高校辦公室管理工作機(jī)制創(chuàng)新的可行性路徑

馬江華

隨著高校管理體制機(jī)制的不斷變化，高校辦公室的責(zé)任和地位不斷凸顯，廣大各方關(guān)注，工作自身也具有較大的提升空間。在本文中，筆者主要從高校辦公室管理模式構(gòu)建、高校辦公室服務(wù)水平提升、高校辦公室崗位職責(zé)明確、優(yōu)化會(huì)議效果和質(zhì)量等幾個(gè)方面進(jìn)行分析研究，嘗試探索新時(shí)期高校辦公室管理機(jī)制創(chuàng)新的可信性路徑。

作為高校綜合的工作部門(mén)，高校辦公室不僅承擔(dān)著校內(nèi)校外一切活動(dòng)和事務(wù)性的溝通與管理功能，而且也是高校師生以及各群體密切交流和合作的銜接紐帶。同時(shí)，高校辦公室管理質(zhì)量代表和影響著高校的整體管理水平和服務(wù)能力。近年來(lái)，高校辦公室面臨著新的發(fā)展機(jī)遇，所處的環(huán)境較以往也有所改變，要想更好地輔助和創(chuàng)新高校重點(diǎn)和核心工作，需要敢于改革，迎難而上，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，明確工作目標(biāo)，不斷調(diào)整和創(chuàng)新管理工作機(jī)制，全方位提升高校辦公室的管理質(zhì)量和工作效率。

1 構(gòu)建完善的高校辦公室管理模式

很多高校一味的重視教學(xué)進(jìn)度和教學(xué)改革，忽略了高校辦公室這一部門(mén)的重要性。要想更好地跟上高校高質(zhì)量、快節(jié)奏的工作運(yùn)轉(zhuǎn)方式，需要對(duì)辦公室的職能環(huán)節(jié)進(jìn)行充分研究和分析，認(rèn)識(shí)到影響高校辦公室工作開(kāi)展的問(wèn)題和棘手之處，并積極尋求解決措施和方案，及時(shí)總結(jié)和反思現(xiàn)有的工作模式，構(gòu)建完善的高校辦公室管理機(jī)制和工作模式。第一，充分認(rèn)識(shí)高校辦公室的管理理念，明確辦公室的工作職能。第二，進(jìn)一步完善和規(guī)范高校辦公室的管理模式，加強(qiáng)辦公室對(duì)內(nèi)、對(duì)外的溝通交流，確保辦公室能夠高質(zhì)量的開(kāi)展各項(xiàng)工作，提升辦公室的管理效率和質(zhì)量。

2 全面提升高校辦公室的服務(wù)水平

作為高校的綜合行政職能部門(mén)，辦公室除了是連接高校各項(xiàng)工作的橋梁之外，還是高校服務(wù)管理的外在窗口和形象。在服務(wù)方面，高校辦公室不僅要對(duì)高校的發(fā)展進(jìn)行服務(wù)，而且還需要對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)、高層以及師生進(jìn)行服務(wù)。所以，強(qiáng)化高校辦公室的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，建立正確的服務(wù)理念，首先需要認(rèn)真對(duì)機(jī)關(guān)和基層負(fù)責(zé)，耐心服務(wù)，打造良好的辦公室服務(wù)形象。其次，高校辦公室工作需要始終堅(jiān)持“以人為本”的工作理念和宗旨，通過(guò)樹(shù)立榜樣示范作用，來(lái)加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，誠(chéng)懇待人，務(wù)實(shí)做事，提高高校辦公室的服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，為高校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)水平。

