企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的研究

范云鵬

【摘要】檔案細(xì)化管理，是指檔案工作分解的各個(gè)環(huán)節(jié)，將細(xì)化管理理念融入檔案工作，并總結(jié)出各部分的最佳工作方法。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理、檔案管理的重要組成部分，可以直接或間接地影響企業(yè)的管理效率，如何做好企業(yè)檔案管理工作，更好地為企業(yè)服務(wù)，是現(xiàn)階段討論的熱點(diǎn)問題之一。

【關(guān)鍵詞】檔案 精細(xì)化 管理

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展過程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新的重要信息資源。企業(yè)檔案管理不能被視為影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益也有著微妙的影響。

一、與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義

（1）將精細(xì)化管理的思想融入檔案工作中，最大限度地發(fā)揮企業(yè)檔案的服務(wù)功能。文件管理程序和方法的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是指在檔案管理的收集、整理、識別、描述、存儲等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的工作方法。現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，不斷提高管理水平，分享改革，國際競爭和其他活動(dòng)普遍開展，所有業(yè)務(wù)工作提出了更高的要求，各種各樣的管理科學(xué)，廣泛應(yīng)用于各種業(yè)務(wù)，特別是企業(yè)信息化建設(shè)速度、網(wǎng)絡(luò)辦公文件管理需求的準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案的精細(xì)管理也可以反映企業(yè)管理水平的重要依據(jù)。要科學(xué)有序地對檔案進(jìn)行精細(xì)管理，可以充分挖掘檔案價(jià)值的利用，尋找新的發(fā)展思路，幫助企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，也可以達(dá)到經(jīng)濟(jì)發(fā)展的水平。

（2）檔案的精細(xì)管理能夠履行管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)管理責(zé)任。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄和重要的信息資源，檔案的原始憑證性要求檔案質(zhì)量必須高而穩(wěn)定，所以只有從一開始就精細(xì)管理，確保文件的形式存檔的生活質(zhì)量。因此，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展過程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新的重要信息資源。企業(yè)檔案管理不能被視為影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益也有著微妙的影響。因此，企業(yè)的檔案管理也必須改變原有的管理理念和理念，實(shí)現(xiàn)細(xì)化和系統(tǒng)化。

（3）對企業(yè)檔案的精細(xì)管理可以提高企業(yè)的管理機(jī)制。現(xiàn)代企業(yè)管理科學(xué)廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案管理工作十分傳統(tǒng)，作為企業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)積極吸收管理新知識，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄和重要信息資源，企業(yè)檔案工作是在企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等活動(dòng)中進(jìn)行的基礎(chǔ)性管理工作。隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，管理水平不斷提高，市場競爭日趨激烈。對于一個(gè)成熟的企業(yè)來說，不僅要有一個(gè)完善的企業(yè)管理體系，沒有經(jīng)濟(jì)運(yùn)行體系，企業(yè)經(jīng)營者的脆弱性也要不斷的完善，這就是優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理。

二、精細(xì)化管理的內(nèi)容

綜合管理是實(shí)施精細(xì)管理的一個(gè)重要方面，它是指對企業(yè)進(jìn)行全面的精細(xì)管理的思想和概念。精細(xì)管理的內(nèi)容主要體現(xiàn)在以下方面：一個(gè)是精細(xì)控制，它是一個(gè)重要的內(nèi)容的管理，要求企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)，如規(guī)劃、實(shí)施、評審，評審的整個(gè)過程精確控制，防止管理漏洞，增強(qiáng)員工的責(zé)任感，防止企業(yè)經(jīng)營過程中的錯(cuò)誤。第二，精細(xì)操作，業(yè)務(wù)活動(dòng)在每個(gè)鏈接相應(yīng)的規(guī)范和要求，是保證企業(yè)有序運(yùn)行的關(guān)鍵，因此每一位員工都應(yīng)遵守這些規(guī)范，使企業(yè)經(jīng)營更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)的發(fā)展可推廣的價(jià)值。四是精細(xì)分析，是精細(xì)規(guī)劃條件的前提，能有效提高企業(yè)的核心競爭力，對企業(yè)管理的各個(gè)方面進(jìn)行細(xì)化分析，運(yùn)用現(xiàn)代的多層次多角度跟蹤分析手段，為企業(yè)找到科學(xué)有效的方法。五是細(xì)化規(guī)劃，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展最重要的內(nèi)容之一，企業(yè)的精細(xì)規(guī)劃主要包括兩個(gè)方面：一方面，是企業(yè)經(jīng)營者的工作計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，另一方面是企業(yè)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營情況和市場的預(yù)測和制定長期目標(biāo)和目標(biāo)包括企業(yè)的管理模式、形式、規(guī)模和利潤等。

