高校儀器設備管理系統在設備建賬改革的新探索

王 軍 周 全

（四川大學實驗室及設備管理處，四川 成都 610065）

一、緒論

1.引言

《高等學校儀器設備管理辦法》第六條指出學校要對儀器設備的資料建立檔案，實施計算機管理。對儀器設備的種類、數量、金額、分布及使用狀況經常進行分析、研究和匯總，并按有關規定如期、準確上報各類統計數據。要加強校內、外網絡資源建設，逐步做到有關數據網上傳輸，充分利用現代化手段實現對儀器設備的資源共享和科學化管理。

按照教育部的要求，高校也在努力對儀器設備管理系統進行全面升級。目前高校儀器設備管理存在以下一些問題，例如：高校校區較多，師生在辦理報賬建賬業務時較為麻煩；同時由于不同校區和系統較多造成重復填寫數據問題；并且針對于在校師生上下課高峰期等問題造成業務辦理高峰期等待辦理時間過長的問題。儀器設備管理系統旨在運用互聯網信息平臺，深化高校儀器設備管理改革，緩解在校師生建賬報賬耗時過長、流程較為復雜的問題。完成對設備建賬的改革與創新，一方面大大緩解了高校在設備管理方面的人力與物力壓力，節約了時間與空間成本。另一方面給在校師生建賬報賬提供極大的便利。

2.研究背景與目標

近年來，我校設備建賬每年約15000臺件以上，建賬師生人數多，工作量大，流程比較復雜。為最大限度地簡化優化建賬流程，縮短建賬時間，解決師生現場終審排隊和多校區重復“跑路”等問題，設備處努力依托現代信息技術，實現了“設備建賬遠程網上審核，設備建賬，自助終端打印標簽單據”的全新建賬模式，較之以往到管理部門現場審核的建賬模式，大大提高了效能，得到師生好評。

通過深入基層廣泛調研、開展座談征求意見、認真梳理總結，真切地從一線師生角度考量設備管理系統的便利性，設備處全面升級設備管理系統，對系統功能和業務辦理流程進行不斷調整、完善和優化。完成系統界面用戶體驗友好化處理等工作，實現了儀器設備網上在線終審，解決了年底高峰期現場終審排隊現象和師生多校區重復“跑路”等問題，大大提高了設備建賬的時效性，讓師生辦理建賬業務更加便捷順暢，大幅提高了服務效能。具體完成了以下幾項改革服務。

改革儀器設備建賬終審模式。由傳統的現場終審模式變革為網上終審，全程線上辦理，無需前往設備處，徹底解決師生現場排隊終審、多校區重復“跑路”等問題。

推行了移動應用平臺（微信“資產通”）。利用微信實現信息推送、業務審批、數據查詢等功能，讓全校師生更加便捷地辦理業務、查詢數據和享受信息服務。

二、儀器設備管理系統建設內容

1.儀器設備建賬業務審批工作現狀

據統計，2016年四川大學儀器設備建賬建卡臺件數27357，總值4.16億元。按照1年200個工作日計算，平均每天辦理設備建賬達137臺件,而一件儀器設備建賬建卡終審時間大約需要5-15分鐘左右，業務辦理數量和工作量非常大。通常每一臺儀器設備在設備管理系統填報事項的錯誤率幾乎達到40%。據統計，隨著高校規模的擴大，人才引入及人員流動越來越頻繁，這就造成了報賬人員更替速度越來越快，除了學校本部黨政工群等部門外，其他學院、醫院、研究所及各類辦學實體單位的經辦人幾乎都是各年級的學生和自聘人員，這些新報賬人員對高校報賬業務的規定及流程不太熟悉，經常出現前一次辦事人員回去后交給另外一個人“接力”辦理，一筆業務經常出現3人及以上人員來辦理的情況，由于每個經辦人對儀器設備網上填報的要求和規定在認知上有所差異，即便是當場告知了需要重新填報的事項和要帶上的材料，大多數經辦人也記不完全，導致有的一個項目填報錯誤，有的多個項目填報錯誤，而填寫錯誤的項目需要重新在管理平臺上修改，再進行審批，造成前來辦事的教職工和學生來回奔波多次修改，而設備處建賬崗位的工作人員也隨之反復的重復勞動。學校實行該審批程序至今，工作運行雖然正常有序，但仍然存在填報事項不完善、一個或多個事項填報錯誤、資料攜帶不齊、審批效率有待提高等問題。

