辦公自動化在現代秘書工作中的應用探析

趙玉萍

摘要：伴隨著世界科技的逐漸發展，越來越先進的科技手段為各個領域的工作人員提供著愈加方便的服務，在秘書工作領域中，辦公自動化是一個可以促進秘書工作高效又能節省相應的人力資源的科技創新。隨著在秘書工作中逐漸應用信息技術，并且不斷的發展的背景下，文秘專業人才怎樣更加高效的利用相應的辦公工具進行教學，在滿足工作質量的前提下提升工作效率，是所有文秘專業從業人員所面臨的重要課題。本文從辦公自動化在現代秘書工作中應用的意義的角度出發，結合筆者的實際工作實踐，對于辦公自動化在現代秘書工作中的應用做出了一些探索實踐，望廣大業界同仁加以斧正。

關鍵詞：辦公自動化；現代管理；秘書工作；應用探析

引言：

科技的迅速發展，對每個行業從業人員提出了更高的要求，在秘書工作中，辦公自動化已經逐漸的引發了辦公、管理方式的變革和更新，讓整個辦公工作變得更加的快捷、方便、規范、實效和節約人力。在各行各業的秘書工作中逐漸推行辦公自動化的背景下，秘書工作辦公自動化已經成為了一種必須實現、不可阻擋的趨勢。因此在實際的秘書工作中，相應的文秘人員應該逐漸的適應自動化辦公，相比有傳統辦公日趨復雜的辦公要求，自動化辦公具有著鮮明的優勢，因此逐漸的適應秘書工作的辦公自動化，在實際工作中探索辦公自動化的應用，對于文秘人員自身的發展具有積極的促進作用。

一、辦公自動化在現代秘書工作中的應用意義

隨著辦公自動化技術在管理工作中的不斷深入，現代化的辦公設備已經逐漸成為了秘書工作中必不可少的工具之一，自動化辦公正在逐漸的轉變傳統辦公中文秘人員的手動模式，讓文秘人員能夠在更大范圍內進行收集信息，并且提供了更高的工作效率和質量。因此，在實際工作中，文秘人員應該樹立正確的自動化辦公觀念，逐漸的加深自身的專業技能，以提升工作效率為目標，不斷的提升自身自動化辦公的效率。

（一）節約時間和人力資源，促進效率提升

在傳統辦公工作中，文稿的成稿過程可以說是十分復雜的，首先由文秘人員進行起草、反復修改和修正，然后通過打字員進行錄入，最后打印出來進行字樣的校對。這一系列的工作都是十分繁瑣的，如果出現文稿中大段段落的刪除或者修改等情況，這一份稿紙就必須需要重新打印。這無疑給秘書工作工作效率的提升帶來了極大的阻礙。但是現代自動化辦公進入到秘書工作中，不僅僅能夠在電腦上進行文稿的起草和錄入，并且能夠利用相應的編輯軟件進行稿子的修改和修飾，這種完稿之后，直接儲存到移動磁盤中，既不怕數據的丟失，也能隨時隨地的進行使用。這種形式不僅僅能夠調整字體的大小、類型等等，還能夠對于傳統的文稿工作提升了很大的效率，并且自動的辦公還能提升辦公質量。其次，可以說辦公自動化是實現現代化秘書工作的首要前提，自動化辦公正在使傳統辦公形式發生著改變，比如，在進行檔案管理的過程中，沒有滿柜子的文檔整理，也沒有成堆的廢棄表格和廢棄辦公紙，這些所有內容都可以由一塊不大的移動硬盤進行儲存和使用。通過電腦進行各種工作指令，不僅僅極大的提升了秘書工作中的效率，還能夠將重復的機械工作交由它進行完成。

（二）消除時間空間隔離，實現網絡辦公，促進管理

在辦公自動化逐漸深入的背景下，現代化辦公更是被現代企業、機關和學校所接受，這也逐漸的促進現代管理工作的逐漸改革。在實現辦公自動化之后，相應的文秘人員擁有大量的可支配實踐，因此可以讓秘書工作人員能夠積極的參與到領導的決策過程中。電子工作日程樂意迅速、快捷的安排一個長時間的回憶形式，甚至可以解決日程表之間出現的沖突。在現代化辦公中，最重要的就是網絡辦公，文秘人員可以通過網絡進行相應文件的發送和發言，則是傳統辦公彌補不了的，甚至在辦公室打印機出現故障的時候，也可以通過網絡讓其他近距離辦公室打印機進行工作。這樣就不會出現由于一個小小故障而導致整個文秘工作出現阻礙的情況了。另一方面，辦公自動化的出現，有效的推動了管理形式和管理手段的更新，在傳統辦公中，可能出現的申請表、報表等會有不同的格式和字體，但是自動化辦公可以促進整個材料的統一，制定標準，讓每個人都能夠相應的遵守。通過這樣快捷的網絡辦公、自動化辦公，更是促進整個管理工作高效、實效等方面的提升。

二、辦公自動化在現代秘書工作中的應用做出了一些探索實踐

辦公自動化不僅僅為秘書工作的高效辦公帶來了極大的便捷，也是對于相應的管理工作具有積極的促進作用，但是在實際工作中應用辦公自動化也是需要一些注意的地方，以下幾點是筆者在實際工作中總結出的辦公自動化在秘書工作中的實際應用，高效的自動化辦公系統不僅僅能夠加快單位信息化建設的步伐，還能夠促進整個辦公信息系統的高效和質量。