三、企業(yè)檔案管理精細(xì)化實(shí)踐探索

（1）健全制度，落實(shí)責(zé)任制。首先，健全管理制度。建立健全《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度》等制度，做到以制度強(qiáng)化管理，保證了檔案的安全，提高了檔案管理工作效率，發(fā)揮了檔案在企業(yè)管理中的作用。其次，認(rèn)真落實(shí)責(zé)任制。要高度重視檔案工作。要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要保證檔案管理必要的經(jīng)費(fèi)開支，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，確保檔案資料的安全。檔案資料安排專人負(fù)責(zé)、專室存放，微機(jī)管理與檔案裝訂管理相結(jié)合。

（2）建立健全檔案管理流程。隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象和管理方法都發(fā)生了變化，現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中得到了廣泛的應(yīng)用。因此，建立高質(zhì)量的文件管理團(tuán)隊(duì)是加強(qiáng)文件管理的關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)是使檔案的存儲和利用價(jià)值最大化，完成檔案工作，便于檢索和利用。我們應(yīng)該嚴(yán)格掌握文件歸檔的有效性。我們只能歸檔或歸檔文件和材料來完成當(dāng)前的文件任務(wù)。合理分工，明確歸檔重點(diǎn)。隨著改革的深入，檔案管理也發(fā)生了變化。面對新的歷史時(shí)期和新的工作需要，文件管理工作顯得更加重要。

（3）精細(xì)管理的出發(fā)點(diǎn)在于實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)運(yùn)營的核心組織者和主管，具有決策、組織、指揮、創(chuàng)新和人事管理的功能。企業(yè)檔案、實(shí)施精細(xì)管理需要領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮組織功能，充分認(rèn)識檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，使企業(yè)檔案服務(wù)為企業(yè)發(fā)展，在激烈的市場競爭中更大的跨度和發(fā)展。企業(yè)負(fù)責(zé)人要真正從思想上把它擺上議事日程，從建設(shè)一流企業(yè)和科學(xué)化管理的高度認(rèn)識檔案工作的極端重要性，著力加強(qiáng)企業(yè)檔案人才建設(shè)，把思想好、素質(zhì)高、懂專業(yè)、熱愛檔案工作并且有一定研究能力的人員選拔到檔案管理崗位上來，造就一支過得硬的專業(yè)隊(duì)伍。

（4）以精細(xì)化管理為目標(biāo)，加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。我們要結(jié)合檔案管理精細(xì)化、規(guī)范化的發(fā)展要求，積極探索和完善企業(yè)檔案管理模式及標(biāo)準(zhǔn)。對資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實(shí)用的管理流程。結(jié)合公司檔案管理工作，對資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號→裝盒→編目→上柜。科學(xué)按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進(jìn)行分類整理、歸檔保管。

四、有效推行精細(xì)化管理的相關(guān)策略

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理模式

轉(zhuǎn)變管理理念是企業(yè)推行精細(xì)化管理的前提條件，只有管理者和員工都樹立精細(xì)化管理思想，內(nèi)部凝聚力才能增強(qiáng)，企業(yè)上下才能齊心協(xié)力，共同為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而奮斗。

