新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

閆立紅

摘 要：事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展與社會和諧發(fā)展的支撐體系，檔案更是承載重要信息的主要載體。事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的需求和挑戰(zhàn)，提升和優(yōu)化檔案管理工作水平，是當(dāng)前不容忽視的問題。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理，不僅有助于滿足人民不斷增長的物質(zhì)文化需求，而且對社會事業(yè)平穩(wěn)而迅速的發(fā)展有著至關(guān)重要的推動作用。

關(guān)鍵詞：新時期 事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化策略

檔案管理是一項擁有專業(yè)性、政治性、管理性以及實踐性的工作。如何更好地提升和優(yōu)化檔案管理水平，融入新的發(fā)展思路，這是目前我們需要進(jìn)行深度思考和探究的重要問題。事業(yè)單位的檔案是事業(yè)單位日常工作和活動的記錄和反映，對事業(yè)單位的檔案資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著我國各項事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)時代的需求，需要不斷的更新和優(yōu)化。在展開相關(guān)管理工作中，我們應(yīng)該以更加科學(xué)的視角，對于管理工作進(jìn)行優(yōu)化。

1 新形勢下檔案工作的主要目標(biāo)和根本任務(wù)

面對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新常態(tài)形勢以及產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整的新任務(wù)，2013 年 2 月 22 日，黨中央國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，集中體現(xiàn)了政府對檔案事業(yè)的高度重視和大力支持。在中央《意見》的基礎(chǔ)上，結(jié)合不同省份省情，相繼出臺各省檔案工作意見，努力細(xì)化、深化工作舉措，提出各省檔案管理工作的更高目標(biāo)定位和制度標(biāo)準(zhǔn)，為全面實現(xiàn)各省事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化起到了積極的政策引領(lǐng)，并奠定了堅實的制度保障。因此，各級各類事業(yè)單位檔案部門必須抓住機(jī)遇，積極認(rèn)真領(lǐng)會《意見》精神，深入貫徹落實《意見》實質(zhì)，積極探索檔案管理工作的新思路、

新模式和新途徑，積極推進(jìn)單位檔案工作依法管檔，加強(qiáng)檔案室、資料室等檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)，支持并規(guī)范社會多種力量參與檔案事務(wù)管理，加強(qiáng)各類檔案的接收、征集，尤其強(qiáng)化涉及民生、經(jīng)濟(jì)、文化和社會領(lǐng)域以及各級各類重大事務(wù)活動的檔案管理，為群眾提供便捷高效的檔案利用服務(wù)，更好地維護(hù)黨和國家及人民群眾的根本利益。

2 檔案管理優(yōu)化的重要性和必要性

檔案管理組成，事業(yè)單位日常管理的重要部分，看似微不足道，實則關(guān)系重大。事業(yè)單位檔案管理是許多管理工作重要的決策依據(jù)，對事業(yè)單位的工作狀態(tài)、成果、建設(shè)及發(fā)展有重要影響。在新時期，事業(yè)單位的檔案管理工作，可以很大程度上體現(xiàn)其人力資源的管理狀況和人員的素質(zhì)。尤其是在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的時代背景下，很多機(jī)構(gòu)和單位都實現(xiàn)了信息技術(shù)的覆蓋，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，充分借助信息化帶來的方便，不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升事業(yè)單位的人力資源管理水平。

目前，我國事業(yè)單位的檔案管理體系仍不夠完善，相關(guān)制度仍有待規(guī)范，檔案管理工作的流程仍不夠清晰明確。部分檔案管理人員自身綜合素質(zhì)能力相對有限，且從未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理隊伍的穩(wěn)定性也相對有限，人員流動不合理。信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，辦公環(huán)境較為陳舊，檔案存放空間沒有規(guī)范性，這些都在一定程度上影響了檔案管理工作的整體效果，導(dǎo)致了檔案工作中的一些問題不能進(jìn)行有效的解決。

