如何規范學校檔案移交工作的研究

黃玉芳

摘 要：檔案的接收與移交是檔案工作的重要組成部分，規范學校檔案移交工作，需做好以下幾點：一、確定學校檔案的接收、移交內容與范圍；二、細致規范地做好每個門類的檔案交接工作；三、把學校檔案移交工作列入學校工作考核中去，利用信息技術，保證校檔案移交工作的時效和質量。

關鍵詞：學校檔案；檔案移交；移交制度；交接

實際工作中，我們往往發現學校基層檔案移交工作普遍存在不規范的現象，學校檔案員迫切需要學習掌握如何規范學校檔案移交工作的具體做法和實操要求。近年我校在如何規范檔案移交工作方面做了較為細致的實踐與研究，取得得了較好的成效，有一定的推廣借鑒價值。

一、提高學校對規范學校檔案移交工作重要性意義的認識

學校領導和檔案室要加大對規范學校檔案移交工作意義的宣傳和教育工作，學校要利用學校工作會議、學校檔案宣傳欄、文件宣傳、傳達、貫徹《中華人民共和國檔案法》等有關規定，明確檔案的接收與移交是檔案工作的重要組成部分，學校在組織各種活動中形成的具有保存、查考價值的各種門類和載體文件材料，都應按規定及時向綜合檔案室移交歸檔。檔案員離開工作崗位，需及時向下一任檔案員移交檔案。檔案的接收與移交是檔案工作的重要組成部分，接收一方或移交一方，都必須嚴肅認真地做好檔案的接收與移交工作。

檔案是不可再生的歷史記錄，我們廣大檔案工作者運用專業的知識，對學校在教育教學過程中形成的各種材料進行收集、整理、鑒定、保管，耗費了大量的時間和精力，為學校申報教育特色學校、迎接各種教育評估、管理考核，教師申報職稱、評選先進等提供了便捷有效的利用，也通過區檔案局每年組織的年檢工作，學校檔案工作日益科學規范，但是，隨著一些學校的變遷、學校檔案員因工作的變動或者退休，在評估檢查中發現，有的學校檔案工作處于停頓狀態，而學校沒有現成的、專業的檔案員，重啟檔案工作困難重重，因此，我們必須重視學校檔案的移交工作。

二、制訂科學嚴謹的學校檔案移交制度，嚴格規范執行學校檔案移交制度

根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定，各單位需制定《檔案移交制度》。科學和完備的學校檔案移交制度是學校檔案移交管理工作科學化、標準化、規范化的保證。學校檔案移交制度主要包括以下兩方面內容：

1.確定學校檔案的接收、移交內容與范圍。

（1）依據本單位的分類方案確定檔案移交的范圍，一般來說，學校檔案有以下幾個門類：文書檔案、基建檔案、聲像檔案、教育教學檔案、科研檔案、實物檔案。每種門類的檔案都有不同的保管期限，檔案移交時不同保管期限的檔案要同時進行移交，做到沒有缺、漏，保證移交檔案的完整性。因為檔案移交涉及的范圍廣、材料多，被移交方與移交方往往信息不對等，所以要求移交方要制定詳盡的計劃，做到布置周密、胸有成竹，確保移交檔案的正確和完整。

（2）編研材料和專題材料也必須辦理移交。眾所周知，編研材料每年都要做延續，組織沿革、基礎數字匯編、大事記以及學校管理制度、計劃總結、統計報表、花名冊、任課表和獲獎情況等要做好收集和數據累計。

（3）借閱登記簿、移交清冊、銷毀清冊、溫濕度登記冊、管理臺賬等也要辦理移交。

2.細致規范地做好每個門類的檔案交接工作。

（1）認真做好檔案移交準備工作。認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進步的前提，因此，對于移交方來說在正式移交之前主要做好5項工作：一要對保管的檔案進步一次全面清理，做到帳物相符、心中有數。二要對借出收據上注明原因及催還情況。三要對未整理的零散文件材料分類存放、清理排序，做系統有序。四要按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格。五要撰寫檔案移交說明，對于接收方來說，在接收之前要做好3項工作：一要了解移交單位職能活動內容和工作活動情況，二要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況，三要了解或檢查檔案移交準備工作情況。綜上所述，只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進步。

（2）把移交資料全面歸列好。以實物檔案為例，在做移交的時候，每一件實物檔案都要重視做好實物移交登記冊、登記獲獎表、貼標簽、拍照留存并導入檔案管理軟件的工作；各類檔案在收集紙質文件的同時，也要收集電子文件，尤其是領導任職等重要文件。

（3）檔案的接收與移交，必須嚴格履行交接手續。檔案接收一方（檔案室的工作人員）、移交一方（各科室的檔案員），雙方經過檔案的檢查與核對認為檔案質量合格、數量準確以后，雙方必須在交接冊上簽字，方可交接。

（4）學校檔案歸檔時效性較強，檔案員要明確檔案的接收與移交時間：文書檔案按年度一年歸檔一次；實物檔案隨到隨收；教育教學、科研檔案由各個職能科室形成的應歸檔的文件材料，必須按照規范化標準要求，由承辦科室整理，在每學年完結的8月份向檔案室移交；聲像檔案則視相片和光盤等的數量和工作量而定；會計類由財務科整理立卷保管一年后向檔案室移交。

（5）交給檔案室的檔案，必須符合上級規定的檔案質量標準。如發現移交的檔案不符和上級規定的檔案質量標準，接收一方拒絕接受或退回原科室重新整理直至達到質量標準為止。

三、把學校檔案移交工作列入學校工作考核中去，利用信息技術，保證校檔案移交工作的時效和質量

（1）學校管理層面要明確學校檔案移交的項目責任人、檔案移交的任務清單、檔案移交的完成時間；并預留充足的時間提前部署，完成時間快到時，做好溫馨督辦提示。

（2）每學期期末，主管檔案的校級領導和檔案員一起，依照檔案移交的任務清單、完成質量和檔案移交的完成時效，對學校檔案移交的項目責任人進行學校檔案移交完成情況評價，評價結果將及時反饋，并列入教師工作考核中去。

（3）學校檔案室利用學校OA系統、微信系統、共享系統加快學校檔案移交的宣傳發動、資料分享、過程反饋、指導督辦、檢查評價，提升學校檔案移交工作的效率。