（一）提升從業人員的現代化素質，促進自動化辦公工具的使用效率

就目前而言，我國大部分秘書工作人員已經可以逐漸適應相應的辦公自動化帶來的工作形式上的變革，但是還存在這一小部分秘書工作人員依舊采取傳統的秘書工作方式進行工作，這樣不僅僅讓自身工作效率變得低下，還拖慢了整個系統的工作進程。因此在進行辦公自動化覆蓋的前提下，就應該對于從業人員自身的素質具有相應的提升手段，筆者認為，可以從以下三個方面進行相應現代化素質的提升：第一，在秘書工作中，首要的還是服務于領導的文稿工作，因此在進行自動化辦公的過程中，應該提升相應從業人員的打字錄入速度，在進行工作的時候，注重打字速度的訓練，采取科學的打字方法，避免由于過快而出現錯別字概率提升的情況。筆者認為，能滿足自動化辦公的打字錄入速度至少在100字符每分鐘左右，因此文字輸入能力是文秘人員必須具備的專業能力。第二，熟練的應用和操作相應的辦公軟件。在這里，辦公軟件不僅僅只office等常用的辦公軟件，也應該包括針對單位制作的針對性辦公軟件，比如文件加密軟件等，這樣可以保證數據在進行傳輸的過程中的安全程度。在常用辦公軟件的過程中，word、Excel、PPT是文秘人員必須熟練操作的軟件，因此需要進行系統的辦公軟件學習，加深使用熟練度。第三，能夠靈活應用現代化辦公設備，在自動化辦公中，電腦僅僅只作為自動化辦公的主要組成部分，在進行辦公的過程中，文秘人員還需要接觸到其他辦公設備，比如打印機、復印機、投影儀、傳真機等等辦公設備，都需要具有一定的了解和使用熟練度。

（二）熟練應用自動化辦公處理日常辦公事務

自動化辦公提升秘書工作效率就是表現在對于日常辦公事務的處理過程中的高效性。因此，在進行秘書工作時，文秘人員應該積極的應用自動化辦公工具進行相應的日常事務的處理。電子表格的處理是可以滿足相應統計數據以及各種工作表格的歸納和處理，這樣更是全面提升表格的工作效率。文件的收發等，可以通過郵箱、局域網、微信等形式進行收發，不僅僅緊隨時代潮流進行工作，還能在工作時就一些文件交換意見，從而促進決策的進行。日常的辦公管理和人事管理在自動化辦公的背景下變得更加高效，辦公管理中的文件處理等，人事管理中的離職、就職等，都能夠借助辦公軟禁進行高效處理。通過借助自動化辦公，不僅僅提升了自身的辦公事務的處理效率，還能夠讓辦公軟件覆蓋整個管理系統，從而促進管理方式的革新，讓辦公變得更加高效和便捷。

（三）實際應用過程中具有安全嘗試，靈活運用辦公軟件

在筆者的實際工作中，不止一次的面對由于一些移動儲存器中攜帶的病毒，導致工作電腦的癱瘓，并且無法工作。面對這種情況，筆者認為，一方面應該提升文秘工作人員自身的安全防毒意識，在進行移動儲存器的拔插過程中，注意運用一些查毒軟件進行查毒，確保相應的文件安全。大多數情況下，工作電腦中都會儲存很多與單位有關的資料和內部文件，一旦病毒的出現造成文件的傳播或者損壞，就會給單位帶來聚到的損失。這不僅僅是文秘人員的工作失誤，也是安全意識薄弱的體現。另一方面，在進行工作的過程中，秘書工作人員使用自動化辦公設備應該養成時刻備份的習慣，一些辦公軟件擁有固定時間自動備份的功能，因此應該積極、靈活的利用辦公軟件的功能進行辦公，養成良好的備份意識，在文稿的處理過程中，應該能夠將每一版的文稿進行備份，以防出現重新修改的情況。

結語：

伴隨著網絡的發展，我們逐漸的進入了“互聯網+”的時代，在實際工作中，文秘人員應該逐漸適應現代自動化辦公的實際需求，提升自身的自動化辦公技能，實現數字化辦公并且相應的優化管理方式和體系，逐漸的增強整個管理體系的管理效率和質量，促進各個部門之間的協調運轉，從而增強決策的一致性以及有效性，最終實現辦公的高決策效能的目標。因此，在實際工作中，文秘人員應該逐漸的增強自身 現代化素質，不斷的根據工作需求，將自動化辦公應用到實際的工作環境中去，從而促進整個工作效率的高效性和實效性。伴隨著信息手段的發展，秘書工作不僅僅服務于領導，更是服務于員工、服務于基層，服務對象變得更加的復雜和和多樣化，辦公自動化的出現正可以解決傳統辦公方式促襟見肘的工作效率，擺脫效率低下的困局。在進行辦公自動化的應用過程中，秘書更是可以不再固定的去處理一些系統性的工作任務，而是可以有更多精力進行輔助領導決策，從而促進秘書工作價值的提升。

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