檔案部門要不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進(jìn)一步充實檔案部門的服務(wù)功能，能夠滿足事業(yè)單位對信息資源的篩選、分析、匯總等要求，推動事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，以便為事業(yè)單位提供科學(xué)有效的信息資源。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1 結(jié)合實際情況進(jìn)行優(yōu)化

結(jié)合事業(yè)單位實際情況進(jìn)行優(yōu)化，這是提升檔案管理工作的一個關(guān)鍵。在當(dāng)前檔案管理工作信息化建設(shè)中，事業(yè)單位的檔案管理模式也在不斷更新變化。面對信息化帶來的優(yōu)勢，我們應(yīng)當(dāng)予以重視。事業(yè)單位可結(jié)合信息化營銷手段，結(jié)合單位目前的實際情況與工作特色，大力宣傳事業(yè)單位檔案管理，擴(kuò)大事業(yè)單位工作的影響力，以便增強(qiáng)公眾對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，為外界提供更加全面的檔案信息服務(wù)。對于檔案資料的形成、積累、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分研究，落實好崗位的工作職責(zé)，引入考核制度。

3.2 人員的優(yōu)化

檔案管理工作是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑢τ跈n案管理人員自身的素質(zhì)和能力方面有著極高的要求。可以說，檔案管理人員的素質(zhì)水平，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，影響著各種檔案資料的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。為了減少因管理人員素質(zhì)和水平不足而給檔案管理工作帶來的限制，我們應(yīng)當(dāng)做好人員隊伍的全面優(yōu)化，注重提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。引入經(jīng)驗豐富，能力強(qiáng)的檔案管理人員。結(jié)合內(nèi)部管理培訓(xùn)，提升整個隊伍的整體作戰(zhàn)水平。不斷提升檔案管理人員的工作能力和職業(yè)道德觀念，在福利待遇方面給予充足支持，進(jìn)一步保障檔案管理人員的工作積極性。

3.3 逐漸完善檔案管理制度

要想實現(xiàn)對現(xiàn)階段檔案管理工作的全面優(yōu)化，首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，對檔案管理工作給予足夠重視。從制度層面上入手，對于當(dāng)前檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，使管理制度更加科學(xué)化。要根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，以及對檔案資源的使用要求來進(jìn)一步明確檔案管理的各種規(guī)范和要求。設(shè)置專門人員對檔案管理工作的質(zhì)量和情況進(jìn)行管理監(jiān)督，使之形成一個圍繞事業(yè)單位的檔案管理體系。同時要不斷提升檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，明確責(zé)任，引導(dǎo)其嚴(yán)格遵守各項檔案管理工作規(guī)范，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

3.4 基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化配置

優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，不能僅靠人員調(diào)整，硬件設(shè)備上也要提供相應(yīng)支持。事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)積極加強(qiáng)投入，對服務(wù)于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行合理的優(yōu)化，使檔案管理工作在合適的環(huán)境下有序進(jìn)行。做好配套防火防水防盜措施，檔案室應(yīng)避免日光直射。，還需要保證檔案室內(nèi)濕度、溫度以及通風(fēng)。應(yīng)當(dāng)確保檔案管理部門干凈整潔，保證檔案信息安全。

事業(yè)單位還應(yīng)緊隨信息化的時代潮流，將信息化引入檔案管理工作當(dāng)中。加強(qiáng)信息化建設(shè)，逐步提升檔案管理工作的信息化水平。將檔案紙質(zhì)資源與數(shù)字化資源結(jié)合起來，以便提升到案工作的工作效率和質(zhì)量，進(jìn)一步拓展檔案管理工作的職能。同時，還有助于為事業(yè)單位的工作人員提供獲取數(shù)據(jù)和資源的便捷渠道。

4 總結(jié)

總而言之，隨著新時期經(jīng)濟(jì)與社會事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理面臨著更高的需求。我們應(yīng)當(dāng)提升重視程度，認(rèn)識到新時期檔案管理工作優(yōu)化的重要性和必要性，對于檔案管理工作中難以滿足實際需求和時代潮流的部分及時予以改正，最大限度提升檔案管理工作的整體效果，滿足事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的需求。

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