不動產(chǎn)登記檔案的集約化管理

李婷婷

摘 要：隨著不動產(chǎn)登記工作的逐項展開，不動產(chǎn)登記檔案的種類、數(shù)量隨之增多。對這些龐大的信息進行管理現(xiàn)已成為主要難題。文章就實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的集約化管理進行論述，試就數(shù)字檔案建設進行基礎研究，探討檔案管理中利用互聯(lián)網(wǎng)技術、云計算等相關技術發(fā)揮主動性，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案管理工作的集約化、信息化發(fā)展。

關鍵詞：不動產(chǎn)登記檔案；“四統(tǒng)一”；整合；集約化

1 不動產(chǎn)登記現(xiàn)狀

2013 年11 月，國務院常務會議通過決定，將分散在多個部門的不動產(chǎn)登記職責整合由一個部門承擔，一是由國土資源部負責指導監(jiān)督全國土地、房屋、草原、林地、海域等不動產(chǎn)統(tǒng)一登記職責，二是建立不動產(chǎn)登記信息管理基礎平臺，實現(xiàn)不動產(chǎn)審批、交易和登記信息在有關部門間依法依規(guī)互通共享，消除“信息孤島”。三是推動建立不動產(chǎn)登記信息依法公開查詢系統(tǒng)。

全國將轉變現(xiàn)行分散登記的模式，實現(xiàn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記，基本做到登記機構、登記簿冊、登記依據(jù)和信息平臺“四統(tǒng)一”。不僅對于整合各類資源，理順管理機制，發(fā)揮物權登記公示作用有著重要意義，而且對于保證不動產(chǎn)交易安全，維護護權利人合法權益具有顯著作用，同時順應了當今信息大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢，不動產(chǎn)登記工作迎來重大歷史發(fā)展機遇。據(jù)此，不動產(chǎn)登記檔案管理作為不動產(chǎn)登記重要的基礎性工作，常年固定的管理模式和信息資源利用方式面臨著新的決擇。作為檔案工作不可分割的兩個層面，利用的基礎是管理好檔案，而發(fā)揮檔案信息資源作用則是管理好檔案的終級目標。本文以房屋登記檔案工作為例，對不動產(chǎn)登記檔案管理集約化管理模式進行初步探討和研究，提出了一些不動產(chǎn)登記檔案集約化管理的考量，期望對不動產(chǎn)檔案集約化發(fā)展貢獻一些見解和思路。

2 不動產(chǎn)檔案整合管理特點

2.1 不動產(chǎn)檔案整合的內容

1、不動產(chǎn)登記簿記載信息的核實型查詢

主要是指個人和單位查詢房屋登記簿記載信息，核實房屋登記的基本（自然）狀況信息，以及是否存在限制、抵押等狀態(tài)信息。

2、登記檔案資料的憑證型查詢

主要是指權利人、利害關系人需查詢房屋登記檔案資料，并復制檔案中有關登記材料，取得原始憑證復印件。

3、按身份信息檢索的線索型查詢

主要是指公安、安全、檢察、審判、紀檢等部門在偵查、執(zhí)行、辦理案件過程中，需要房屋登記檔案管理機構提供按身份信息進行檢索的查詢。

4、提供數(shù)據(jù)庫接口信息查詢

主要指住房保障、地稅、戶籍管理、公積金、銀行等部門機構，因規(guī)范執(zhí)行有關政策，需查詢權利人及家庭成員在行政區(qū)劃內有無房屋登記信息或登記數(shù)量的情況。因查詢量巨大，目前，多采用提供數(shù)據(jù)庫接口方式解決。

2.2 不動產(chǎn)檔案管理的特殊性

數(shù)量大、種類多。不動產(chǎn)登記檔案包括土地、房產(chǎn)、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、礦產(chǎn)等業(yè)務檔案，尤其是房地產(chǎn)登記發(fā)證，面廣量大，涉及城鎮(zhèn)、農(nóng)村的千家萬戶，這些材料經(jīng)過立卷歸檔，在一個縣的數(shù)量就可以達到幾萬卷，甚至上百萬卷。

跨度大，周期性長。土地管理中有些業(yè)務活動歷時較長，往往跨年度才能完成。土地利用現(xiàn)狀調查、城鎮(zhèn)地籍調查、土地登記發(fā)證等工作，有的跨一二年甚至三四年才能結束。

具有動態(tài)性。不動產(chǎn)登記檔案形成后，房與地的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現(xiàn)狀處于不斷的轉移和變更之中。

