檔案管理信息化建設的現狀及對策探微

劉莉

摘 要：檔案管理是政府機關或企業、組織、團體等對各自在社會活動中所形成的文字記錄及音像資料進行管理，它是對各類有價值的信息資源進行集中而系統地管理。隨著社會主義市場經濟體制的逐漸完善，以及社會信息化進程的加速發展，新的市場環境和形勢下，檔案管理也必須與時俱進謀求改革和發展，檔案信息化建設是當前我國檔案管理的總體趨勢和大方向，也是提高檔案信息水平的重要保障之一。檔案管理信息化即通過檔案資源的信息化建設，逐步帶動和推動檔案管理的標準化和現代化，以快捷、準確的形式服務于社會，進而不斷提高檔案的利用價值。本文筆者根據工作實踐經驗對檔案管理信息化建設的現狀及對策進行了分析探討。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；現狀；對策

1檔案管理信息化的內涵

檔案管理信息化是在互聯網時代運用計算機通信技術，把傳統紙質檔案信息通過計算機轉化為數字化的數據信息進行存儲和分類管理，實現快速檢索和準確調用。概括而言，檔案管理信息化的基本內涵主要有以下三個方面的內容：一是檔案管理信息化以檔案信息的數字化為基礎，即通過掃描既有紙質檔案或在今后鼓勵推行無紙化辦公，而形成龐大的、動態的數字化檔案信息庫，檔案管理的各個環節都是建立在數字化的基礎之上。二是檔案管理即對檔案信息進行網絡化應用，它以網絡渠道為工具實現了對一些數字化檔案信息資源進行借閱或交互，這樣省去了諸多不便，且大大提高了閱讀效率，減少了對檔案資源的損耗或折舊。三是檔案管理信息化能夠實現各類信息資源的自動化檢索，以自動化檢索的形式徹底取代傳統的卡片式檢索，不僅提高了查閱效率，還可以協助查閱者調用類似的資源，實現對相同、相關資源的檢索提示，讓人們了解更多的信息。

2檔案管理信息化的現狀

2.1相關負責人對檔案管理信息化建設不夠重視

領導或負責人是改革創新的決策者、領頭羊，如果領導對改革不支持或流于形式，那么將會功虧一簣。目前，我國檔案管理處于一個冷門專業的尷尬處境，很多部門或企業的領導干部不夠重視檔案管理工作，甚至認為這是一個閑職部門、面子工程，因此對于信息化建設就僅僅停留在喊口號的層次上，導致部分企業的檔案管理仍然處于紙質存檔的落后時代。這樣，不僅耽誤了檔案資料的整理和分類，而且也埋沒了一批檔案管理人員的事業心，檔案資料也無法充分發揮其作用，查閱效率低，甚至因搬遷等原因出現“斷檔”現象。

2.2部分企業的檔案管理信息化建設尚缺乏綱領性規劃

一部分企業確實嘗試推行了檔案管理信息化建設，引進了管理軟件、管理平臺、專業化的管理人才，但由于沒有對自身的檔案管理信息化建設進行長遠而系統地規劃，導致檔案管理信息化建設被束縛在理論層面，沒有與實踐很好地結合起來。究其原因，我國多數企業目前正處于工業化進程，大部分企業尚未完全掌握現代化企業管理方法，因此對自身發展缺少總體上的戰略規劃，因此在推進企業信息化建設方面仍處于空白狀態，直接影響到檔案管理的信息化建設。

2.3檔案管理信息化建設尚缺少統一的信息化管理標準

近年來，隨著我國企業的逐漸增多，企業檔案的數量也在逐年增加，而我國尚未對檔案信息化建設提出統一的標準，而且其中大多數檔案仍以紙質文件的形式保存，因此，檔案管理工作一直處于后勤地位。如此，檔案館庫房的負荷日益加重，紙質檔案的自然老化及人為損壞都加大了檔案工作人員的工作量，再加上沒有統一的管理標準，最終導致很多企業的檔案管理處于混亂狀態。

3檔案管理信息化建設的對策

3.1領導要重視檔案管理

信息化建設工作“領導重視”是推動實施檔案管理信息化建設的第一步，也是提綱挈領的一步。相關負責人必須充分認識到檔案信息化對企業、對社會創新發展的重要性，切實把檔案信息化提高到社會發展與企業改革的高度來考慮和評價，把檔案工作改革落到實處，甚至應該將該項工作納入領導考核范疇。

3.2從靜態檔案向動態信息轉變

信息化是傳統檔案與電子檔案的分水嶺，因此企業在進行檔案信息化建設時要從靜態檔案向動態信息轉變。企業要把歷史記錄進行百分百數字化轉換，有效接收和整合新的信息資源，對新舊資源實現統一管理和規劃，完成從靜態檔案向動態信息徹底轉變。這種轉化需要一個長遠規劃進行指引，否則會因其復雜性而導致“善始”而不“克終”，半途而廢。

3.3完善檔案管理信息化建設標準

標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理部門可以在本行業標準基礎上完善檔案管理信息化建設標準，主要包括檔案整理標準、統計標準、服務標準和各項技術標準等，企業可以通過這些標準衡量工作效率的高低。

3.4建立起一支高素質、高水平的檔案專業人才

目前，企業在檔案信息化改革的過程中，面臨著人才短缺問題，這也是檔案管理信息化建設的瓶頸問題。檔案信息化建設不僅需要大量的信息處理、分析與研究人員，還迫切需要一大批懂理論、有技術的數據庫生產及維護人員，因此說檔案信息化建設對檔案工作人員提出了更高的要求。因此，單一的人員結構已不能滿足檔案工作現代化的需要，檔案管理部門必須建立起一支高素質、高水平的檔案專業人才。首先，檔案管理部門可以通過招聘等途徑引進專業人才。其次，檔案管理部門要為檔案管理人員提供專業的培訓，提高他們的專業技能。最后，企業要為檔案管理人員提供交流學習的機會，不斷提升自身的專業素養。

3.5通過改善軟、硬件設施，切實提高檔案管理信息化的安全性和穩定性

企業要加快檔案信息化建設進程，必須配置與信息化建設相適應的軟、硬件設施，這是硬件基礎。同時，檔案管理部門還要開發適合本部門、本企業的相關系統，以保護網絡資源。電子檔案的網絡共享服務要求檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，同時還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保生產經營和管理活動記錄的完整性與信息的安全性。

4 結語

檔案管理信息化是在市場經濟和互聯網的推動下為適應社會發展而出現的新事物，對企業自身發展具有深遠的意義。其一，檔案信息化有利于保護檔案原件；其二，檔案信息化有利于檔案文件歸檔；其三，檔案信息化有利于檔案的整理和共享；其四，檔案信息化使檔案檢索更加方便。相信，我國檔案管理的信息化建設之路會越走越好。

參考文獻

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