淺談互聯網+時代背景下小語種教務檔案的規范化管理

尹娜

摘 要：以小語種教務檔案的規范化管理為研究對象，實現“互聯網+教務檔案”的管理模式，用以完善原有小語種教務檔案管理中的不足，實現教務檔案網絡化、規范化管理。

關鍵詞：互聯網+ 小語種 教務檔案

教務檔案管理包括教務檔案的收集、整理、歸檔等一系列的工作過程，檔案管理內容相對復雜。小語種的教務檔案管理是對于英語以外的其他語種的教務檔案管理。高校小語種教學中的教務檔案管理，是小語種教學的堅強后盾。“互聯網+”代表著一種新的社會形態。“互聯網+”在小語種教務檔案管理中的推行，為高校檔案網絡化管理提供了便利條件和支撐。“互聯網+”打破了傳統的教務檔案管理理念的束縛，能夠有效地解決教務檔案管理中的問題。本文以小語種教務檔案的規范化管理為研究對象，探索“互聯網+教務檔案”的管理模式，用以完善原有小語種教務檔案管理中的不足，實現教務檔案網絡化、規范化管理，在部門與部門之間實現教務檔案的互享，提高檔案管理工作的效率。[1]

一、目前小語種教務檔案管理的困境

目前對于小語種教務檔案管理，還存在諸多問題。尤其是小語種教務檔案管理，區別于其他專業，內容比較繁瑣。因為涉及到學生層面的教務檔案，包括在校生和出國留學生兩種情況，而出國留學生又區別于留學國家，情況不同，存檔歸檔的內容也不盡相同。

1.教務檔案管理不專業

由于工作人員日常的教學管理工作事務繁瑣，工作量大，加之對教務檔案缺乏科學規范化的管理，有時為了及時處理某項具體工作，在某個環節上可能存在疏漏，而導致教務檔案管理的檔案文件出現遺失或不全的現象，或是因教務檔案材料的堆積，出現整理無序甚至管理失控的局面，也就客觀上給教務檔案的收集整理和利用造成重大影響。[2]

2.教務檔案數字化管理程度不夠

因紙質的教務檔案傳遞不方便，加之目前高校的資金支持以及長期的管理問題，教務檔案的數字化程度不夠，利用網絡信息化的程度不高，教務檔案的管理相對混亂。各類教務檔案管理部門不同程度的存在著傳統的檔案積壓較多，收集和管理的檔案資料不齊全等問題。尤其是高校小語種教務檔案，涉及種類多，內容五花八門，各種檔案資料長期堆積致使實現數字化程度有一定困難。信息化建設程度低，查詢系統不清晰等情況，這都是數字化管理程度不高的表現。

3.教務檔案無統一標準

小語種教務檔案管理尚無嚴格統一的標準，導致檔案信息無法實現部門之間的共享，各高校也是根據學校自身發展需要與設想在構建網絡化的管理模式和操作平臺。教務檔案管理網絡化的目的不僅要實現教務檔案信息的電子化，還要實現教務檔案資源的互聯與共享。由于沒有統一的管理系統、信息儲存標準等規定，導致高校內教務檔案管理封閉，檔案信息共享性差，并未實現教務檔案管理網絡化的初衷。

二、如何利用 “互聯網+”對小語種教務檔案進行規范化管理

小語種教務檔案的規范化管理還必須依賴于工作方法的改進和現代化辦公技術的應用。“互聯網+”是指將傳統行業與互聯網有效地結合起來，形成行業發展的新模式。在信息技術蓬勃發展的時代，“互聯網+”對于小語種教務檔案的有效利用，可以打破傳統意義上教務檔案管理理念的束縛，為小語種的教務管理帶來重要的改革與貢獻。如何利用“互聯網+”對小語種教務檔案進行規范化的管理應從以下幾個方面著手。

1.改變傳統的紙質檔案管理模式，實現紙質檔案和電子檔案管理有機結合

傳統的教務檔案管理是紙質的人工管理，而“互聯網+”推動下的教務檔案管理將成為電子的智能管理。電子文檔材料可以節省空間，并且避免了紙質檔案資料的損壞與侵蝕，真正實現檔案保護的功能，又能方便傳輸，實現資源共享，使檔案的使用更具科學性，提高檔案的利用水平。 在日常的教務管理工作中，有些材料內容和形式迥異，可將材料做成電子文檔分別按類別、內容等分類完整歸檔，同時將文件中的主要支撐材料做成紙質檔案歸檔備查，實現二者有機結合。

2.建立小語種教務檔案管理平臺

伴隨信息技術的快速發展，高校的小語種教務管理應借助于計算機網絡手段，構建教務檔案管理體系，實現教務檔案管理的現代化。信息資料存檔時，在紙質文檔和電子文檔相輔相成、有機結合的基礎上，依照合理的程序把準備歸檔的信息編碼整理，構建計算機網絡信息管理為主要手段的高校教務檔案管理平臺，可以更合理地給使用者帶來便利。在教務檔案管理體系的構架下，可以建立一系列的電子庫，開通查詢檔案主頁，通識教務檔案信息及時上傳，提供網絡化的檔案服務方式，方便廣大師生利用。具體可以包括如學生成績管理庫、課表查詢數據庫、教學任務庫等。另外小語種專業很多學生涉及到出國留學，需要把留學期間的成績轉換為培養方案內的課程成績，因此建立如學分轉換相關的教務檔案數據庫也是有必要的。

3.提供關鍵字搜索引擎

為提高教務檔案的快速定位和查找，系統提供標題、類別等關鍵字的綜合查詢，都能對需要查找的教務檔案進行快速定位。

4.實現教務檔案管理的辦公自動化

充分利用“互聯網+”，實現教務檔案管理的辦公自動化，能有效解決教務檔案服務的時效問題，提高工作質量和效率。網絡上實現教務檔案的共享，可以使教務管理人員和教師在互聯網上隨時查詢所需文件材料。

結語

小語種教務檔案在小語種教務管理中占據重要的地位，是開展教學過程中形成的具有寶貴保存價值的歷史記錄，是高校教學管理者的勞動成果和智慧的結晶。隨著高校教育的發展、教學改革的深化以及教學管理水平的提高，對小語種教務檔案管理工作提出了更高更新的要求。因此，如何利用現代化技術，利用“互聯網+”對傳統教務檔案管理的影響，科學、有效、全面、規范地保存小語種教務檔案材料，并且在小語種教學管理工作中充分發揮檔案的重要作用，成為教務管理者以后努力的方向。

參考文獻

[1]鄭丁晗.高校治理現代化背景下教務檔案管理的“新常態”[J].學校管理.2015.（06）.

[2]李琳.高校教學檔案規范化管理的探索[J].湘潭師范學院學報（自然科學版）.2008.（06）.0.