創新企業檔案管理 服務社會經濟發展

張麗

摘 要：隨著新技術的發展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外，光盤、電腦、互聯網等為載體的電子文件也普遍采用了。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求。因此，檔案管理設備必須實現現代化，才能適應企業發展，適應經濟發展。

關鍵詞：企業檔案；創新管理；服務經濟

一、新時代加強企業檔案管理的重要性

隨著經濟建設和基礎設施建設的飛速發展，政府職能部門和交通建設企業對于項目的管理和控制進一步提升，涉及的項目內容更加豐富多彩，涉及的文字檔案內容更加繁瑣多樣。例如關于項目建設前期的批文，施工和管理過程中的詳細記錄，竣工的驗收資料，管理及維護的資料等相關內容的文檔材料更加龐雜。這些文檔的意義十分重要，詳盡的檔案記錄和管理能夠真實和全面的反應項目各環節的詳細情況，明確責任，對項目工程質量進行檢定和評定，工程施工過程中對檔案的管理和維護，對于各環節細節的把握控制都具有十分重要的實用價值。基于此，加強檔案管理，能夠加強交通規劃、建設和項目管理活動中將對國家和社會實用價值的內容進行有效保存，也是豐富的知識寶庫，更是各項工作原始的、真實的記錄，對于今后工作的高效開展具有重要的意義。

二、企業檔案管理工作存在的問題

1.企業檔案管理不規范

目前，許多企業的檔案管理處于書面紙質檔案向電子檔案的過渡期。檔案管理系統和網絡建設形式沒有統一標準，導致檔案信息的服務型、共享性和開發性不強，無法滿足信息時代資源共享的要求。檔案著錄細則相容性較低，很多檔案管理系統軟件可移植性不強，難以在全國范圍內進行推廣。

2.檔案管理軟件缺乏通用性

隨著各企業信息化程度的加強，購買和采用了很多檔案管理軟件，能夠基本滿足檔案管理的需求，但這些軟件不能與辦公自動化系統和電子政務系統實現兼容和統一。一些企業使用的計算機型號和軟件版本不統一，各自采用的檔案管理軟件不能通用，制約了檔案信息的共享性。

3.安全隱患

隨著互聯網技術的飛速發展和迅速普及，檔案信息實現了數字化和電子化，操作便捷，容易更改，降低了檔案管理的安全性。但是，高技術犯罪行為與日俱增，檔案信息受到非法竊取、篡改、刪除、損壞和泄露等風險。檔案管理信息技術人員對于計算機系統受到病毒攻擊發生癱瘓的現象，無能為力。這容易造成檔案信息損壞甚至丟失，造成難以彌補的損失。

4.管理人員的綜合素質亟待提高

檔案管理人員是實現檔案管理信息化的主要力量，很多檔案管理人員雖然具備傳統的管理知識，但對現代信息技術掌握不夠，不具備現代信息化檔案管理理念，沒熟練掌握計算機技術、網絡技術。甚至一些企業檔案管理員還停留在初級使用的階段，影響了檔案管理的信息化建設。

三、創新檔案管理工作，服務企業發展

1.樹立檔案管理科學發展觀念

企業檔案管理工作應樹立科學發展觀，轉變傳統守舊的管理觀念，實現檔案管理工作的跨越式發展。在傳統的企業檔案管理工作中，“重存檔輕利用”的現象很突出，一些企業只重視檔案資料收集整理，不重視檔案資料價值的挖掘與利用，嚴重阻礙了檔案利用效率的提升。另一方面，傳統檔案管理一直采用被動式的管理模式，管理員缺乏主動服務、超前服務思想，難以充分體現檔案管理在服務經濟建設和企業發展中的作用。為了轉變傳統的檔案管理觀念，企業領導必須以科學發展觀為指導，重視檔案管理工作創新，要求管理員克服墨守成規的做法，大膽引入先進的科學技術更新檔案管理手段，推動檔案工作持續創新。此外，檔案管理部門還要落實工作責任制，深化本部門的體制機制改革，激活本部門人員的工作積極性，從而為檔案工作科學化發展營造良好內部環境。

2.積極深入現場，強化服務工作

提供優質的檔案管理服務、實現檔案資料的有效利用是企業檔案管理部門工作的最終目標。一個項目的現代化水平很大程度上需要從項目管理中得到體現，因此相關職能部門的項目管理和基礎設施建設是對經濟多功能建設的前提條件，檔案管理是項目建設和發展進步的重要記錄和體現，是項目規劃和管理中系列工作的有效依據，對于項目檔案的服務和管理工作異常重要。檔案管理員需要深入現場、深入基層工作中，才能掌握真實的第一手資料，檔案資料的內容不僅局限于項目的業務指導、現場的跟蹤和服務，檔案的接收工作等，對已經進行項目檔案登記和管理的，尤其是重要影響和深遠意義的大項目、大工程，更需要認真負責地進行檔案管理和登記，做到清查、摸底、分析和研究等各項工作，在深入現場了解和指導的同時，需要各個職能單位和部門達成各方面的一致，對于編制檔案的真實性等進行重點關注，強化各環節的有效性。

