電子時代對文件生命周期理論的重新認識

李許燕

摘 要：本文著重探討了文件生命周期理論在電子文件時代的適用性：首先通過介紹電子文件具有易修改性、分散性、非人工識讀性和資源共享性等特點，以與紙質文件區別；繼而論述電子文件對文件生命周期理論提出的挑戰；最后重點闡述了文件生命周期理論通過靈活地調整或修正，在電子文件時代仍具有其價值，在檔案專業中仍具有支柱理論的地位。

關鍵詞：文件生命周期理論；電子文件；特點

一、電子文件的定義及特點

20世紀中葉以來，信息技術革命對檔案領域產生了巨大影響，最明顯的表現之一就是計算機的誕生和隨之帶來的讀取文件的大量產生，開始沖擊傳統紙質文件的統治地位。電子文件（electronic records）即是通過數字電腦進行操作、傳輸和處理的文件。電子文件與紙質文件的區別主要在以下幾個方面。

（一）易修改性、分散性

國際檔案理事會在《電子文件管理指南》中對文件的定義是，“在機構或個人活動的開始、執行與結束的過程中形成或接受的記錄信息，它包括能充分證明活動的內容、背景與結構”。紙質文件的內容、背景與結構是固化在同一載體上的，即紙張載體，紙質文件一旦形成，三者便固化在一起，其完整性不受破壞，即具有原始憑證性。而電子文件由于其載體的特殊性，它的三要素不是固化在一起的，而是可以分離的。電子文件在形成過程中，對于其產生的背景或是條件并不能在作為最后結果的文件中得以體現，而且對很多電子文件來說，其信息可能來自其他多個文件，其內容、結構和背景信息被分散保存，則其整體性與連貫性得不到完整全面的反映。此外，電子文件在形成和修改中的各種痕跡并不能得以有效的保留。

（二）非人工識讀性

目前，電子文件所采用的存儲介質主要有硬磁盤、軟磁盤、磁帶和光盤，這幾種介質的存儲容量和讀取方式都有所不同，但這些介質里所儲存的信息以編碼的形式存在，其存入和讀出均依靠一些相應的軟硬件環境。而傳統紙質文件產生后除了紙張外，其存入讀出基本不依賴任何硬件和軟件設施。

（三）電子文件更具有良好的資源共享性，且體積小、容量大

電子文件因其不受時間、地點利用的限制，因而可以更好地為各種用戶提供服務。此外，電子文件因其載體的多樣性，又可以提供多種方式的利用方式，這些優越性都是紙質文件所無法比擬的。

二、電子文件時代對文件生命周期理論所提出的挑戰

由于電子文件的自身特點及生成、管理和利用方式都與傳統紙質文件具有很大差別，因為電子文件不僅造成了檔案實踐各個領域的諸多變化，而且對傳統的檔案學理論也帶來了一定挑戰，文件生命周期理論自然也不例外。

第一，中外檔案界認為電子文件的生命周期需要有新的理解，具體來說就是文件運動方式發生了變化。傳統的文件運動方向都是單向的、不可逆的，但電子文件出現后雖然文件處于運動的狀態沒有變化，但文件的運動方式發生了變化，大多數人都認同電子文件的運動狀態是多維運動的，其中最為常見的就是電子文件的回流現象。文件回流即文件從檔案狀態回到現行文件狀態并發揮一定的作用，在這種情況下，傳統的文件生命周期理論關于文件線性運動方式的描述對電子文件而言就顯得不合適了。

第二，中外檔案界對電子文件生命周期的階段劃分也提出了不同的看法。國際檔案理事會電子文件委員會在1997年制定的《電子文件管理指南》中，把電子文件的生命周期劃分為設計、形成和維護三個階段。設計階段是指電子文件信息管理系統的涉及、開發和安裝三個階段；形成階段是指每一份電子文件在電子環境中產生出來的過程；維護階段是指對于形成后的電子文件的技術維護和保管。傳統文件生命周期理論的理論基礎是文件價值形態的變化規律，而電子文件這種劃分方法是借鑒了計算機技術中“軟件生命周期”的分法。

第三，中外檔案界認為文件生命周期理論揭示的文件各階段特定價值與相關因素的對應關系不再適用于電子文件。由于電子文件內容、存儲形式和表現形式的特殊性，電子文件與服務對象、保管場所和管理方式之間的對應關系發生了一定的變化。

三、文件生命周期理論“笑對挑戰”