2.3 不動產(chǎn)檔案整合過程中遇到的困難

材料不完整，數(shù)據(jù)存在準確性、真實性問題。部分地區(qū)歷史不動產(chǎn)登記檔案確實存在不動產(chǎn)坐落、土地性質、房屋用途、面積等數(shù)據(jù)方面誤登、錯登問題，身份信息、門牌信息缺失以及檔案管理雜亂無序等問題。

數(shù)據(jù)庫整合技術欠缺，數(shù)據(jù)不夠完善。推進不動產(chǎn)統(tǒng)一登記，有一個對原單位檔案數(shù)據(jù)庫對接整合的過程，由于技術問題，這個過程中有時會出現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接錯誤。

信息化水平較低，不能資源共享。由于種種原因，目前還有不少地方不動產(chǎn)登記檔案管理技術落后，登記檔案沒有實現(xiàn)數(shù)字化，依然是紙質存檔管理，無法實現(xiàn)資源共享。

檔案多部門存放，未能便民服務。目前有些地方的不動產(chǎn)登記檔案仍然存放于原登記部門，群眾需要跑多個部門查詢，很不方便。分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量大，歷史跨度長，動態(tài)性強。

3 集約化管理模式

3.1 集約化的概念

集約化管理概念來源于現(xiàn)代企業(yè)集團為提高效率與效益的基本取向經(jīng)驗。其在不動產(chǎn)登記檔案工作中的應用均已具備一定條件，主要有以下幾方面內容：

（一）完善頂層設計，理順管理機制，實現(xiàn)省市、區(qū)縣兩級優(yōu)勢互補，協(xié)調高效管理。強化省市一級檔案機構統(tǒng)籌、監(jiān)督、指導職責，設立省市不動產(chǎn)登記檔案館（數(shù)據(jù)中心），實行屬地專業(yè)垂直管理，整合、優(yōu)化各類、各級不動產(chǎn)登記檔案機構、人員、庫房資源，構建與屬地區(qū)縣分工明確、協(xié)調一致的管理機制。合理布局，按需設置，根據(jù)不動產(chǎn)登記機構工作量情況配備檔案專業(yè)人員，充實一線管理人員和查詢窗口，并適當進行人員流動，增強緊迫感，調動員工積級性。

（二）梳理各個工作環(huán)節(jié)，科學靈活配置資源，規(guī)范操作流程。

檔案工作依托于業(yè)務工作發(fā)展，是不動產(chǎn)登記業(yè)務的重要一環(huán)，登記資料從受理一刻起既已注定將要歸檔的命運，業(yè)務辦理從最初申請、受理開始，經(jīng)過審核、審批，到最后繕證、辦結、發(fā)證、歸檔，形成一條完整的工作流程，涉及多個崗位工作人員。

（三）引入二維碼和物聯(lián)網(wǎng)技術，完善不動產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)共享機制，發(fā)揮集約化管理資源共享優(yōu)勢。

近年來，二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術發(fā)展突飛猛進，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，給檔案流轉和管理工作帶來極大的想象空間。不動產(chǎn)登記實物檔案采用二維碼、物聯(lián)網(wǎng)、電子密鑰等技術，制定全國統(tǒng)一的編目規(guī)則，使每一卷檔案對應唯一編碼，實現(xiàn)存儲空間和庫房定位科學自動化管理。

3.2 集約化管理對策

（一）加強制度建設，統(tǒng)一查詢口徑

通過制度明確不動產(chǎn)登記檔案信息查詢方式，以及個人住房信息查詢操作規(guī)范。對于新增的查詢需求應保持開放而又嚴謹?shù)膽B(tài)度，既利用好寶貴的登記信息資源，又維護好權利人合法權益。

（二）理順管理，構建分工明確的兩級查詢服務體系。

在設區(qū)城市的不動產(chǎn)登記部門內宜設置兩級查詢窗口，區(qū)一級窗口方便查詢申請人就近辦理，市級窗口負責接待全市范圍不動產(chǎn)信息查詢，規(guī)范特殊查詢操作，合理配置受理、審核查詢權限。

（三）完善權限管理，提供分類、分層次的查詢服務。 查詢信息需要堅持“明示同意”、“最少夠用”原則，查詢系統(tǒng)應完善權限管理，做到每一筆查詢業(yè)務全部留痕，以便隨時調出復核，加強對查詢人員的監(jiān)督管理，避免超限、超范圍查詢。endprint