3 明確高校辦公室的崗位職責(zé)，建立和優(yōu)化獎(jiǎng)懲制度

目前，為了高校發(fā)展的需求，高校辦公室內(nèi)部設(shè)置了很多部門(mén)和小組，除了對(duì)各個(gè)部門(mén)和工作小組的職能進(jìn)行合理分工之外，還需要細(xì)化到每個(gè)崗位，對(duì)每個(gè)崗位的工作內(nèi)容和工作職責(zé)進(jìn)行嚴(yán)格明確和制定，做到權(quán)責(zé)明確，務(wù)必使高校辦公室的每一位工作人員都能夠充分認(rèn)識(shí)自己的崗位職責(zé)，發(fā)揮自己的工作特長(zhǎng)，全身心的投入到實(shí)際工作中去，更加有效的對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行處理，避免和減少工作間溝通不暢、遇事相互扯皮、推卸責(zé)任的不良工作風(fēng)氣，認(rèn)真出色的完成自己的工作內(nèi)容。同時(shí)，在對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行制定的過(guò)程中，需要堅(jiān)持以崗定人的原則，根據(jù)崗位職責(zé)的要求來(lái)安排合適的人才進(jìn)行任用，做到實(shí)事求是，一切從實(shí)際工作角度來(lái)合理安排人員。若部門(mén)之間崗位出現(xiàn)重復(fù)交疊的情況，可以適當(dāng)?shù)膶?duì)部門(mén)或者崗位進(jìn)行重組合并。安排人員要做到精兵簡(jiǎn)政，權(quán)責(zé)統(tǒng)一，“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”，避免將原本一個(gè)員工就可以勝任的工作交給諸多人員進(jìn)行管理，造成人員冗雜，工作效率較低的情況。另外，為了進(jìn)一步加強(qiáng)工作管理和激勵(lì)員工的工作積極性，還需要建立和優(yōu)化原來(lái)的獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)崗位職責(zé)的工作要求和完成情況，合理制定考核制度，并定期對(duì)工作人員進(jìn)行工作考核。對(duì)于優(yōu)秀的工作人員，要及時(shí)采取一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于考核結(jié)果不合格的工作人員，也需要進(jìn)行必要的警告，督促他們能夠努力工作，改進(jìn)工作方式，提高工作效率。對(duì)于工作中出現(xiàn)重大失誤、嚴(yán)重瀆職的員工，應(yīng)該就工作失誤情況進(jìn)行針對(duì)性的懲罰。

4 合理控制會(huì)議次數(shù)，優(yōu)化會(huì)議效果和質(zhì)量

會(huì)議是高校辦公室工作中經(jīng)常出現(xiàn)的一種辦公管理方式，通過(guò)會(huì)議，不僅可以對(duì)高校各項(xiàng)政策和指示進(jìn)行傳達(dá)，討論研究工作中的各項(xiàng)問(wèn)題并提出解決方案，還可以及時(shí)合理的對(duì)工作加以布置，并進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分析總結(jié)，具有很多便捷之處。然而，在實(shí)際辦公室管理過(guò)程中，會(huì)議并不是處理和解決問(wèn)題的唯一途徑，冗長(zhǎng)且效率低下的會(huì)議反而會(huì)制約和阻礙工作的順利開(kāi)展。高校辦公室應(yīng)該對(duì)會(huì)議制度進(jìn)行科學(xué)的研究和制定，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的規(guī)范化、科學(xué)化和合理化，避免無(wú)效會(huì)議過(guò)多的影響和浪費(fèi)高校資源。第一，高校辦公室需要對(duì)會(huì)議的數(shù)量進(jìn)行合理控制，無(wú)關(guān)緊要的小事或者不需要通過(guò)會(huì)議來(lái)處理的事情盡可能的避免通過(guò)會(huì)議來(lái)解決，避免會(huì)議數(shù)量過(guò)多，造成大家時(shí)間和精力的浪費(fèi)，耽誤工作的正常開(kāi)展。第二，還需要優(yōu)化會(huì)議流程，改善會(huì)議質(zhì)量。在開(kāi)會(huì)前需要對(duì)會(huì)議內(nèi)容和資料進(jìn)行充分準(zhǔn)備，并在開(kāi)會(huì)過(guò)程中合理安排和把控會(huì)議流程，將會(huì)議時(shí)間盡可能的縮短在合理范圍內(nèi)，爭(zhēng)取更短的時(shí)間開(kāi)出更高質(zhì)量的會(huì)議，提升會(huì)議質(zhì)量和效率。

綜上所述，高校辦公室在高校整個(gè)管理工作中占據(jù)這十分重要的地位。在高校體制改革的新形勢(shì)下，高校辦公室應(yīng)該順應(yīng)潮流，與時(shí)俱進(jìn)，摒棄傳統(tǒng)落后的管理方式，強(qiáng)化創(chuàng)新和改革意識(shí)，全方位優(yōu)化和創(chuàng)新管理工作機(jī)制，提高工作管理效率，促進(jìn)高校的健康持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：江西服裝學(xué)院）