電子公文歸檔系統功能初探

郭湘仁

摘 要：隨著電子政務的不斷發展，公文傳輸系統的普及，電子公文大量產生，給公文的管理帶來了很多問題，電子公文歸檔系統的出現恰好解決了這一難題。本文闡述了電子公文及電子公文歸檔的概念，介紹了電子公文歸檔的方法，從接收、登記、分類、立卷、檢索幾個模塊進行分析，對電子公文歸檔系統功能進行初步探究。電子公文歸檔系統規范了電子公文的管理，方便了電子公文的搜索和查閱，順應數字化的發展，我們需要進一步加強對電子公文歸檔系統功能的研究。

關鍵詞：電子公文歸檔 應用技術 方法研究

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）12-00-01

伴隨著科學技術的不斷發展，我國逐步邁入了信息數字化時代，各個行業的發展都離不開信息技術，電子公文傳輸系統應運而生。人們利用電子公文傳輸系統代替傳統紙質文件處理公文，電子公文的處理主要有接收、登記、初審、閱示、承辦、催辦、答復等環節，處理完畢后進入電子公文歸檔系統。歸檔系統能實現電子公文的規范化整理，提高電子公文的檢索效率，方便檔案的查借閱，有效促進工作效率和質量的提升。

一、電子公文歸檔方法

1.電子公文

電子公文，是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。[1]

2.電子公文歸檔

電子公文歸檔是指經公文傳輸系統產生的電子文件，與電子公文歸檔系統實現對接，導入電子公文歸檔系統進行歸檔。電子公文經公文傳輸系統處理完畢后，由公文形成部門提交至檔案管理部門，經檔案管理部門接收、登記、鑒定、分類、立卷，存入檔案管理臨時庫，待歸檔的紙質文件與電子文件一一核對后，進入檔案管理總庫，完成歸檔工作。電子檔案由公文形成部門、檔案部門人員共享使用，采用電子公文形成部門、檔案管理部門、信息技術管理部門三結合的模式管理。

3.電子公文歸檔方法

在電子公文歸檔系統中，能夠有效實現電子公文歸檔的基本方法主要有兩種，即電子公文的聯機歸檔和電子公文的脫機歸檔，這兩種方法對載體的要求不同，但最終達到的效果和目標是相同的。首先，電子公文的聯機歸檔是以網絡數據傳輸作為載體，將公文傳輸系統和電子公文歸檔系統進行整合，通過數據接口把電子公文導入歸檔系統，實現無縫對接。這種方法非常便捷高效，但對網絡環境的要求很高，需要安全穩定的網絡，來保障電子公文信息數據的傳輸。其次，電子公文的脫機歸檔是通過第三方載體，如移動硬盤、USB閃存盤等移動存儲設備或E-mall等傳輸方式，把電子公文數據傳輸到檔案室，檔案管理員利用導入程序，批量導入電子公文歸檔系統數據庫。這種傳輸方式需要電子公文歸檔系統具備導入模塊，數據導入電子公文歸檔系統后才能進行下一步操作。在辦公自動化不斷普及的今天，這種脫機的電子公文歸檔方式使用頻率越來越低。

二、電子公文歸檔系統功能的內容概述

電子公文歸檔系統是辦公自動化系統普及后的必然產物，是實現數字化檔案管理的重要組成部分。系統功能主要包括將辦公自動化系統所產生的電子公文進行接收、登記，按照既定分類標準進行分類、立卷，提供檢索和打印功能。

1.接收

接收是指檔案管理部門接收來自電子公文形成部門已經處理完畢的電子公文，是將電子公文從公文傳輸系統遷移到電子公文歸檔系統的一個過程，是兩個系統之間的一次數據交換。接收前，電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性由形成部門負責，接收后由檔案部門負責。

2.登記

電子公文收入到歸檔系統后，先要進行登記、鑒定。ISO15489中指出登記是“在文件進入系統時，賦予文件以唯一標識符的行為。”[2]這說明，登記是為了證明電子公文已經提交到歸檔系統中，并且確定這份公文是歸檔系統中獨一無二的。檔案管理員需要對登記在案的電子公文進行鑒定，確定公文是否屬于歸檔范圍，不屬于歸檔范圍的電子公文，不進入檔案管理臨時庫，屬于歸檔范圍的執行下一步操作。

3.分類

登記完成后即可按照本單位已經制定好的分類標準對電子公文進行整理分類，確定其屬于哪一類，然后劃分到相關的案卷中。如果還沒有建立相關案卷，需要調整用戶權限，將系統設置調整為允許管理用戶新建案卷，管理員新建案卷后再添加相應的電子公文，將其轉入檔案管理臨時庫。電子公文劃入案卷，其物理存儲位置并未變動，只是在案卷中加入了一個類似快捷方式的指標，點擊后可直接查閱到電子公文。因此，電子公文也就可以根據實際的需要劃分到不同的案卷中，從而在多個機構共同負責一份電子公文的情況下，可以保證案卷的完整性。[3]

4.立卷

傳統紙質文件整理分類完畢后，便入盒組卷。組卷時將有關某一問題或某項工作活動的公文排放在一起，保證文件之間的有機聯系，這是因為“管理電子文件和檔案必須十分重視將其形成背景和上下文關系記錄下來。這是證明其原始性、真實性、系統性，保證其憑證價值不可或缺的。”[4]電子公文應與紙質公文保持一致，待紙質公文檔號排序確定后，自動轉換到電子公文歸檔號位置，確保紙質公文與電子公文的歸檔號一一對應。這樣不僅方便檢索利用，也利于文件完整安全地保管。

5.檢索

檢索利用是將電子公文存入歸檔系統的主要目的，是電子公文歸檔系統易用性和實用性的重要體現。配備了電子公文歸檔系統的單位，可以提供公用搜索設備給外來或本單位查閱人員使用，系統的檢索功能可以幫助查閱人員在不熟悉案卷和公文具體內容的情況下，通過輸入相關檢索詞確定案卷和公文的存放位置。待找到需要的公文后，檔案管理員點擊打印鍵即可。電子公文歸檔系統的檢索功能既方便查閱人員的搜索、利用，又利于檔案的管理，大大減少了檔案管理員的工作量。

綜上所述，隨著公文傳輸系統產生的大量電子公文及其管理問題，通過電子公文歸檔系統得以解決，這不僅保障了電子公文的有序處理，而且更好地促進了檔案管理工作的開展，節省大量人力，提升了工作效率。但還需要對電子公文歸檔系統功能進行深入的研究，以期解決隨著信息技術不斷發展產生的新問題。

參考文獻

[1]國家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法[Z].2003-07-28

[2]中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局，中國國家標準化管理委員會.信息與文獻文件管理ISO15489-1，IDT[Z]2011-01-04

[3]謝海先.電子公文歸檔移交系統功能研究[D].天津：天津師范大學，2006：24.

[4]何嘉蓀.應保留“案卷”概念[J].中國檔案，2000，（4）：16-18.