再談檔案整理合格證及檔案進館問題

梁艷麗

筆者在《檔案整理合格證的“尷尬”一文》中寫道，檔案整理合格證之所以處于尷尬的境地，原因有三：一是在檔案整理不夠規范的情況下開具與領取合格證不合適;二是檔案整理是否合格沒有規范的界定標準;三是檔案整理合格證不是檔案能順利進館的通行證。

提出問題是為了解決問題，分析檔案整理合格證的尷尬是為了改進檔案行政指導，緩解檔案行政指導與檔案接收征集進館的矛盾。鑒于此，筆者認為，檔案局（館）有關人員需要在以下三個方面下功夫。

首先，加強前端培訓，中端指導。檔案整理合格證是在檔案整理完畢之后開具的。也就是說，當各單位檔案工作人員完成上年度歸檔文件的收集、分類、排列、編號、編目、裝盒后，帶著歸檔文件目錄、整理好的不同期限的檔案若干盒，前去當地檔案行政管理部門，接受業務指導人員對本單位檔案整理質量的審核。此時，檔案整理已經定型：組件已定、裝訂完畢、類別確定、保管期限已定、件號已定。若業務指導人員對某一份文件的裝訂方式、裝訂順序、排列次序、保管期限等提出疑問，要求更改，并非易事。因為歸檔章已蓋，目錄已打印，檔案盒脊背已填寫，牽一發而動全身。對于既成事實，審核時的指導意見多少有點“馬后炮”的感覺。正因為檔案整理具有這樣的特點，檔案業務指導應加強前端培訓，中端指導。比如，年初及時掌握各單位檔案工作人員變動情況，在檔案收集階段就組織對新檔案工作人員及檔案整理業務水平有待提高人員的培訓。在檔案整理過程中，密切聯系、時刻關注，采取電話指導、微信指導、QQ指導、現場指導、參觀學習、示范引領、結對幫扶等方式，把規范的整理標準、科學的整理流程、必備的整理技能及時傳授給檔案整理人員，不斷提高檔案整理規范性。

其次，加強對業務檔案的監督和指導。多年來，檔案行政管理部門重文書檔案、輕業務檔案已是不爭的事實;檔案整理質量審查重文書檔案，輕業務檔案也是不容忽視的問題。《檔案法》第十條第一款規定：對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。各單位性質不同，職能不同，產生的業務檔案也不同。如檔案部門業務檔案內容包括檔案行政執法檢查、檔案行政指導等;工商部門產生的業務檔案內容則包括企業法人登記、個體工商戶、商標等;民政部門產生的業務檔案內容則涵蓋城鄉居民最低生活保障、傷殘撫恤、殯葬服務、婚姻登記等。盡管從文書檔案上也能看出各單位檔案內容的差別，但真正反映本單位主要職能的，應該是業務檔案。近年來，國家檔案局先后印發了兩批100種《國家基本專業檔案目錄》，并會同有關主管部門，相繼出臺了《金融企業業務檔案管理規定》《水利水電工程移民檔案管理辦法》《國土資源業務檔案管理辦法》《會計師事務所審計檔案管理辦法》等一系列規范性文件，使建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系變得真真切切，使檔案行政管理部門對業務檔案的指導有據可依。習近平總書記在十九大報告中指出：“全黨必須牢記，為什么人的問題，是檢驗一個政黨、一個政權性質的試金石。”檔案部門肩負著為黨管檔、為國守史、為民服務的光榮職責，應深刻領會黨和人民的辯證關系。從權為民所用、情為民所系、利為民所謀，到人民對美好生活的向往，就是我們的奮斗目標，樸實的話語昭示了中國共產黨以人民為中心的執政追求。沒有中國共產黨就沒有新中國，沒有廣大人民的衷心擁護，中國共產黨就失去了執政之基。從這個意義上講，為黨管檔、為國守史、為民服務是統一的，三者統一于檔案部門收集、管理、利用的檔案工作實踐中，統一于檔案業務指導、監督檢查、接收進館過程中。

最后，加強與檔案館接收征集工作的銜接。《檔案法》第十一條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。”對于保管期限是永久和30年的檔案而言，各單位的綜合檔案室只是一個暫時的棲身之地，檔案館才是它們的最終歸宿。不可否認，檔案整理仍是一項龐大的人工活動，盡管可以借助外力通過購買服務進行，但沒有哪個單位希望當年整理一次，進館時再整理一次。在現行體制下，檔案局（館）基本有兩種模式：一種是局、館合署辦公，一個是一個機構，兩塊牌子;一種是局館分設，局是館的上級機關，館是局的二級機構。無論哪種模式，檔案業務指導和接收征集基本上都分屬兩個不同的科室。盡管如此，從本質上講，局、館是一家。對于檔案整理質量的審核和把握，筆者認為，指導人員和接收人員要有三個起碼的認識：第一，檔案整理不同于工業產品機械化生產，從收集、分類、排列到編號、編目，人的因素影響其中，貫穿始終，要求各單位整理質量像一個模子刻出來的一樣整齊劃一是不現實的。第二，從職能上講，《檔案法》第六條第二款規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其它組織實行監督和指導。”《河南省檔案管理條例》第十六條規定：“對向國家檔案館移交檔案的范圍和技術要求有異議的，由同級檔案行政管理部門協調處理和決定。”檔案法律法規賦予了檔案行政管理部門對本行政區域內檔案事業的指導職能，以及對移交檔案技術要求的協調處理和決定職能。檔案館應制定科學、合理、規范、完善的進館檔案整理規范，并不得與法律法規尤其是檔案工作規范性文件相沖突。接收人員應擺正自己的位置，妥善處理好進館檔案接收事宜，避免讓進館單位人員產生檔案館接收標準高于甚至不同于檔案整理標準的錯覺和誤會。第三，《檔案法》第八條規定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”檔案館有整理檔案的職能，這其中的整理包括對進館檔案的二次整理，使之更便于管理和利用。檔案館工作人員畢竟是專門從事檔案工作的人員，相較各單位檔案員尤其是兼職檔案員有明顯的業務優勢。當然，筆者并不是說檔案館要無條件、無原則地接收各立檔單位的檔案，而是在檔案整理沒有明顯失誤、重大錯誤、基本符合進館標準的前提下避免讓各單位對檔案整理進行大返工，甚至拆卷、更換檔案封面乃至目錄。利用原有檔案的整理基礎，保持檔案的原有歷史面貌，既是對歷史的承認，也是對歷史的尊重。反之，以不規范、不工整為名要求拆卷，重新打印檔案封面、目錄，以機打形式代替手工填寫的封面目錄既沒有工作依據，更是對檔案工作原則的粗暴違反，是對檔案形成者、整理者的不尊重，也抹掉了檔案的原始性。

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（作者單位：上海大學圖書情報檔案系? 來稿日期：2017-12-14）