如何做好院系行政辦公室工作

劉蛟 房永志

摘要：高校行政庭辦公室的工作具有特有的工作特點(diǎn)，針對目前各高等院校行政辦公室的工作現(xiàn)狀，就如何做好院系行政辦公室工作以及加強(qiáng)行政辦公室工作人員的個(gè)人素質(zhì)、轉(zhuǎn)變行政辦公室工作人員的思想觀念，通過建立嚴(yán)格的辦公管理制度以及加強(qiáng)對行政辦公室工作人員的工作能力等，以此提升行政辦公室的工作開展效率及效果。

關(guān)鍵詞：院系辦公室；工作思路；素質(zhì)培養(yǎng)

高等教育院校肩負(fù)著培養(yǎng)祖國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的應(yīng)用型人才，擔(dān)負(fù)著提高全民族思想道德水平和科學(xué)文化水平的重要任務(wù)。院系是高等教育院校的二級教育教學(xué)單位，院系的行政辦公室是在辦公室主任直接領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)聯(lián)系、溝通院系的教學(xué)與管理工作的重要橋梁和紐帶作用；對上級主管部門要執(zhí)行工作的接受和落實(shí)；對下級單位要負(fù)責(zé)工作的布置與督促；對院系內(nèi)要負(fù)責(zé)常規(guī)工作的管理與服務(wù)，積極協(xié)調(diào)各方的工作開展，為全體師生服務(wù)。因此說，院系行政辦公室的日常管理工作是十分重要的。

1.高等院校院系行政辦公室的工作特點(diǎn)分析

高等院校的院系行政辦公室是院系行政管理工作的樞紐，院系的行政辦公室具有綜合工作處理、協(xié)調(diào)各部門之間的工作等相應(yīng)的職責(zé)，是院系落實(shí)黨的教育方陣、學(xué)校具體工作的執(zhí)行和落實(shí)以及協(xié)調(diào)處理日常工作事務(wù)的辦事職能部門，院系行政辦公室具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)。

1.1綜合性

高等院校的院系行政辦公室是一個(gè)綜合性比較強(qiáng)的行政事務(wù)處理部門，行政辦公室要承擔(dān)院系日常的教學(xué)管理、信息反饋、工作的布置與落實(shí)、學(xué)生信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、人事工作統(tǒng)計(jì)、院系工作會議組織與協(xié)調(diào)安排、院校文件方案的擬定、信件的收發(fā)以及機(jī)要文件的打復(fù)印工作等；這些繁雜的工作內(nèi)容就決定著院系辦公室在高等院校院系管理工作中所承擔(dān)的綜合職能。

1.2協(xié)調(diào)性

高等院校的院系辦公室是承接各種信息的聚集地和中轉(zhuǎn)站，院系辦公室在學(xué)校管理與師生管理工作中起到非常重要的橋梁紐帶作用；在日常的工作中，高等院校的院系辦公室既要接觸上層領(lǐng)導(dǎo)又要接觸一線教師和學(xué)生；在日常的教學(xué)工作與管理工作中起到了一定的協(xié)調(diào)作用，如：教學(xué)科研人員與管理人員之間存在矛盾、教學(xué)科研工作與管理工作中存在沖突等，都需要由院系行政辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，彌補(bǔ)彼此之間的矛盾沖突，達(dá)到相互理解、相互支持、相互配合的工作目的。

1.3輔助性

高等院校的院系行政辦公室所承擔(dān)的工作不僅具有領(lǐng)導(dǎo)性質(zhì)、同時(shí)還在日常的教學(xué)管理與行政管理工作中起到輔助性作用。行政辦公室的全體工作人員在日常的工作中要作為院系領(lǐng)導(dǎo)的助手，輔佐院系領(lǐng)導(dǎo)的日常工作開展；為了能夠更好輔佐院系領(lǐng)導(dǎo)開展工作，就需要行政辦公室所有的工作人員要具有加強(qiáng)的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、要能夠主動的收集相關(guān)的信息和資料，并對所收集到的資料進(jìn)行歸納整理、判斷分析，為院系領(lǐng)導(dǎo)的工作決策提供有力的依據(jù)，同時(shí)還要做到只輔佐而不越權(quán)。

