檔案管理工作現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究

洪冬艷

[摘 要]隨著當(dāng)代社會(huì)建設(shè)水平的不斷提升，為了實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)有必要重視檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理模式不但執(zhí)行時(shí)間較長(zhǎng)，而且與現(xiàn)代化的生產(chǎn)方式格格不入，從而不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文重點(diǎn)分析了檔案管理工作的現(xiàn)狀和檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策，希望能夠推動(dòng)檔案管理的快速優(yōu)化。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新；工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.074

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）08-0-02

與以往的檔案管理工作有所不同，現(xiàn)階段的工作理念講究的是科學(xué)、高效、合理。在檔案管理的過(guò)程中，企業(yè)必須對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行重新劃分等級(jí)和內(nèi)容，堅(jiān)持按照新的理念進(jìn)行優(yōu)化處理。與此同時(shí)，在檔案管理的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)按照大數(shù)據(jù)分析的原則，對(duì)工作中的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行整理和分析，才能及時(shí)解決遺留的隱患。

1 檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案管理較為復(fù)雜

在現(xiàn)代化的進(jìn)程中，企業(yè)也開(kāi)始重視檔案管理工作，但是檔案管理現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，主要表現(xiàn)為檔案管理工作較為復(fù)雜。首先，企業(yè)在發(fā)展壯大的過(guò)程中，各類項(xiàng)目、信息、數(shù)據(jù)不斷增加，為了獲得更好的發(fā)展，必須運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)復(fù)雜的檔案進(jìn)行定期分類、整理、更新。筆者在調(diào)研的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，很多單位、企業(yè)在檔案管理方面，還是采取按照傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行處理，表面上沒(méi)有嚴(yán)重的隱患，實(shí)際上已經(jīng)在工作體系上出現(xiàn)了嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象，如果不能在將來(lái)的工作中進(jìn)行積極改善，將不利于開(kāi)展檔案管理工作。其次，檔案管理較為復(fù)雜還表現(xiàn)在工作人員的工作態(tài)度不一。例如，有些工作人員的素質(zhì)較高，能夠在日常工作中保持端正的態(tài)度，努力做好自己的本職工作；有些工作人員則表現(xiàn)一般，絲毫沒(méi)有團(tuán)隊(duì)意識(shí)；還有一部分工作人員完全是拖沓工作，影響了團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度。如此復(fù)雜的工作團(tuán)體，不但無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)，而且不利于提高檔案管理的效率。

1.2 檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)低下

對(duì)于檔案管理而言，工作人員的素質(zhì)高低將直接影響檔案管理的質(zhì)量。目前，很多企業(yè)的檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)都不高，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，在日常工作的過(guò)程中，很多工作人員沒(méi)有嚴(yán)格要求自己。例如，當(dāng)沒(méi)有按時(shí)完成工作，或者是在管理上出現(xiàn)漏洞時(shí)，沒(méi)有在第一時(shí)間想著如何去彌補(bǔ)，而是想著如何推脫責(zé)任，從而不利于正常開(kāi)展檔案管理工作。第二，工作人員并不了解相關(guān)前沿技術(shù)。例如，很多工作人員并不知道云計(jì)算、云存儲(chǔ)等技術(shù)，即使有機(jī)會(huì)去學(xué)習(xí)，大部分人還會(huì)選擇不學(xué)，導(dǎo)致在工作時(shí)還停留在舊觀念上。第三，工作人員缺乏團(tuán)隊(duì)意識(shí)，只關(guān)注個(gè)人的得失，而很少關(guān)注團(tuán)隊(duì)的整體利益，從而會(huì)影響檔案管理的全局部署。

1.3 缺乏完善的檔案管理機(jī)制

與其他工作不同，檔案管理的敏感性較高，即便是出現(xiàn)了很小的問(wèn)題，都容易對(duì)將來(lái)的長(zhǎng)久發(fā)展構(gòu)成嚴(yán)重的威脅。筆者在調(diào)查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)缺乏完善的檔案管理機(jī)制，甚至是出現(xiàn)了模糊條文的現(xiàn)象。首先，檔案管理機(jī)制方面不夠完善，就會(huì)造成工作的手段不夠?qū)I(yè)，在獎(jiǎng)懲模式上也過(guò)于主觀化。例如，有些企業(yè)、單位在制定檔案管理機(jī)制的過(guò)程中，認(rèn)為工作表現(xiàn)良好員工，可適當(dāng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和晉級(jí)。在這樣的條文當(dāng)中，“表現(xiàn)良好”是一個(gè)非常空泛的概念，如何評(píng)定完全停留在領(lǐng)導(dǎo)者的手中，因此無(wú)法激發(fā)員工的工作熱情。其次，在部分情況下，檔案管理機(jī)制完全效仿成功案例，未考慮本單位、企業(yè)的特殊情況，這就導(dǎo)致機(jī)制在實(shí)施過(guò)程中，容易出現(xiàn)嚴(yán)重的矛盾、缺失現(xiàn)象，由此造成的各類問(wèn)題將會(huì)持續(xù)增加。

