業務資料應實行規范化管理，檔案管理要有明確的存檔原則。第一，所有資料、檔案之原件必須存放在項目經理部，工區有條件時可保留一份原件，否則至少保留一份原件的拷貝件;第二，資料存檔實行專人、專室、專柜管理[2];第三，各科室和工區應嚴格遵守工作程序，及時做好信息的收集和資料的整理工作;第四，借閱資料必須實行登記管理制度，嚴禁將資料亂堆亂放，隨意存取;第五，除主管領導特許外，任何資料、文檔不得外借或攜帶出本合同段。

2.2 工程檔案過程控制。平時應做好工程文件資料立卷工作，對于歸檔文件要認真核查，發現問題及時解決。對每次歸檔的資料要進行核查，若發現資料有亂涂亂畫、漏簽等現象，需將資料及時返還工區進行更正，以確保資料的完整。對于交來的資料要及時歸檔，避免資料大量積壓造成資料歸類錯誤或流失[3]。

2.3 工程檔案分類存檔方法

2.3.1質檢資料的歸檔按單位工程分類存放。按照《城市軌道交通工程質量檢驗評定標準》規定，將合同段工程化分為若干個單位工程，每個單位工程分為若干個分部工程，每個分部工程分為若干個分項工程，每個分項工程包含各有關方面的資料[4]。實行分類、分區、分柜存放。應保證每個檔案盒內都有分項工程資料的目錄，每個檔案柜上有分部或單位工程的文件包清單目錄，以便隨時查閱和使用。同時按照資料的存放順序建立與之相對應的電子資料目錄。按單位、分部、分項工程或文件類別建立相應的文件夾，對于要查找的文件，通過樹形電子目錄查詢就可以及時、準確地查找到資料所處的具體位置。

2.3.2施工詳圖按施工設計圖的圖號順序進行存檔。

2.3.3各單位往來文件按來文、發文單分類后，再按文件性質分類存檔。發文由辦公室負責報送，送件人應把文件內容、報送日期、部門、收件人等事項登記清楚，并由收件人簽名，發出文件的原稿，送資料室存檔。來文簽收由行政辦專人負責，對所收之文件，簽收人及時登記，并根據來文的內容及其來文所涉及事件的緊急狀況，及時送有關領導簽閱，及時處理[4]。簽閱后需要轉發的文件，由各科室負責人簽收，并及時進行登記，并按領導批示及時處理。

2.4 工程檔案移交。各施工單位應按照業主單位統一要求，對工程檔案按照有關規定進行收集、整理、分類、編制、裝訂等工作，上交前應比照交付標準要求進行內部驗收，合格后向業主單位檔案科移交。工程檔案網絡錄入工作由施工單位負責，錄入內容按照相關文件規定進行，業主單位科技部、檔案室負責檢查、監管、驗收。新領域項目和工程復雜項目，施工單位交付前應與業主單位科技部有關管理人員溝通，確保上交內容滿足要求。對于不符合交付標準的，業主單位檔案科不予接收。并按合同約定，對工程款予以扣減，或者延期支付工程款項。

3 軌道交通工程檔案管理對策工具

3.1? 工程檔案收集工作程序化。工程檔案初期的收集工作是整個工程檔案工作中較為重要的一項工作，在這項工作中會遇到很多阻力和困難。解決問題的方法，首先，在檔案收集資料階段要將工作進行細分，也就是說在城市軌道交通項目的不同階段進行分別的資料收集工作[5]。這樣就能夠將城市軌道交通項目的資料收集得更加全面，而且在某處出現修改和變動的情況下，也能夠將收集到的資料進行及時修正，避免了雜亂無章的工作形態。其次，收集工作要深入現場，只有和城市軌道交通建設工作人員一起進行實地的資料采集，才能夠得到第一手資料，保障資料內容的準確性和真實性，對于資料相關的內容才會有更多的了解，對于后期工程檔案的整理和歸檔工作才會有更大的幫助。

3.2 工程檔案管理制度嚴謹化。首先要明確不同職員的工作職能和崗位特點進行三大部分工作的劃分，即收集、整理、歸檔。然后分別確定不同小組的項目負責人，最后協助負責人細化組內各個職員的分工職能。職能細化之后，工作的責任也要細化，也就是說每一部分出現問題的時候，要有相應的職員和領導來承擔相應的責任，這樣就能夠有效地增強職員的責任心 [6]。將所有的相關管理制度進行細化，讓職員了解整個工作的流程和需要注意的方面。

3.3 工程檔案工作人員專業化。針對大部分工程檔案工作人員非專業的特點，要想辦法讓他們變得專業起來。首先對他們進行集中培訓，讓他們對工程檔案工作有一個很好的了解，讓他們學習一些在工程檔案工作中能夠用到的專業知識和技巧。然后不定期地進行專業考核。除了原有職員的培訓之外，還要引入檔案管理方面的人才，為工程檔案管理隊伍注入新鮮血液，從而整體提高工程檔案管理工作人員的業務水平。

3.4? 強化工程檔案合規檢查。工程檔案的合規檢查是確保準確性、完整性、系統性的重要手段，是文檔控制體系的關鍵環節。應關注以下三點：（1）加強檔案收集體系監管。即確保業務流程與歸檔流程無縫銜接，前端歸檔信息符合歸檔要求，人崗適配，歸檔路徑、技術方案與業務流程符合歸檔信息齊全完整、真實可靠要求。（2）加強歸檔行為監管。項目檔案機構應充分利用事前審查、事中核查、事后追查等手段，強化對歸檔行為的持續監管。規范制度、規范執行，嚴肅獎懲。（3）加強重要崗位的管理。參建方應建立健全檔案管理全鏈路職責管理制度，全面梳理檔案形成鏈路直接方、關聯方行為模式、應用場景、職責情況，掌握其重大變化，提高人崗適配、人責相符管理規范性。

3.5 強化工程檔案保護工作。工程檔案是需要長期保存的資料。我們應采取措施保障各種工程檔案的完整性。首先要制定出相關的借閱規定，一般的查閱要在管理人員的陪同下進行，查找過程由管理人員親自執行。如果有特殊的情況，需要相關的領導簽字才能夠將工程檔案帶出，并且要讓借出者進行詳細的登記，寫明歸還的時間。出臺相關的管理規定，如有損壞工程檔案的情況要給予一定的處分和罰款，并且要協助工作人員一起來完成工程檔案的修復工作。有了制度的制約就會大大降低工程檔案的損壞率。另外日常維護工作中也不能馬虎，對于工程檔案要進行定期的巡視，對于保管工程檔案的室內要進行通風，做一些適當的防護處理。對于發現有破損和發霉等情況的工程檔案要進行及時修復。

3.6 強化工程檔案技術工作。首先是引入各種現代化設備，如自主查閱資料的機器，這種機器可以幫助需要查找資料的人員完成自主服務的一個過程，工作人員只需前期將工程檔案的資料輸入到相關的設備當中，然后就可以進行聯網共享[7]。這樣對于檔案保護方面來說也有著很大的幫助。還有管理技術，引入一些工程檔案管理方面的軟件，這些軟件的相關操作都會有專業人員來進行培訓，一般的操作都不會十分困難。這些軟件能夠讓我們更加輕松地對工程檔案進行相關的管理，而且操作起來會更加便利，使得整個工程管理工作就會更加規范。

參考文獻：

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[5]孫薇，譚雅.企業固定資產投資項目檔案管理措施的探討[J].機電兵船檔案，2014（02）.

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[7]王秀玲.工程檔案信息化建設探析[J].黑龍江史志，2015（11） .