2.儀器設備建賬存在的主要問題

儀器設備建賬主要存在師生多校區重復跑路，高峰期建賬排隊現象嚴重等問題。四川大學儀器設備管理系統于2010年建設，之后未進行系統性的梳理，部分業務已經不能滿足日益增長的管理需求，特別是高峰期建賬排隊現象嚴重。儀器設備網上建卡建賬工作要求，新購置儀器設備金額在800元以上，須在四川大學儀器設備管理系統中申報建賬業務，在系統中逐項填報購置信息（包括領用單位、資產來源、資產歸屬、經手人、采購人、供應商、發票日期、發票號、經費編號、經費名稱、經費科目等）及儀器設備信息（包括設備名稱、分類號、單位、型號、規格、使用方向、國別、是否進口、生產商、保修期限等），經所在單位設備管理員初審后，再攜帶儀器設備采購合同、票據、經費卡、出廠證明等相關資料原件到設備處排隊終審，審核通過后，獲得蓋章的《儀器設備對賬單》和設備標簽；如果終審未通過，撤回修改，設備管理員初審，再次到現場終審。以上程序由于填報項目較多，資料攜帶不全，又需現場審核，往往出錯率較高，導致師生經常反復跑路，并且像年底高峰期經常出現排長隊的現象。

3. 解決建賬排隊問題

通過分析調研，四川大學2016年建賬金額小于3萬元的有25634臺件（占總量的94%），3萬以上的為1723臺件（占總量的6%），因此對3萬以下的設備進行建賬模式優化，實現用戶不到設備處即可報賬的模式。具體流程如下：①用戶提交建賬業務申請，上傳發票、銘牌照、現場安裝照片等圖片；②單位設備管理員初審；③設備處網上終審；④用戶自行打印A4《對賬單》，前往財務處投遞報銷和使用自助打印終端打印設備標簽；⑤設備正式入賬，流程結束。

上述流程可以清楚地描述師生整體建賬報賬的流程，該系統的重中之重是緩解目前報賬建賬較多的3萬元以下設備建賬過程。

實現3萬元以下設備建賬業務不排隊的核心關鍵點：

第一，用戶申請建賬時，必須上傳設備處終審所需要的各類資料照片；第二，設備處及時審核提交的建賬業務，可在建賬提交成功后對老師作提示：當日提交的業務三個工作日內審核完畢；第三，提供打印自助服務終端或標簽打印機，用戶可在行政樓、華西校區自助服務終端自行打印設備標簽；第四，由老師自行在A4打印機上打印《對賬單》， 財務處認可的對賬單上設備處不用再蓋章。

4.移動應用平臺

移動應用平臺的宗旨是讓用戶可以隨時隨地辦公，查詢設備信息，查看相關業務辦理情況，滿足業務辦理審批的實時性要求。該平臺利用微信平臺，能夠為用戶提供隨時隨地利用移動終端處理主要業務，查詢信息等。主要功能有：①信息推送：各類業務的辦理通知；②業務辦理：照片拍攝上傳、業務審批（除開必須打印各類紙質單據的業務節點）；③個人業務進程查詢；④提供條碼掃描、二維碼掃描識別功能，并能根據條碼、二維碼內容自動追蹤業務進程及業務關鍵信息（僅能查詢自己申辦的業務和職權范圍內的相關業務）。

三、建設效果預估和對比

通過本次對設備管理系統的升級優化，實現了對設備建賬模式的改革，可大大提高小額設備建賬的時效性，讓老師辦理建賬業務更加便捷，解決年底建賬終審排隊現象。移動應用的消息推送及任務審核功能讓設備管理系統不再局限于電腦端，實現了跨越空間的移動辦公，能大大提高各業務的流轉速度，業務辦理更順暢。

四、系統運行效果

儀器設備管理系統的運行效果主要包含以下的幾個方面：用戶提交建賬申請，并且完成對建賬內容上傳；完成報賬信息的填寫和上傳；設備資產自助打印等操作。實現單臺件或批量小于3萬元的設備實施設備建賬“遠程網上終審、自助終端打印標簽單據”的新模式。通過以“制度+科技”、“人控+技控”的手段，構建全方位、多手段、零時差的網絡服務體系，提高儀器設備建賬的時效性，讓師生辦理建賬業務更加便捷順暢，切實為廣大師生提供高效優質的一流服務。

表3.1 改革前后設備建賬報賬對比表

五、結束語

儀器設備管理系統的一體化是高校設備儀器改革的一個新的探索。隨著近年來互聯網技術的升級與高校信息管理一體化的進行，優化高校管理系統來緩解目前因系統所導致的人力成本過高與師生辦理業務較為麻煩的問題。目前四川大學儀器設備管理系統的一體化已取得較大成果，完成了儀器設備建賬系統以及設備資產標簽自助打印系統。通過實際測試，與現有原始系統相比，儀器設備建賬系統節約了近一半的人力成本，為師生提供了極大的便利，師生建賬報賬無需到設備處，直接到財務處報賬，解決終審排隊現象，同時設備終審通過后直接去財務處投遞，確保“一次跑路辦完所有業務”，并且不打單據，無需設備處蓋章，極大程度上避免排長隊和重復跑路的情況。與此同時，設備資產標簽自助打印系統也極大方便了師生建賬流程，老師可以到自助終端通過身份識別自行打印，方便補打，有利于提高標簽張貼率。系統升級以及信息一體化所帶來的優勢是有目共睹的，必將成為未來高校設備建賬改革的新模式。

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