3.重視檔案業務，提高管理水平

企業項目檔案中往往涉及多方面的工作內容，貫穿工程的全過程。個別企業曾有工程或者項目完成后驗收環節，才慌亂中完成檔案的整理，使得施工單位很難進行管理，加大檔案管理的難度。因此檔案管理人員必須全程跟蹤，用心服務項目全過程。尤其是項目建設初期，必須遵循項目建設和檔案的基本規律，檔案管理人員應盡早跟進項目基礎建設中，對檔案工作進行統籌規劃和盡早收集，避免檔案管理缺失的現象發生。此外，基層施工單位往往沒有設立專職的檔案管理人員崗位，相關技術資料分散于各基層部門，工程技術部門、項目管理部、合同管理部等部分，一旦工程后期人員相繼撤離，對于后期跟進的維護人員而言很難繼續跟進項目進度。這樣一來，重視檔案業務，檔案管理員早期進場、全程服務就更有必要。避免在檔案管理中相關資料簽字等手續不完備的現象發生，需要相關施工單位負責人或監理人員簽字確定，人員很難配合時間，拖延相關檔案的管理。

4.強化檔案管理標準

檔案的管理必須保障其內容的完整性和規范性，需要對檔案的管理工作進行統一的管理，避免分工工作，有效避免文件的丟失和混淆，確保同一類文件能有高效地進行總結和歸納。檔案管理記錄著項目建設和維護的全過程，是項目技術手段的積累和經驗的歸納總結。檔案工作是項目總結類文件的存在，作為項目建設和管理的依據和基礎，記錄著項目發展的過程和趨勢，對于工程材料的記錄有利于后期相關部門的維修、維護和擴建，通過檔案的完善管理進一步提升項目的經濟效益。

檔案作為項目的原始資料對于項目的抗災、防護和災后重建等職能具有不可替代的作用，高效的檔案管理可以有效減少相關部門的工作量，提高項目工作效率，同時其對于每個技術和施工環節細節的記錄，有利于施工技術的傳承。

5.利用先進設備和資源

企業檔案管理部門要構建起完善的服務體系，實行紙質檔案與電子檔案并行管理，為借閱者提供便捷的檔案查詢、借閱服務。在電子檔案管理中，檔案管理部門要提供一戶式查詢服務，只要借閱者按照電子化流程操作即可在最短的時間內查找到所需的檔案資料，節省借閱者的查詢時間。同時，檔案管理部門還要利用信息化技術自動采集和更新檔案資料，執行標準化的電子檔案作業流程，針對電子檔案生成、保存、傳遞、查詢、銷毀的各個環節實施全壽命周期管理，形成完善的電子檔案管理與服務機制。隨著計算機技術的深入和廣泛使用，建立部門之間的檔案檢索系統可以有效提高各部門和單位之間的檔案管理水平，同時提高檔案管理工作的協調能力，有利于部門間的檔案利用，提高相關工作效率。根據檔案的類型和性質，對于檔案進行歸類，收集和整理項目各相關部門的檔案資料、內部文件等，并按照文件的記錄形式和形成部門、類別、重要性進行科學合理的分類和編號，并且重視文件記錄和檔案記錄的模板，按照檔案文件的來源和性質進行分類，采用自然形成的編號進行高效管理。

6.各部門之間協調合作

強化檔案管理涉及到不同職能部門，對于交通企業來講其內容不僅局限于建設、設計、施工、監理等項目的各個環節和職能部門。作為檔案管理的負責方和最終歸檔的職能部門，必須合理處理和善于協調理順各職能部門之間的關系，爭取保持良好的相互協作學習。

在交通建設項目管理中存在的隱蔽工程需要借助于建筑和監理部門進行嚴格把關，同時在檔案管理中重點關注物資質量、建筑工地相關的材料實驗報告等重要內容，進行歸檔方便后續的項目管控。如果出現施工方案變更，必須由建設方和設計方共同確認并簽字備案方能入檔，否則不予執行。所以工程竣工驗收備案和工程方案管理是結合起來進行的，委托各級城建檔案管理機構進行管理。

總之，實現檔案數字化、信息化發展是信息時代的必然要求，是檔案管理工作提高效率、便捷和安全的必由之路。各企業單位應以《檔案法》為指導，提高人們的法律意識，各級機構嚴格依法進行管理；加大執法監督力度，保證檔案管理的規范化和制度化；各企業建立科學的管理制度，對各環節進行全方位管理；加強對網上不法及不道德行為的監管，促進檔案管理工作在信息時代的發展進程。