面對電子文件帶來的諸多挑戰，文件生命周期理論完全可以通過靈活調整或部分修正，來“笑對挑戰”。

第一，文件的回流現象要求在文件利用過程中必須使用原件，而且文件回到現行階段后主要為其形成者服務，發揮憑證作用。但需要注意的是，檔案文件回流現象并不是電子文件所特有的，紙質文件也存在文件回流現象，但只是相對電子文件而言比較少而已。傳統紙質文件與電子文件在文件的回流難度上確實是有所不同（而且這種文件的回流現象在電子文件時代比紙質文件更容易實現），但是兩者在運動方式都是一個完整、連續的過程。

第二，電子文件與傳統紙質文件在階段劃分這一問題上的不同之處主要體現在以下幾個方面。首先，傳統的文件生命周期起始于文件產生之時，而電子文件的生命周期卻在文件產生之前就開始了，因此對電子文件產生進行前端控制顯得格外必要，而前段控制理論正是文件生命周期理論的應有之義。其次，電子文件在形成階段由數據編碼形式轉化為文件只是一瞬間的事，而且在很多情況下，這一過程是以一種“批處理”的狀態完成，但這也意味著如果產生錯誤的話，電子文件具備的錯誤放大能力比傳統文件要大得多；此外，傳統文件在整個運動過程中所發揮的作用可以完全在電子文件的第三階段實現。

不管電子文件的階段劃分依據是什么，文件作為一種客觀事物，它同所有客觀事物一樣有著自己特有的生命過程，即各種載體的文件都有其生命周期，在這一點上電子文件和傳統紙質文件也是相通的。只是電子文件與傳統紙質文件在各階段劃分上有所不同，但電子文件仍要按照從現行文件到檔案的大體運動方向運動，而且其運動的原因也是電子文件自身價值的變化。

第三，就電子文件各階段特點價值形態與相關因素的對應關系而言，的確應當承認電子文件的不同特點，使文件生命周期理論揭示的文件價值與服務對象、保管場所和管理方式等方面的對應關系發生了一點變化，但這些對應關系只是部分變化，而非全部消失。“由于對技術、設備和系統的依賴性，也由于信息內容與載體的可分離性，電子文件可能不應當在強求與保管場所的對應”[1]，這也是文件生命周期理論在電子時代所需重點進行修善的方面。加拿大英屬哥倫比亞大學提出了“集中式保管”的方案，主張將失去現行效用的電子文件移交到檔案館集中保管，這一方案得到了美國、英國及北歐一些國家原則上的贊同，這表明不少西方國家對進入檔案階段的電子文件與檔案館之間的對應關系依然保有肯定態度。

四、文件生命周期在電子時代給人們的啟示

首先，要加強對電子文件的前端控制和過程控制。電子文件運動的整體性、各階段相互關系、相互影響的特性，使得電子文件產生過程中每一個階段文件的成果是后一個階段文件的基礎，而電子文件的產生又具有瞬間性和批量性，在此背景下，這有可能給我們帶來一個極大的挑戰。如果某個階段的文件數據或是記錄出現錯誤的話，則會可能造成此后所有階段的電子文件產生錯誤，而且這個錯誤所造成的影響與損害會隨著電子文件實施過程的推進而呈現幾何倍數的增長。這就要求我們在現實工作中，不僅要加強電子文件的前段控制，更要加強電子文件的過程控制，減少和避免電子文件在產生和傳遞過程中出現的各種錯誤和失誤。

其次，要注重對元數據的采集。由于電子文件對于其產生的背景、來源不能完全反映，再加上其易修改性和內容與載體的可分離性，電子文件在其生命周期中運動到非現行階段后，它的內容、背景與結構可能被不留一絲痕跡地完全改變，這使得判定電子文件的真偽成為一個讓人頭疼的問題。因而在現實工作中，尤其是在電子文件的設計階段中，我們要注重采集必要地反映其背景信息和處理過程的“元數據”，以保證歸檔文件的完整性和準確性。在電子文件的設計階段就應該考慮到電子文件作為檔案保管、利用的需求，將可預見的各種職能納入電子文件信息系統的管理之中。

再次，加強電子文件管理操作系統建設。計算機平臺更新換代的周期平均為18個月，一旦電子文件管理系統的設備更新換代后，可能會導致原有系統中產生的電子文件無法讀取。因此，要加強電子文件管理操作系統建設，尤其是操作系統的兼容性等技術問題。

參考文獻：

[1]黃霄羽.魂系歷史主義——西方檔案學支柱理論發展研究[M].北京：中國人民大學出版社，2006.175.endprint