2 檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

2.1 優(yōu)化檔案管理機(jī)制

從客觀的角度進(jìn)行分析，為了促進(jìn)檔案管理工作正常開(kāi)展，擺脫固有框架的束縛，企業(yè)一定要優(yōu)化檔案管理機(jī)制。與此同時(shí)，管理機(jī)制的落實(shí)必須具有較高的權(quán)威性，即便是對(duì)上層領(lǐng)導(dǎo)者，依然能夠達(dá)到一視同仁的效果，這樣才能夠確保檔案管理工作的質(zhì)量。第一，構(gòu)建完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)化聘任合同制度，采取公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗的原則。第二，企業(yè)需要優(yōu)化已有的檔案管理機(jī)制，建立客觀、合理、規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，完善檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上，要對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)、利用給予重視。第三，作為檔案管理工作的核心，檔案管理人員要意識(shí)到本職工作的重要性，積極做好本職工作，不斷探索新的工作方法。第四，建立完善的檔案管理人員工作評(píng)估機(jī)制，進(jìn)行客觀、科學(xué)的考核，以調(diào)動(dòng)員工的積極性，更好地投入工作中去。

2.2 檔案管理工作人員要具備創(chuàng)新意識(shí)

從主觀的角度分析，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)人員必須具備創(chuàng)新意識(shí)。目前，很多企業(yè)的檔案管理工作人員，完全是按照固步自封的模式開(kāi)展工作，無(wú)論是處理特殊情況，還是應(yīng)對(duì)日常工作，都沒(méi)有考慮新的理念，或者是新的時(shí)代需求。相反，如果檔案管理工作人員具有創(chuàng)新意識(shí)，不僅能夠推動(dòng)檔案管理革新，跳出固有的框架，還能為健全日后的管理體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在優(yōu)化檔案管理方法的基礎(chǔ)上，企業(yè)需要加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，樹立檔案管理的效率意識(shí)，不斷創(chuàng)新檔案管理方法。在此基礎(chǔ)上，由于檔案管理工作比較復(fù)雜，管理人員需要具備超前管理意識(shí)、超前服務(wù)意識(shí)，不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，才能得到使用者的認(rèn)可。由此可見(jiàn)，檔案管理工作人員必須在今后的工作中積極培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，不斷解決當(dāng)前存在的問(wèn)題。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在時(shí)代快速發(fā)展的今天，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是創(chuàng)新檔案管理工作的重要手段，可從以下幾個(gè)方面開(kāi)展。第一，在日常的管理工作任務(wù)布置中，企業(yè)必須落實(shí)責(zé)任制度，要求所有的檔案管理人員都要明白自身的任務(wù)，并按照科學(xué)的方法來(lái)完成相關(guān)工作。第二，所有的工作人員，即便是上層領(lǐng)導(dǎo)，同樣要遵守相關(guān)的考核制度，要及時(shí)對(duì)自身的工作能力、工作理念、工作態(tài)度等進(jìn)行考核分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的隱患和不足，防止再犯類似的錯(cuò)誤。第三，積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和技術(shù)。例如，當(dāng)檔案管理工作遇到相關(guān)問(wèn)題后，管理人員要能夠快速明確故障類型、原因，減少這些問(wèn)題對(duì)日常工作的影響，從而不斷提高工作效率。

2.4 強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理

對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)化而言，企業(yè)還需要強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理。第一，所有的檔案數(shù)據(jù)盡量通過(guò)云存儲(chǔ)進(jìn)行保管，并與科技企業(yè)進(jìn)行合作，打造屬于自身的檔案管理工作系統(tǒng)，確保在數(shù)據(jù)管理上能夠更加的靈活、便捷。第二，在數(shù)據(jù)管理的過(guò)程中，企業(yè)需要堅(jiān)持進(jìn)行革新。例如，當(dāng)有新產(chǎn)品或者新技術(shù)問(wèn)世后，企業(yè)都要進(jìn)行積極咨詢和試用，觀察是否與自身的檔案管理工作任務(wù)相符合，如果新的科技產(chǎn)品符合預(yù)期，則可以進(jìn)行積極的推廣應(yīng)用，促使數(shù)據(jù)管理層面，能夠得到良好的優(yōu)化、革新。

2.5 定期開(kāi)展檔案核查

與一般工作有所不同，檔案管理工作在實(shí)施的過(guò)程中，如果出現(xiàn)了任何差錯(cuò)，會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展、地方建設(shè)、社會(huì)和諧等，產(chǎn)生很大的影響。筆者建議在今后的檔案管理工作中，需要定期開(kāi)展檔案核查。首先，劃分檔案的數(shù)量、類別、內(nèi)容、保密程度，階段性地對(duì)檔案進(jìn)行核查處理，如果發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行處理。其次，在檔案核查過(guò)程中，檔案管理人員要嚴(yán)格進(jìn)行正確的的操作，減少錯(cuò)誤的舉動(dòng)。最后，檔案核查工作在實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)人員不要放過(guò)任何細(xì)節(jié)。

2.6 完善檔案管理體系

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)久的工作后，各個(gè)地方的檔案管理工作基本上能夠取得較大的進(jìn)步，考慮到今后的工作挑戰(zhàn)和影響因素仍然是比較多的，企業(yè)需要不斷完善檔案管理體系。一方面，制定檔案管理制度，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，積極開(kāi)展社會(huì)調(diào)查分析，汲取更多的反饋意見(jiàn)。另一方面，加強(qiáng)業(yè)內(nèi)技術(shù)手段和管理理念探討，確保在檔案管理工作的實(shí)施過(guò)程中，能夠獲得更多的參考和指導(dǎo)。

3 結(jié) 語(yǔ)

檔案管理工作要不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和不足。未來(lái)的檔案管理工作仍然具有很多挑戰(zhàn)，檔案管理人員要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，并采用科學(xué)的管理方式，從而不斷提升檔案管理工作的綜合水平。

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