淺談對于基層檔案管理工作的思考

郭利新

摘要：基層檔案部門普遍存在意識缺乏、隊伍不穩(wěn)定、收集歸檔不齊全、不完整的問題，筆者從五個方面提出解決這些問題的方法：加強檔案意識，加大基礎(chǔ)投入，造就穩(wěn)定、高素質(zhì)的檔案隊伍，推進(jìn)檔案資料的規(guī)范化整理，加強法制意識的培育與提高。

關(guān)鍵詞：基層；檔案；隊伍

基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎(chǔ)，是國家全部檔案不斷補充的源泉，其收集和整理程度與水平如何，直接影響著檔案館能否充分利用檔案有效地發(fā)揮作用，對于檔案室和檔案館的工作成效具有重要影響。

一、基層檔案管理工作需要解決的一些問題

作為一名基層檔案工作者，對基層的檔案管理如何能達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，筆者認(rèn)為還有許多問題亟待解決。

（一）檔案意識不到位。近幾年來，通過《檔案法》的宣傳貫徹，基層領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識有所加強，但檔案工作仍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況，對日常有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不認(rèn)真貫徹，影響了基層檔案工作的規(guī)模發(fā)展，影響了檔案質(zhì)量的規(guī)范和提高，也影響了檔案工作人員對檔案工作的積極性和進(jìn)取心。

（二）檔案人員的隊伍不穩(wěn)定。由于體制的問題，機關(guān)檔案管理員很少有專職的，大部分是兼職，再加上檔案管理工作是一項勞神費心的苦差事，同時檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)要求高，很多干部不愿干，即使在崗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去絕大部分時間，對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有時間去管理或整理本部門大量的檔案資料，有時也只是應(yīng)付而已。條件好的部門，直接送到上級檔案館幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然，經(jīng)常存在2-3年整理一次檔案的情況。同時，很多單位的檔案人員變動頻繁，導(dǎo)致檔案工作不能保持它的系統(tǒng)性和完整性。

（三）檔案的收集、整理不夠齊全完整。由于檔案知識普及的不夠全面，很多人認(rèn)為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，致使有些檔案不能被歸檔保存。檔案收集、整理的不齊全，不單單是檔案人員的問題，與其它業(yè)務(wù)人員關(guān)系極為密切。例如聲像檔案，很多單位在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，負(fù)責(zé)攝影、錄音的工作人員，認(rèn)為拍完，錄完就算完成任務(wù)了，根本就沒想到歸檔。另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，由于全局觀念、檔案意識的缺乏，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

（四）檔案制度不健全，資料保管不善。很多機關(guān)單位檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱和保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，檔案管理人員責(zé)任心不強，檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，丟失嚴(yán)重；檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向。

（五）檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善。基礎(chǔ)設(shè)施是保障，沒有一個合格的檔案室，檔案的安全保管、有效利用、功能發(fā)揮都是一句空話。大部分基層部門的檔案室設(shè)施簡陋，基礎(chǔ)條件差，檔案柜陳舊老化，通風(fēng)性能不夠好，安全措施沒落實，防蟲防霉設(shè)備不配套等；有些因受辦公條件的限制，沒建立綜合檔案室，而是與機關(guān)辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的只能叫雜物保管室，檔案室里的檔案沒有多少，雜物、舊物堆滿房間。

二、如何解決基層檔案工作中存在問題

（一）加強檔案意識。我們不僅要以培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)指導(dǎo)為媒介，組織檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》，讓他們從思想上認(rèn)識到檔案的重要性，從法律的視角來看檔案工作，同時，更要加強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持，這是我們做好檔案工作的根本前提。爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持主要有兩方面：一方面要找準(zhǔn)檔案工作與經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的結(jié)合點，用工作效果的不可替代來爭取領(lǐng)導(dǎo)和社會重視；另一方面要善于主動爭取領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和部門了解、重視檔案工作。

（二）加大基礎(chǔ)投入。企業(yè)在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排，尤其是對館藏檔案的檔案維護(hù)、檔案信息化建設(shè)及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費用要予以重點保障，購置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀等設(shè)備，進(jìn)一步提升檔案管理信息化水平，確保檔案安全管理，檔案資料不丟失、不損壞。

（三）強化檔案資料收集、整理工作。檔案的收集、整理不是一個檔案員能完全做到的，只有各級各部門都意識到檔案的重要性，想做好檔案的收集、整理工作，把他們手中形成的檔案材料自覺交到檔案員手中，才能順利地開展這項工作。其次，建立崗位責(zé)任制，將文件材料收集歸檔工作列入單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員的目標(biāo)責(zé)任制中，并進(jìn)行年度考核，考核結(jié)果與其獎勵掛鉤。

（四）加強檔案法制意識的培育與提高。檔案法制意識是指要求依法管理國家檔案事務(wù)的思想觀念，有著檔案法制意識的人必然具有檔案法律至高無上的思想觀念，一旦社會成員普遍樹立起檔案法制觀念，必然產(chǎn)生運用法律管理檔案、維護(hù)檔案安全的強烈要求。一是要大力普及宣傳《檔案法》，宣傳依法治檔的先進(jìn)典型，增強全社會的檔案意識。二是檔案主管部門強化檔案執(zhí)法主體意識，加強檔案執(zhí)法力度，真正做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。三是通過一段時期的實踐，對不符合《檔案法》要求的一些規(guī)章制度，對照新形勢的要求作必要的修改和完善。四是建議企業(yè)把貫徹落實檔案法規(guī)情況列入目標(biāo)管理來考核，確保檔案管理工作上新臺階。