試論做好新時期辦公室行政事務(wù)管理工作的方法

王曉劍

【摘要】辦公室是單位上傳下達、聯(lián)系左右的樞紐，辦公室工作人員面臨的工作環(huán)境和內(nèi)容都十分復(fù)雜，辦公室工作涉及文秘、檔案、值班、督查、人事、宣傳、協(xié)調(diào)溝通、政務(wù)等，工作強度大、靈活性要求高、任務(wù)繁重，并且關(guān)系整個單位的管理和運行，因此新時期我們要做好單位辦公室管理工作，提升行政事務(wù)管理質(zhì)量，為單位發(fā)展提供助力。本研究結(jié)合新形勢，分析做好辦公室行政管理工作的方法，希望能夠為辦公室工作人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】行政管理；辦公室；新時期

行政辦公室是單位的對外窗口，體現(xiàn)了單位形象，在內(nèi)部則發(fā)揮著樞紐作用，在各個部門的溝通和傳達工作中實現(xiàn)溝通和配合，體現(xiàn)了其行政職能和工作責(zé)任。此外，辦公室還是幫助領(lǐng)導(dǎo)決策和監(jiān)督的部門，是單位的核心部門，具有信息中心、服務(wù)中心、參謀中心和指揮中心的職能，其行政工作質(zhì)量直接關(guān)系單位的正常發(fā)展和高效運行，因此我們應(yīng)該合理選擇辦公室工作方法。

一、提高工作人員的服務(wù)意識

新時期，辦公室行政管理工作需要更新工作理念，樹立主動服務(wù)意識，構(gòu)建新的行政事務(wù)管理工作體系，體現(xiàn)現(xiàn)代化辦公室管理人員素質(zhì)。在樹立先進服務(wù)意識的過程中，需要注意以下幾點問題：第一，明確工作人員普遍具有的矛盾和問題，并找到關(guān)鍵點，保證辦公室管理工作的有效性。第二，辦公室工作人員要建立起崗位責(zé)任心，在解決問題的過程中要細致、熱情和認真，明確工作規(guī)范，遵守崗位紀(jì)律和職業(yè)操守，避免出現(xiàn)工作上的紕漏，優(yōu)化服務(wù)效果。第三，強化思想政治教育，提升政治覺悟，認識到一站式微笑服務(wù)的必要性，辦好事，辦實事。

二、精簡辦公部門與機構(gòu)，提高辦事效率

相關(guān)調(diào)查研究結(jié)果顯示，當(dāng)前辦公部門和機構(gòu)設(shè)置繁雜、重復(fù)，存在職責(zé)交叉問題，反而造成工作效率低下。為了解決這一問題，當(dāng)前我們應(yīng)該致力于簡化辦公室部門和機構(gòu)，避免職責(zé)交叉，提升行政辦事效率，明確部門和人員職責(zé)，提升服務(wù)質(zhì)量和問題解決的針對性。精簡辦公室部門和機構(gòu)，提升辦事效率，需要我們注意如下問題：第一，樹立科學(xué)的部門精簡意識，自覺減少中間部門設(shè)置，保證命令下達和精神傳達的高效性，為辦公室行政管理工作有效性提升提供契機。第二，保證本職工作質(zhì)量，提升每一個工作環(huán)節(jié)操作的精準(zhǔn)度，部門協(xié)調(diào)一致，共同完成行政職務(wù)管理工作，為基層人員服務(wù)，提升辦公室工作質(zhì)量和辦事效率。此外，我們在精簡部門的同時也要注意人力資源配置問題，保證物盡其用、人盡其責(zé)，提升資源應(yīng)用效率，節(jié)省單位開支。第三，在部門精簡的同時也要對辦事環(huán)節(jié)和步驟進行精簡，避免辦事流程繁瑣，降低行政管理工作效率，這不利于辦公室服務(wù)質(zhì)量提升和單位的可持續(xù)發(fā)展。

三、加強人員培訓(xùn)，提供人員要素保障

人員培訓(xùn)主要是為了保證人員工作能力和素質(zhì)提升，為了使辦公室工作人員能夠與時俱進，具有良好的思想政治覺悟和工作能力，我們就要定期進行員工培訓(xùn)，提升辦公室工作質(zhì)量的同時也為人員提供發(fā)展契機。由此可見，當(dāng)前的辦公室行政事務(wù)管理過程中，我們應(yīng)該科學(xué)樹立人員培訓(xùn)理念，在進行人員培訓(xùn)過程中，主要應(yīng)該做好以下幾方面工作：第一，結(jié)合實際辦公室工作需求，明確人員培訓(xùn)的目的、內(nèi)容和方法，針對性提升培訓(xùn)工作質(zhì)量，保證培訓(xùn)目標(biāo)達成。第二，新時期，我們的培訓(xùn)工作不應(yīng)該再局限于傳統(tǒng)的培訓(xùn)工作模式，二是要加大培訓(xùn)力度，強化辦公室人員素質(zhì)提升，避免或者減少人為因素造成的工作失誤，為辦公室行政管理工作提供人員要素保障。

四、提高智力服務(wù)水平，增強服務(wù)主動性

提升智力服務(wù)水平是當(dāng)前辦公室工作人員應(yīng)該關(guān)注和學(xué)習(xí)的重要問題，為了實現(xiàn)智力服務(wù)目標(biāo)，我們就要結(jié)合新時期的辦公室工作職能變化開展行政事務(wù)管理工作。這就要求辦公室工作人員可以時刻以領(lǐng)導(dǎo)的立場思考問題，幫助決策，體現(xiàn)思考問題的辯證思維，為領(lǐng)導(dǎo)提供更高質(zhì)量的服務(wù)；樹立時間觀念，提升辦公室行政事務(wù)管理工作的預(yù)見性和系統(tǒng)性。此外，在主動服務(wù)意識樹立上引起注意，時刻跟蹤各項工作動向，主動分析和解決問題，突出辦公室行政管理工作的有效性。最后，強化辦公室管理工作制度建設(shè)，為各項行政事務(wù)管理工作的開展提供依據(jù)，優(yōu)化辦公室工作環(huán)境，建立信息化和自動化系統(tǒng)，多角度和全方位促進辦公室行政工作有效提升。

五、結(jié)語

綜上所述，辦公室行政事務(wù)管理工作質(zhì)量和單位各個部門的工作和整體運行都有密切聯(lián)系，辦公室工作作為基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，我們要致力于提升辦公室行政事務(wù)管理工作質(zhì)量，為單位發(fā)展和各部門職能發(fā)揮提供助力。為了提升辦公室行政事務(wù)管理工作的有效性，辦公室工作人員應(yīng)該結(jié)合新時期辦公室行政事務(wù)管理工作要求，在認清本單位運行現(xiàn)狀的前提下，探究創(chuàng)新工作方法，樹立科學(xué)工作理念，并不斷提升自身素質(zhì)，為辦公室工作質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。