企業檔案管理社會化現狀與建議

焦鈞

1 企業社會化管理模式的提出

20世紀90年代至今，無論哪種企業存在形式，其檔案管理工作都會出現一些新問題和新矛盾，檔案管理存在的各種短板在實踐中被不斷發現。因此，應建立與企業發展相協調的管理模式，以保證企業檔案管理工作可持續發展。

對企業檔案管理來說，實行社會化管理，推動檔案工作的發展是很重要的，不僅可以緩解企業保管大量文件的壓力，降低管理費用，還可以實現非行政職能范圍內的社會事務分離的要求，使檔案部門可以集聚精神實施宏觀管理。實現檔案管理社會化，無論企業內部檔案部門還是社會中介機構都處于競爭環境，由此帶來的動力和壓力，促使檔案工作不斷前進。

2 企業檔案社會化管理現狀

以市場經濟為基礎的新型企業制度的設立不僅促使企業檔案管理工作制度的革新，同時也引起了國有企業行政職能的改變，其中最明顯的就是政府職權范圍的縮減，角色定位的變換。

許多企業由于創辦歷史短，缺乏實踐及理論指導，其檔案不能進行合理有效的規劃并發揮其作用;有的企業檔案管理工作未設立專職檔案員，需要社會化的機構在一段時間內幫助其對檔案條理化、系統化加工，他們都是檔案中介服務機構可靠的客戶來源。除此之外，非政府企業與檔案行政管理部門不存在直接的行政或業務往來。檔案中介機構有安全的保管設施與規范的管理制度，服務方式方法多樣化、手續簡單化的特點，這對非公有制公司來說是相當富有吸引力的，他們多方面的需要給檔案中介機構提供了發展機遇及進步空間。

檔案中介機構制度的不斷完善，使企業檔案實行社會化檔案管理模式成為可能。檔案中介服務機構的建立與運轉，減輕了檔案行政管理部門監督、管理、引導工作量過大的壓力，有利于檔案行政管理部門職能轉向，使其由干預型向服務型邁進。隨著檔案事業的不斷進步，檔案中介機構在國內各地迅速且大量地涌現出來，檔案中介服務機構自主發展、自負盈虧、細致服務，以全新的面貌，受到各行業各部門的歡迎，并快速發展起來。非政府組織機構及中介體系不僅在規范市場秩序，提供多元化的服務模式方面發揮著作用，還是檔案行政管理部門、市場及企業三方之間的樞紐，擴張了三者的溝通途徑，使工作效率事半功倍。

檔案中介服務體系還需要不斷完善，管理水平還需要提高。企業對檔案業務服務的需求是各種形式的，檔案中介服務業應設立與之協調統一的服務系統。檔案中介機構一般對社會影響較低，知名度較小，業務范圍小，技術含量較低，經營體系死板單一，不管從服務范圍還是從服務方法方面來講，都不可以使企業與檔案事業發展需求得到滿足。

3 對企業檔案管理社會化的政策建議

企業檔案社會化管理模式以服務為管理理念，在正常工作過程中不干預企業自身在生產經營過程中形成的檔案。經驗告訴我們，增強企業，尤其是非政府企業建檔工作的積極性，把“此”的希望變成“彼”的愿望，首先要有“要我建檔”轉移到“我要建檔”的思想轉變。

其中不乏行之有效的方法是針對不同企業的各自特色，利用網絡技術、新聞報道等多種途徑積極開展宣傳教育工作，提高公民建檔、保護檔案的意識。把企業檔案工作的宣傳做好，不僅推進了檔案工作的規范化管理，促進黨政領導對檔案事業的了解重視，更重要的是繁榮了企業檔案管理的社會化服務，營造良好的法制環境，促進社會更加和諧。

中介組織作為溝通政府、社會、企業三方之間的橋梁，廣泛存在發展于社會之中，而檔案中介機構的出現使檔案事業結構體系形成政府→中介→社會的框架。檔案中介機構隨著社會主義市場經濟體系不斷完善而逐步發展起來，可以說它生長的沃土就是社會主義市場經濟條件下檔案事業管理模式的不斷革新和發展。

檔案局作為企業檔案的有力后臺支撐，需要充分發揮它的積極作用，綜合檔案中介機構在發展過程中產生的矛盾，根據實際情況制定全國范圍的法規政策，健全相關的法律法規營造公平的市場環境，為檔案中介機構的發展提供法律保障，明確檔案中介組織的價值取向，拓寬檔案中介組織的服務范圍。為檔案中介機構爭取更多的發展機會。

因此，企業檔案社會化管理工作的開展離不開與之相對應的法律法規的扶持，沒有統一的行政規范就做不到社會主義市場經濟體制下的公平公正，更談不上檔案中介機構工作好壞的評定。

參考文獻：

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