網絡環境下企業檔案信息化建設的策略

摘 要：隨著我國網絡技術與信息技術的快速發展，當前已經普遍進入社會各個領域的應用當中，企業檔案管理工作也不例外，實現企業檔案管理工作信息化是時代發展的要求，可以推動企業檔案管理工作的順利開展，樹立新型檔案管理理念，本文主要論述了網絡環境下企業檔案信息化建設策略。

關鍵詞：網絡環境；企業檔案；信息化；建設

隨著我國計算機技術與網絡技術的快速發展，我國當前已經進入信息化時代，實現檔案管理信息化是時代發展的要求。檔案管理工作是企業管理工作的重要組成部分，實現檔案管理工作現代化可以有效提高檔案管理效率，創新檔案管理手段，提高檔案服務水平。

一、企業檔案的界定及信息化建設的功能

（一）企業檔案的界定

企業檔案是企業在生產經營活動中產生的各種信息總和。不同的企業擁有的組織形式與職能不同，因此擁有的檔案結構與主體也不同，因此檔案形式豐富多樣。

（二）企業檔案信息化建設的功能

1. 企業檔案記錄著企業發展信息，檔案信息化建設可以有效提高檔案管理水平，在企業檔案管理中具有重要地位。因此企業在檔案信息化建設中應該不斷加大投入力度，保證企業檔案信息的完整性與安全性，實現企業檔案管理現代化發展。企業檔案管理部門要及時引入計算機系統，將大量檔案信息轉變為電子數據模式，可以有效提高保存效果，為人們提供更好的服務。

2. 企業檔案信息化在企業信息化建設中具有重要地位，可以推動企業的健康發展。企業檔案信息紛繁復雜，只有實現信息化建設才能提高檔案管理效率，降低檔案管理人員勞動強度，為人們提供更高水平的服務，逐步淘汰傳統意義上的手工操作，使檔案管理逐步轉變為現代管理模式，有利于深入發掘檔案信息價值，實現檔案信息共享。

3. 企業檔案可以支持企業管理工作的順利開展，其中不但記錄著企業發展歷程，而且可以為企業發展提供有價值的信息。完整的檔案信息涉及企業發展、技術更新、成果展示、經營過程、資源能源等各個方面，檔案信息當前在企業生產與經營中發揮著非常重要的作用。

二、網絡環境下企業檔案信息化建設的措施

數學檔案館與傳統檔案館相比，本身擁有更加豐富的數字資源與海量信息，可以在短時間內完成數據傳輸與信息共享工作。但同時也存在著一定數量的問題。所以深入研究檔案信息化建設過程中存在的問題，及時制訂針對性解決策略可以推動檔案信息化建設的順利開展。

1.要尋求領導的幫助與支持

企業檔案信息化建設離不開領導的支持與幫助，檔案信息化建設是擺在檔案管理部門面前的主要任務，同時也是一項前所未有的挑戰，對檔案管理人員的要求更為嚴格。各級檔案行政管理部門要高度重視企業檔案信息化建設，要為其創造有利條件。中央企業檔案管理部門要做好企業檔案信息化建設的規劃與指導工作，切實推動企業檔案信息化建設的穩步發展。

2.制訂企業檔案信息化管理制度

當前人們日益意識到檔案信息化建設的重要性，在企業檔案管理工作中制訂完善的管理制度可以使企業檔案管理信息化建設有章可循。第一，要融入國際統一標準；第二，要包括行業與地方標準。檔案信息化建設的范圍與種類不可能固定不變，會隨著時代的發展不斷發生各種各樣的變化，所以在信息化建設之初就需采用廣泛標準。

3. 建立檔案信息數據庫。

建立檔案信息數據庫是一項系統性工程，其中涉及方方面面的工作，不但要求檔案管理部門做好調查研究工作，而且還需深入分析用戶需求與館藏現狀，合理規劃信息化建設，如數據庫建設種類、文件級目錄數據庫內容、全文數據庫內容等，切勿急于求成，要具有長遠發展眼光。在建立數據庫過程中，要將數據庫質量放在第一位，如保證數據具有較高的準確率、認真審核著錄標引數據等，爭取不出現任何失誤，使數據有著較高的真實性與可靠性。

4.提高企業檔案人員素質

檔案信息化建設要做好長期準備，要求檔案管理人員必須對本職工作高度負責、具有較高的職業道德水平與政治覺悟。再有，隨著在檔案管理過程中引入信息技術與網絡技術，會出現大量的電子文件與電子檔案，保證上述檔案的安全成為擺在管理人員面前的主要任務。現代檔案管理者更需掌握堅實的專業技能，更需加強自身學習，掌握更為廣泛的學科知識，還需能夠熟練操作計算機，擅長光盤技術、網絡技術等，才能勝任當前檔案管理工作。

5.建立檔案信息數據庫

其主要功能包括：第一，將企業信息化建設中生成的文件進行集中處理，在管理系統中引入文件傳輸與檔案工作要求，要全面記錄電子文件的產生、應用、歸檔的全過程。第二，檔案數據庫管理要實現靈活性與可擴展性；第三，檔案需求人員可以隨時完成信息檢索工作。系統內不但要存儲企業不同部門生成的、價值較高的文件，而且還需及時將其利用技術儀器轉變為電子形式，做好保存工作。如果信息使用者通過了身份認證，則可以在企業局域網內進行檢索，從而找到自己需要的檔案信息，而不用前往檔案管理部門；第四，檔案業務管理實現自動化，可以不受時間與空間的限制完成數據統計、設計、打印等各種工作，同時開展借閱登記與催還提醒等。極大降低了檔案管理人員的勞動強度，有效提高了檔案業務自動化水平。

6.保障檔案信息的安全

檔案信息化管理還需應對網絡中的各種病毒，才能保證檔案信息的安全性與可靠性。為了保證檔案信息的完整性與安全性，要在保存檔案信息的計算上安裝正版殺毒軟件，同時及時做好升級工作，并設置防火墻，對保存的數據及時備份，利用采取各種先進技術有效保證檔案信息安全。

7.檔案信息化建設要提高服務水平

企業檔案管理工作的最終目標是為人們提供各種服務，尤其是檔案信息化建設更需為人們提供高質量的服務，要著力服務于企業領導層，為領導決策提供有價值的數據。因此檔案管理人員有及時轉變服務方式，在企業改革與轉型升級過程中，及時轉變檔案管理理念，拓展服務范圍，提高服務質量。檔案信息化建設涉及方方面面的工作，要想將檔案管理信息化推向一個新的高度還需檔案管理人員做好打持久戰的準備，爭取得到上級領導部門的支持與幫助，及時引進高素質人才與充足的管理資金。信息化建設是時代發展的要求，企業檔案管理部門只有順應時代發展，正視檔案管理信息化建設中存在的問題，敢于創新、大膽改革，積極探索解決困難的策略，才能使檔案管理信息化建設收到較好的效果，使其為企業發展提供高質量的服務。

參考文獻

[1] 宋吉芳. 企業檔案信息化建設的探討[J]. 國網技術學院學報， 2011， 14（6）：86-88.

[2] 李海濤. 新形勢下我國煤炭企業檔案信息化建設的現狀和對策研究[J]. 管理學家， 2011（9）：78.

[3] 龐娟. 網絡環境下企業檔案信息化發展之路研究[J]. 赤子， 2013（3）：130-130.

作者簡介

張俊杰，19880723，男，漢，南京市，當前職務：項目總監，當前職稱：助理館員，學歷：本科，研究方向：檔案信息化