當(dāng)前，我國很多企業(yè)都習(xí)慣運(yùn)用傳統(tǒng)的管理模式，對現(xiàn)代化的管理方式甚少涉及，企業(yè)中無論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都抱持著一種“還行”“差不多”的工作心態(tài)與工作作風(fēng)，對細(xì)致化的流程環(huán)節(jié)很少重視。要想改變這種現(xiàn)狀，使企業(yè)得到長遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須轉(zhuǎn)變原有的粗放式、經(jīng)驗(yàn)型的管理理念，把精細(xì)化的管理思想貫穿到企業(yè)日常管理的每一個(gè)工作程序中。此外，要注意的是在精細(xì)化管理實(shí)際推行的過程中，企業(yè)員工觀念意識的轉(zhuǎn)變和行為職責(zé)的運(yùn)作在一定程度上會受到企業(yè)管理者們思想觀念的影響，因此，要想真正把精細(xì)化管理方式落實(shí)到位，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者首先就應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，以精細(xì)化來提高全體員工的整體素質(zhì)，這是決定一個(gè)企業(yè)精細(xì)化管理是否成功推行的關(guān)鍵。

（二）較強(qiáng)的執(zhí)行力

執(zhí)行不到位是全面實(shí)施精細(xì)化管理的最大障礙，精細(xì)化是市場競爭的產(chǎn)物，企業(yè)沒有較強(qiáng)的執(zhí)行能力，在激烈的市場竟?fàn)幹泻茈y獲得優(yōu)勢。

執(zhí)行是企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化為具體成果和效益的關(guān)鍵，是一個(gè)公司在企業(yè)整體上實(shí)現(xiàn)高績效的意愿、能力和程度。衡量執(zhí)行情況有不同的標(biāo)準(zhǔn)。對個(gè)人來說，它是指一個(gè)人做事的能力，是否按時(shí)、按質(zhì)、按量完成工作任務(wù)。對于一個(gè)企業(yè)來說，它是企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，戰(zhàn)略目標(biāo)是否在計(jì)劃的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。我國不少企業(yè)中雖然都有著健全的管理制度，然而對于制度的執(zhí)行卻是打了很大的折扣，一些推諉執(zhí)行、消極執(zhí)行、虛假執(zhí)行的應(yīng)付手段層出不窮，使得企業(yè)的生產(chǎn)任務(wù)很難完成。提高企業(yè)執(zhí)行力則可以為精細(xì)化管理掃清障礙。首先，企業(yè)的管理制度應(yīng)約束的是所有人，而不只是普通員工，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要清楚的認(rèn)清這一點(diǎn)其次，管理者要有魄力，這是實(shí)施精細(xì)化管理的重要條件。最后，我們應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的理念。科學(xué)、人性化的管理方法有利于提高企業(yè)員工的工作積極性。

（三）引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)

精細(xì)化管理是通過規(guī)則的細(xì)化和系統(tǒng)化來實(shí)現(xiàn)企業(yè)各環(huán)節(jié)協(xié)同、高效、精確的運(yùn)行，現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?yàn)槠髽I(yè)精細(xì)化管理的推行提供技術(shù)保障，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的有序化有著非常重要的作用。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，目前ERP管理系統(tǒng)在許多企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，為企業(yè)管理層和員工提供了決策運(yùn)行手段的管理平臺，極大地提高了企業(yè)管理效率。ERP管理系統(tǒng)可以集中企業(yè)管理優(yōu)勢，根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，以市場需求為導(dǎo)向，以生產(chǎn)過程管理為核心，以現(xiàn)代化的信息技術(shù)為手段來制定對企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的全流程進(jìn)行有效控制的總體構(gòu)架。它的應(yīng)用為企業(yè)推行精細(xì)化管理提供了豐富的信息資源，對幫助企業(yè)適應(yīng)市場環(huán)境變化，優(yōu)化生產(chǎn)經(jīng)營過程具有重要的意義。

五、結(jié)束語

檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)改革發(fā)展的軌跡。檔案管理在企業(yè)管理中起著不可替代的作用。同時(shí)，企業(yè)檔案管理的重要組成部分是保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益、維護(hù)企業(yè)真實(shí)歷史觀的重要性和基礎(chǔ)性工作。因此，最重要的是要用完善的管理方法把這些文件保存好。

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