盤點檔案界“高頻詞語”（四）：前端控制

信息社會的來臨，使電子文件與檔案之間的界限變得越來越模糊，也使檔案界同仁的危機感在增長，擔心檔案事業會淹沒在電子文件之中而失去發展的空間，設想通過對電子文件的前端控制及全程管理來避免檔案管理工作被其他部門所“吞噬”的悲劇發生。于是，有學者提出了“前端控制”的概念，試圖通過適當的跨界來爭取和擴展檔案工作的地盤，爭取發展的空間。據論者介紹，“前端控制”的理論依據來自西方學者，法國學者諾加雷提到的是“考慮”“進行干預的時機”;國際檔案理事會電子文件委員會“主張在文件形成前采取行動”。中國學者只是走得更遠一點，直接提出“前端控制”。“前端控制”論的基本觀點是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃，統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能嵌入各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效的監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。如若真如論者所設想的予以實現，將給檔案事業帶來美好的前景。然而，理想很豐滿，現實很骨感。

在人類社會發展史中，控制與反控制的博弈無處不在，控制方需要足夠的權威和權力來應付被控制方的反作用力，權威意味著在自己的職權范圍之內，權力用來保證控制的順利實施。而反觀檔案部門的“前端控制”已經遠遠超出了職權范圍，也沒有依法獲得相關授權來實施控制，充其量也只能是一種美好的幻想。

“前端控制”論的癥結在于，僅從技術層面去考慮實施的可能性，而沒意識到，檔案是一種復雜的社會現象，在社會生態環境中，受社會各種因素的影響極大，大到不是檔案部門所能掌控的。檔案如何留存，留存什么檔案，由誰管理、如何管理，都會受到法律、體制、權力、利益等諸多方面因素的相互制衡，而在其中，檔案部門所能發揮的影響力幾乎可以忽略不計，更不要奢望對文件的形成過程進行前端控制。在信息社會里，信息的重要性是不言而喻的，因此，控制與反控制已經演變成一場看不見硝煙的戰爭，道高一尺，魔高一丈，黑客與白客一直在進行著你死我活的較量，局域網的防火墻越筑越高，病毒、木馬也越來越高明。無論是從法律層面上，還是從部門職能上，還是技術能力上，檔案部門都很難在其形成過程中有所作為。

首先，我們應該認識到，雖然電子文件即將成為檔案的重要來源，而電子文件在轉化為檔案的過程已沒有了傳統檔案歸檔那樣明確的界限，也沒有了可視的物理運動過程，但這并不意味著處于后端的電子檔案管理工作與前端的文件管理工作之間沒有明確的權限劃分，更不意味著檔案部門可自然獲得由后端向前端延伸及轉化的權限，并不代表著“歸檔是文件的終點，也是檔案的起點”的傳統理論的失效。按照社會分工的基本原理，只有當電子文件轉化為電子檔案，檔案部門才有實際的管理權限。因此，“前端控制”是明顯的越權行為。

其次，從檔案管理的基本原理來看，檔案的基本職能是維護歷史的真實，而不能從檔案管理的需要出發去干預原始歷史記錄的產生和形成。檔案部門運用“前端控制”去指導文件應如何生成、如何運轉，無疑是使檔案進入了一個被制造的程序，其后果是破壞了歷史活動記錄的自然形成過程，使之改變了社會生活的自然生長程序，越來越遠地背離了維護歷史真實的社會職能，也有損于檔案的信用和檔案工作的職業聲譽。

最后，我們應該清晰地認識到檔案工作的社會定位。檔案工作實質上是撿拾人類社會生活中遺留下來的腳印，維護社會生活的真實歷史面貌，是一種相對滯后型的服務工作。我們工作的起點是在社會生活中的歷史事件結束之后，而不是出現在中端或前端，任何時候都不能干預歷史活動的自然生長過程，而影響歷史的真實性，更不用說管理與控制。

當然，從“前端控制”的理論思想來看，對于單位內部的文控過程是具有重要意義的，對于一些生產和科研單位內部的檔案管理也是有指導意義的，但將“前端控制”視作檔案管理理論則缺乏現實依據。在現實工作中，哪些文件會交給檔案部門作為檔案留存，歸檔單位是要進行全面衡量的，也就是說，還是要經過歸檔過程的，經過這一過程的檔案才成為我們的工作對象，我們的工作也只能從這時候開始。我們也希望歸檔單位“前端控制”做得好，而且也有機會真能進行些干預，也會為我們的工作打下一個良好的基礎，但也只能視作是可遇不可求的理想追求。