電子檔案管理與檔案管理信息化建設

烏蘭格日樂

摘 要：電子檔案作為檔案信息化建設的重要組成部分，對于提高信息化建設的規范性和可靠性有著十分重要的作用，能夠提高檔案處理的高效性。電子檔案對于各行各業都有十分重要的影響，但每個行業的檔案管理方式都不相同。本文從交通運輸、醫療及教育領域三方面進行分析，為電子檔案的建設與管理提供相應建議。

關鍵詞：電子檔案管理；信息化建設；管理能力

中圖分類號：G72文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2018）02-0005-01

引言：檔案信息化建設主要就是轉變信息保存方式，將實體保存的檔案轉變為數字化信息保存，從而使得檔案信息保存更加安全、久遠，真正實現檔案資源合理利用，提高檔案管理能力。目前我國很多檔案管理部門都已經實施檔案信息化管理方案，但是總體建設水平還較差，并且在建設過程中十分容易受到其他因素的影響，導致檔案管理能力降低。因此本文就要找出目前的檔案管理信息化建設中出現的問題并提出相應的解決方案。

1.電子檔案與傳統檔案管理的差異

1.1管存空間不一樣。傳統檔案一般都分類存放于檔案盒中，然后放置在檔案室進行統一保存管理。而電子檔案的管理方式比較多樣化，一部分電子檔案是采用在線集中的方式，然后將電子文本轉移到具體的信息地址進行管理；一部分是通過掌握其信息地址進行管理與保存；還有一些是將電子信息保存到磁帶、光盤之中，然后在進行統一管理。

1.2管理保存技術不同。傳統檔案對于保存環境有一定的要求，需要做好室內的溫度、濕度以及防火等技術控制，這樣才能保證檔案保存的安全性。而電子檔案管理是通過技術手段進行信息收集與管理，因此就會對電子信息管理技術有一定的要求。電子檔案管理的優勢明顯大于傳統檔案管理，但是在管理過程中電子檔案也比較容易受到磁場、污染等影響，并且電子計算機還會有病毒侵入的情況出現，硬件系統也需要定期升級更新與維護，這些都會影響到電子檔案的調取、識別等情況。

1.3檔案利用效能不同。傳統檔案保存的專題性及系統性特點都比較強，但是在提取檔案期間查找比較費時間，時效性較低。而電子檔案抽取檔案就可以快速搜索提取，迅速的為使用者使用，并且電子檔案還可以使用在線傳輸的方式傳送，這樣就沒有了地域空間及時間的限制，可以實現電子檔案信息數據共享，從而讓人們使用的更加方便快捷。

2.檔案工作信息化建設中電子檔案管理的應用

檔案工作信息化建設是順應時代發展衍生出來的產物，是全面運用現代化信息技術對資源信息的采集，處置，管理，利用，為我們的工作、生活及國家服務。電子檔案管理集中了檔案工作信息化建設的核心內容，在實際應用中必不可少。

2.1電子檔案管理在交通運輸管理中的應用：在交通運輸管理中會涉及大量的資料信息，信息電子化就能幫助工作人員更加及時準確的獲取信息，提高了交通運輸信息數據的管理效率，更深入推進了檔案工作信息化建設。例如：車輛管理，隨著人們物質生活水平提升，購買車輛的的人越來越多，傳統紙質檔案轉化為電子檔案后，存儲信息更加全面，檔案信息查詢上有了很大的便捷性，對于車輛的違規情況，年審情況等各地監管部門可迅速提取信息；同時，電子檔案開放在相關平臺上，供車輛擁有者或駕駛人查詢并及時遵循交通管理條例處理車輛問題，大大提高了交通運輸管理的協作性和效率。在針對交通運輸檔案管理的需求中，科學合理的分類規則最為重要，根據資料的性質，可以分類為：車輛基礎情況檔案，違規記錄檔案，道路監控情況，案件檔案等，下面可具體設置對應個人的信息，建立對應分類模式，推進完善交通運輸檔案工作信息化建設的效果。

2.2電子檔案管理在醫療檔案管理中的應用：醫院的檔案管理主要就是對于醫療案例及文獻的保存及管理，電子檔案在醫院檔案管理中的應用能夠幫助醫護人員更加及時的調取檔案信息，使醫護人員更加及時準確的確認患者病情。人們在實際就醫過程中，不在同一地方看病的情況很多，醫療檔案信息化就顯得非常重要，對于有些疾病，醫生需要調用病人病史，正確判斷病人病情，規范的電子檔案管理手段，能及時查找并完整真實呈現病況記錄，否則有可能影響病人就醫甚至造成重大醫療事故。與此同時，建立規范的電子檔案管理制度，能讓醫療檔案信息建設工作穩步前進，避免在檔案信息化建設中隱私的泄露，這對于病人十分重要，在檔案管理中尤為需要重視。

2.3電子檔案管理在教育管理中的應用：大數據時代背景下，學生的知識吸取，學校的教育手段有了翻天覆地改變，信息的大量涌入，對人才的綜合素質要求也不斷在提高。教育中，我們的教學資料檔案從以往單一的課本，發展成現在多樣化的全息資源，主要集中表現為在信息化資料。如何管理好這些學習資源，提供給學生全面便捷的學習資料庫，需要完善的管理系統。目前，除了我們學校圖書館管理系統中應用的電子檔案檢索查詢管理模式，還有學習資料的共享盤管理，包括共享內容的上傳審核，下載使用等，以及相關內容的分類辦法。

3.電子檔案管理的趨勢和方向

在信息化浪潮下，目前的現狀是計算機和信息技術的普及帶來電子檔案的普及，涉及各行各業各個領域，形式豐富多樣，信息化基本的大環境和設備已形成。作為信息化的重要內容載體，檔案信息化建設的工作日趨重要，電子檔案信息化技術水平和管理水平很大程度影響到各行業領域的發展能不能跟上時代的進步需求。在檔案管理的技術和方式不斷迭代更新的趨勢下，信息的收集，存儲，提取，使用越來越快捷方便且智能化，最終都是為了更好服務社會。

4.結語

在目前大數據的影響下，出現了各種高端信息技術，例如物聯網、云端、數據庫等，這些都為電子檔案的建設提供了方便。電子檔案管理在我國已有較明確的相關管理標準，但是還需要根據時代的不斷發展變化，進一步完善相關法律法規。面對如此大的社會需求，對于檔案管理人員也提出了更高的要求，需要檔案管理人員不斷的學習相關知識及技術，為電子檔案管理提供更加有力的技術支持。

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