現(xiàn)代檔案管理模式下的“案卷”作用

車黎黎

摘要：隨著信息技術的發(fā)展，計算機技術和互聯(lián)網的普及應用，檔案管理也已經進入現(xiàn)代化檔案管理模式階段。作為檔案管理的重要工具——案卷，也應該隨之發(fā)生變化。但實際上，隨著信息技術的發(fā)展，以“案卷”為主要工具的檔案管理已經是低效的、不適應時代需求的。“案卷”的改革一直是近年來檔案學界探討的熱點問題之一，大多數(shù)學者都認為，就目前的形式而言應該淡化這種模式，用“文件”代替，再配合上高速、有效的計算機技術，檔案管理的查閱、保管以及檢索等等功能都能夠很好的發(fā)揮出來。本文從現(xiàn)代檔案管理下“案卷”的意義出發(fā)，對其在現(xiàn)代檔案管理的作用做出了詳細的分析，希望對檔案管理工作有良好的促進作用。

關鍵詞：現(xiàn)代檔案管理；案卷；重要性；弊端；作用

[HJ0.9mm]一、現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷”管理模式的意義

“案卷”管理模式是傳統(tǒng)檔案管理模式的一種重要管理方法。其是指一組根據“立卷特征組合、具有有機聯(lián)系、價值大體相同、經過系統(tǒng)分化加工成冊的文件材料的集合體。”，是文件的基本保管單位。

對于傳統(tǒng)檔案管理模式來說，“案卷”是一種不可或缺的存在，它可以對工作活動的始終、事情的來龍去脈做出客觀的反映，并且其有利于檔案管理人員對檔案進行管理，以及方便整個單位對檔案的利用。因此，在檔案管理工作中，常把“案卷”作為文件歸檔、整理、查閱的基本單位。由此，我們可以看出“案卷”在檔案管理中是十分重要的，因此“案卷”的歸檔依據就變得尤為重要，其是檔案形成、運轉過程中一個必不可少的重要環(huán)節(jié)。隨著經濟的飛速發(fā)展，我國也逐漸進入信息化時代，計算機技術對人們的生活、工作都產生著重要影響。當然，對傳統(tǒng)檔案管理也有著巨大的影響。隨著計算機技術在檔案管理中的不斷滲入，檔案管理也從傳統(tǒng)時代進入到現(xiàn)代化時代。但是，我們漸漸發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)代檔案管理模式下，“案卷”的意義逐漸被淡化，因為計算機對信息的處理是直接的、高速的，直接是以“文件”為單位進行處理的。但實際上計算機在處理檔案的過程中也是在其系統(tǒng)中形成各種各樣的虛擬案卷，這實際上是一組文件信息集合。

二、現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷”的作用

隨著信息技術的飛速發(fā)展，“文件”逐漸代替了“案卷”，這是檔案管理模式在新時代的新發(fā)展。但是在這一發(fā)展過程中，“案卷”逐漸由曾經的輝煌走向衰落，逐漸淪為阻礙檔案管理工作開展的部分。

（一）在現(xiàn)代檔案模式的管理下“案卷”不利于檔案內容的調整

“案卷”一般來說是由卷皮、卷內目錄、頁號、備考表組成，其是一個不可分割的整體，正是這四者的有機結合才能成為檔案管理服務的重要組成部分。但是，我們在實際的檔案管理工作中，檔案的運作過程會經常碰到要求文件調整的情況，反復調整文件的內容，不需要的、過時的內容就需要刪掉，但是“案卷”是把文件內容組裝在一起，容易出現(xiàn)一些問題，不好拆卸。此外，當我們有的文件需要外借或是復印的時候，由于“案卷”太過于笨重，在復印上面存在一定的難度，就算能復印下來，其復印效果也存在一定的問題。但是，在現(xiàn)代檔案管理模式下，用“文件”代替“案卷”，計算機技術可以有效的解決這些問題，檔案信息的插入、查閱等都可以很快的實現(xiàn)，檔案信息若需要復印更是方便快捷，只需要一個打印機就可以解決。

（二）現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷” 無法適應現(xiàn)代技術的新要求

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案都是以紙質的為主，“案卷”作為檔案管理的主要形式更是以紙質的為主。隨著信息技術的到來，科技化水平的不斷提高，檔案管理載體的出現(xiàn)也越來越多樣化，剛開始的照片檔案，到現(xiàn)在的電子檔案。但是就“案卷”目前的性質而言，已經不能滿足這些載體的變化了。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，明明是同一件事情的檔案信息，要因為檔案的不同劃分成幾類分開儲存，這不管是在檔案的保存，還是后期檔案的應用方面都存在著巨大的問題。因此，“案卷”在檔案管理過程中已經嚴重與時代脫節(jié)，是阻礙檔案管理的屏障。但是，在現(xiàn)代檔案管理模式下，用“文件”代替“案卷”，可以把同一個活動相關的不同載體的檔案都整合在一起儲存，以此促進現(xiàn)代檔案管理工作的開展。

（三）現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷”名無法完全反映卷內文件內容

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，對檔案管理工作人員來說為“案卷”起標題是一件比較困難的事。對于“案卷”標題的要求是十分嚴格的，字數(shù)不能超過五十，且題名要盡可能涵蓋卷內文件的內容， 案卷題名的內涵盡可能等于卷內文件的外延。檔案工作人員在其起標題的時候為了盡可能的完成這一工作目標，為把“案卷”寫薄，因為根據“案卷”提名的要求來看，當“案卷”的內容越少，標題就越容易擬寫。這樣一來，“案卷”就無法保證卷內文件內容的完整性。

（四）現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷”工作增加工作人員的工作量

傳統(tǒng)檔案管理工作下，受技術各方面因素的影響，“案卷”的出現(xiàn)與存在都是社會發(fā)展的必然結果。實際上，受到生產力水平的限制，“案卷”的管理上會花費大量的人力、物力。但是隨著時代的變化，計算機技術的出現(xiàn)推動了檔案管理的方式的改革。計算機因其高效的運行速度，可以根據檔案需求者的要求快速的形成其需要的檔案。在傳統(tǒng)檔案管理模式之下，“案卷”的存在是為了方便查閱、利用檔案信息。但是，在現(xiàn)代管理模式之下，“案卷”卻是一個尷尬的存在。在檔案的錄入時，需要先對“案卷”錄入，再對“文件”進行錄入；在對黨刊的查詢、應用時，先要對“文件”進行查閱，再對“案卷”進行查閱。再加上，對“案卷”的卷皮、卷內文件、目錄、備考表等進行組裝、加工都會造成巨大的人工耗費，在無形中增加了其的工作量。

三、結語

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，受到各方面因素的影響，我們不得不承認“案卷”的存在為我們檔案管理工作帶來了便利。但是，隨著時代的發(fā)展，科學技術的進步，在現(xiàn)代檔案管理模式下，“案卷”已經逐漸不能適應時代的需求，已經逐漸成為檔案管理工作發(fā)展的絆腳石。因此，為了現(xiàn)代檔案管理工作在新時代下能更好的發(fā)展，“案卷”應該逐步退出檔案管理工作。

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