1.4服務(wù)性

服務(wù)性特點(diǎn)是高等院校院系行政辦公室工作開展的出發(fā)點(diǎn)，也是工作的最終目的。行政辦公室的工作開展必須要本真全心全意為院系師生服務(wù)為宗旨，努力做好日常工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的信息、為院系內(nèi)各部門提供服務(wù)，上下溝通協(xié)調(diào)。

2.高等院校院系行政辦公室工作開展的策略研究

2.1轉(zhuǎn)變思想觀念、正確認(rèn)識行政辦公室工作的重要性

高等院校院系的行政辦公室是院校教育教學(xué)以及管理工作的重要組成部分，行政辦公室是輔佐院系領(lǐng)導(dǎo)高效開展工作、完成相應(yīng)事物工作決策以及服務(wù)院系師生的基礎(chǔ)保障。在院系的日常工作中，刑偵辦公室工作開展的質(zhì)量和效果會直接關(guān)系到院系領(lǐng)導(dǎo)的事宜決策與制定，想要做好行政辦公室的工作開展，就必須要正確認(rèn)識到行政辦公室工作開展的重要性，只有提升對行政辦公室的正確認(rèn)識才能夠更好的開展工作。

2.2建立嚴(yán)格規(guī)范的管理制度

想要提升院系行政辦公室的工作開展效果和質(zhì)量，就必須要制定出一套完善、科學(xué)、嚴(yán)格且切實(shí)可行的規(guī)章制度。在院系內(nèi)要通過建立嚴(yán)格規(guī)范的規(guī)章制度才能夠讓日常的管理工作更加正規(guī)化。同時(shí)，還要做到在工作開展中要堅(jiān)持工作原則，每一件工作都做到公正、公平、公開，讓管理制度貫穿整個(gè)工作開展過程中。

2.3完善行政辦公室的細(xì)化管理

對于高等院校的院系行政辦公室而言，工作人員少且工作任務(wù)繁重；對于行政辦公室的具體工作開展必須要實(shí)施精細(xì)化管理，要明確每一位工作人員的具體工作內(nèi)容和工作職責(zé)，在日常的工作開展中要進(jìn)行科學(xué)化的分配與管理；使其各崗位人員各就各位、履職盡責(zé)開展本質(zhì)工作。

2.4通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)、提升行政辦公室成員的綜合素質(zhì)和能力

院系行政辦公室是高等院校院系行政管理工作的基礎(chǔ)工作部門、是院系黨政的核心工作部門，對于行政辦公室的每一位工作人員都必須要有較強(qiáng)的政治素養(yǎng)、個(gè)人的思想和行動必須要與國家教育方陣與學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃相一致，每一位行政辦公室的成員都必須要不斷加強(qiáng)自身的政治學(xué)習(xí)、深入的研究黨的方針政策，以此來不斷增強(qiáng)自身的素質(zhì)和能力；同時(shí)，還要重視個(gè)人的道德修養(yǎng)，讓自己在本職崗位中高效的開展工作中。

2.5運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)新開展工作

隨著社會的快速發(fā)展，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高等院校的院系行政辦公室成員必須要擁有較強(qiáng)的工作能力，通過對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新開展本職工作，在信息化時(shí)代，要充分利用網(wǎng)絡(luò)辦公資源、會熟練操作使用多種辦公軟件進(jìn)行日常的行政事務(wù)管理，提高工作開展的效果和效率。

結(jié)語：

院系辦公室是高等院校管理體系中不可缺少的重要組成部分，院系行政辦公室在學(xué)校行政管理體系中發(fā)揮著重要的作用。高等院校的各級管理層必須要轉(zhuǎn)變對院校行政辦公室的認(rèn)識，要充分認(rèn)識到行政辦公室在日常管理中所起到的重要作用，通過建立嚴(yán)格、完整且科學(xué)的規(guī)章制度，來對各院校行政辦公室進(jìn)行細(xì)化管理；同時(shí)，作為院系行政辦公室的成員必須要從自身做起，通過學(xué)習(xí)來不斷地提升自身的綜合素質(zhì)，充分的利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)新管理方式和方法，讓行政辦公室的日常工作在整個(gè)學(xué)校的管理體系中充分的發(fā)揮出作用和價(jià)值，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生服務(wù)。

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