信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的方法

王趙芳

摘要：在改革開放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)得到了快速的發(fā)展，大量的公司以及企業(yè)漸漸地涌起，并且這些公司和企業(yè)已經(jīng)成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)的主要來(lái)源之一。而對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理在它們的發(fā)展進(jìn)程中具有極其重要的作用，許多單位在檔案管理方面投入了大量的人力和物力，但是，由于事業(yè)單位的檔案不僅僅數(shù)量多，而且種類繁多，因此，到目前為止，許多單位在檔案管理方面仍然存在著許多問(wèn)題，從而嚴(yán)重的阻礙了事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展和進(jìn)步。信息時(shí)代的到來(lái)輕而易舉的解決了這一系列問(wèn)題，大大的簡(jiǎn)化了檔案管理工作。本文就目前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)方面存在的問(wèn)題以及相對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策做了簡(jiǎn)要的分析和探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；方法策略

毋庸置疑，眼前的時(shí)代是屬于信息化的時(shí)代，各行各業(yè)都在致力于提升工作效率，將信息化作為企業(yè)或組織發(fā)展的方向，在事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作同樣是這樣。國(guó)內(nèi)的檔案管理工作在許久之前都已經(jīng)開展了信息化方面的工作，經(jīng)過(guò)十?dāng)?shù)年的發(fā)展，也取得了一定的成果。不過(guò)相較于發(fā)達(dá)國(guó)家，國(guó)內(nèi)的檔案管理工作，特別是在信息化建設(shè)領(lǐng)域十分不足。故而，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要積極推進(jìn)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策的研究，在此基礎(chǔ)上找出促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效舉措。

一、檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義

（一）實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、無(wú)紙化管理

檔案管理工作主要包括了檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等多個(gè)環(huán)節(jié)，由于傳統(tǒng)的檔案文件多為紙質(zhì)文件，導(dǎo)致管理工作不僅耗時(shí)長(zhǎng)，而且勞動(dòng)強(qiáng)度大。而在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，通過(guò)數(shù)字處理技術(shù)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔處理，并將這些檔案信息存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣不僅能更好地保證檔案信息的完整性與原始性，而且能極大地減少檔案工作人員的重復(fù)工作量，避免了原紙質(zhì)檔案必須歸檔后才能查閱的缺陷。

（二）有利于檔案信息的共享利用

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，主要是以人工借閱服務(wù)為主，用戶必須親自到檔案館中才能進(jìn)行檔案信息的查閱或咨詢工作。而通過(guò)近年來(lái)檔案管理工作的信息化建設(shè)，檔案的信息服務(wù)再也不用受到時(shí)間與空間的限制，用戶只需要通過(guò)一臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)連接的電腦，即可進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中，自由的查閱、搜索、咨詢和下載自己需要的檔案信息，從而真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息與用戶之間的零距離接觸，保證了檔案信息的有效共享與利用。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性，故而，在實(shí)施過(guò)程中必須要引起相關(guān)部門足夠的重視，意識(shí)到其關(guān)鍵性作用。與此同時(shí)，從業(yè)人員要在管理方式上進(jìn)行革新，顯示出檔案管理信息化建設(shè)的必要性，強(qiáng)化從業(yè)人員對(duì)其認(rèn)知程度，激發(fā)人們的認(rèn)同感，便于工作的開展，做好各單位間的協(xié)調(diào)工作，本質(zhì)上提升檔案管理的作業(yè)效率，進(jìn)而促進(jìn)組織內(nèi)各項(xiàng)工作效率方面的提升。

（二）提升事業(yè)單位檔案管理信息化安全性

事業(yè)單位在積極提升檔案管理效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須注重信息資源系統(tǒng)的安全性。首先，網(wǎng)絡(luò)具有高度共享性，事業(yè)單位在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)展開檔案管理的過(guò)程中，檔案內(nèi)容是極易被篡改的。為了防止泄露機(jī)密文件現(xiàn)象的發(fā)生，檔案管理人員在日常工作中應(yīng)積極采取多種安全措施，如訪問(wèn)權(quán)限、身份識(shí)別和加密設(shè)置等，提升檔案安全性；其次，檔案管理人員必須嚴(yán)格把控上網(wǎng)檔案信息內(nèi)容，從網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的安全性角度出發(fā)，科學(xué)的進(jìn)行檔案管理和系統(tǒng)的維護(hù)工作；再次，將防火墻設(shè)置于系統(tǒng)中，對(duì)殺毒軟件進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，加大對(duì)事業(yè)單位檔案信息的保護(hù)力度；最后，在提升事業(yè)單位檔案信息化管理安全性的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)除塵器、除濕器等設(shè)備的應(yīng)用力度，最大限度的加大對(duì)檔案信息的保護(hù)力度。

（三）加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度

檔案信息化管理是一項(xiàng)技術(shù)性以及專業(yè)性都極其強(qiáng)的工作，因此，為了使得檔案信息化建設(shè)可以更好地開展，各個(gè)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員必須要不斷的加強(qiáng)對(duì)于檔案信息化管理工作人員的培訓(xùn)力度。例如，事業(yè)單位可以定期的開展一些計(jì)算機(jī)應(yīng)用以及各種電子檔案制作和應(yīng)用的培訓(xùn)課題，然后要求所有的檔案信息化管理工作人員積極參加培訓(xùn)活動(dòng)，并且在培訓(xùn)結(jié)束之后，對(duì)他們的培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核。另外，事業(yè)單位還應(yīng)該定期開展一些檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的專題活動(dòng)，鼓勵(lì)他們相互交流、相互探討，從而不斷的提高自己計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力。同時(shí)，事業(yè)單位也可以定期派遣一部分檔案管理工作人員到其他優(yōu)秀的范圍進(jìn)行參觀和學(xué)習(xí)。甚至也可以聘請(qǐng)一些專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，然后讓檔案管理工作人員積極與他們進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)。

（四）配備統(tǒng)一、實(shí)用的軟硬件設(shè)備

如若要建立一個(gè)健全的檔案管理信息化平臺(tái)，就必須要有一個(gè)完善的軟硬件設(shè)施作為先決條件。檔案管理工作的重點(diǎn)在于完好的存儲(chǔ)檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實(shí)性，這時(shí)候優(yōu)良的設(shè)備就顯得格外重要了。并且，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備必須要具有一致性，不然很容易發(fā)生數(shù)據(jù)不兼容的現(xiàn)象，或者信息不能識(shí)別，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存故障，不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)搜索等故障。有鑒于此，唯有一致型號(hào)、規(guī)格的軟硬件設(shè)施，才可以在物質(zhì)上進(jìn)行保障。筆者在此建議，各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)溝通，盡量使用一致的、使用較多的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，加強(qiáng)與國(guó)際上軟、硬件做的較好的公司的溝通聯(lián)絡(luò)，打造自己的檔案管理操作系統(tǒng)，方便處理自己的數(shù)據(jù)信息。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案是機(jī)關(guān)、組織與個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中所直接形成并保持備查的文字、圖表、音像等歷史記錄，它作為一種重要的信息資源，也是機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)建設(shè)與科學(xué)研究的重要參考依據(jù)與可靠憑據(jù)。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，我們應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，有效地改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使原有的紙質(zhì)管理逐步向著數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，從而有力提升檔案管理工作的管理效率與服務(wù)水平。