不動產登記檔案的集約化管理

李婷婷

摘 要：隨著不動產登記工作的逐項展開，不動產登記檔案的種類、數量隨之增多。對這些龐大的信息進行管理現已成為主要難題。文章就實現不動產登記檔案的集約化管理進行論述，試就數字檔案建設進行基礎研究，探討檔案管理中利用互聯網技術、云計算等相關技術發揮主動性，實現不動產登記檔案管理工作的集約化、信息化發展。

關鍵詞：不動產登記檔案；“四統一”；整合；集約化

1 不動產登記現狀

2013 年11 月，國務院常務會議通過決定，將分散在多個部門的不動產登記職責整合由一個部門承擔，一是由國土資源部負責指導監督全國土地、房屋、草原、林地、海域等不動產統一登記職責，二是建立不動產登記信息管理基礎平臺，實現不動產審批、交易和登記信息在有關部門間依法依規互通共享，消除“信息孤島”。三是推動建立不動產登記信息依法公開查詢系統。

全國將轉變現行分散登記的模式，實現不動產統一登記，基本做到登記機構、登記簿冊、登記依據和信息平臺“四統一”。不僅對于整合各類資源，理順管理機制，發揮物權登記公示作用有著重要意義，而且對于保證不動產交易安全，維護護權利人合法權益具有顯著作用，同時順應了當今信息大數據時代發展趨勢，不動產登記工作迎來重大歷史發展機遇。據此，不動產登記檔案管理作為不動產登記重要的基礎性工作，常年固定的管理模式和信息資源利用方式面臨著新的決擇。作為檔案工作不可分割的兩個層面，利用的基礎是管理好檔案，而發揮檔案信息資源作用則是管理好檔案的終級目標。本文以房屋登記檔案工作為例，對不動產登記檔案管理集約化管理模式進行初步探討和研究，提出了一些不動產登記檔案集約化管理的考量，期望對不動產檔案集約化發展貢獻一些見解和思路。

2 不動產檔案整合管理特點

2.1 不動產檔案整合的內容

1、不動產登記簿記載信息的核實型查詢

主要是指個人和單位查詢房屋登記簿記載信息，核實房屋登記的基本（自然）狀況信息，以及是否存在限制、抵押等狀態信息。

2、登記檔案資料的憑證型查詢

主要是指權利人、利害關系人需查詢房屋登記檔案資料，并復制檔案中有關登記材料，取得原始憑證復印件。

3、按身份信息檢索的線索型查詢

主要是指公安、安全、檢察、審判、紀檢等部門在偵查、執行、辦理案件過程中，需要房屋登記檔案管理機構提供按身份信息進行檢索的查詢。

4、提供數據庫接口信息查詢

主要指住房保障、地稅、戶籍管理、公積金、銀行等部門機構，因規范執行有關政策，需查詢權利人及家庭成員在行政區劃內有無房屋登記信息或登記數量的情況。因查詢量巨大，目前，多采用提供數據庫接口方式解決。

2.2 不動產檔案管理的特殊性

數量大、種類多。不動產登記檔案包括土地、房產、林業、農業、礦產等業務檔案，尤其是房地產登記發證，面廣量大，涉及城鎮、農村的千家萬戶，這些材料經過立卷歸檔，在一個縣的數量就可以達到幾萬卷，甚至上百萬卷。

跨度大，周期性長。土地管理中有些業務活動歷時較長，往往跨年度才能完成。土地利用現狀調查、城鎮地籍調查、土地登記發證等工作，有的跨一二年甚至三四年才能結束。

具有動態性。不動產登記檔案形成后，房與地的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬變更不斷發生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現狀處于不斷的轉移和變更之中。

2.3 不動產檔案整合過程中遇到的困難

材料不完整，數據存在準確性、真實性問題。部分地區歷史不動產登記檔案確實存在不動產坐落、土地性質、房屋用途、面積等數據方面誤登、錯登問題，身份信息、門牌信息缺失以及檔案管理雜亂無序等問題。

數據庫整合技術欠缺，數據不夠完善。推進不動產統一登記，有一個對原單位檔案數據庫對接整合的過程，由于技術問題，這個過程中有時會出現數據掛接錯誤。

信息化水平較低，不能資源共享。由于種種原因，目前還有不少地方不動產登記檔案管理技術落后，登記檔案沒有實現數字化，依然是紙質存檔管理，無法實現資源共享。

檔案多部門存放，未能便民服務。目前有些地方的不動產登記檔案仍然存放于原登記部門，群眾需要跑多個部門查詢，很不方便。分散在各部門的不動產登記檔案數量大，歷史跨度長，動態性強。

3 集約化管理模式

3.1 集約化的概念

集約化管理概念來源于現代企業集團為提高效率與效益的基本取向經驗。其在不動產登記檔案工作中的應用均已具備一定條件，主要有以下幾方面內容：

（一）完善頂層設計，理順管理機制，實現省市、區縣兩級優勢互補，協調高效管理。強化省市一級檔案機構統籌、監督、指導職責，設立省市不動產登記檔案館（數據中心），實行屬地專業垂直管理，整合、優化各類、各級不動產登記檔案機構、人員、庫房資源，構建與屬地區縣分工明確、協調一致的管理機制。合理布局，按需設置，根據不動產登記機構工作量情況配備檔案專業人員，充實一線管理人員和查詢窗口，并適當進行人員流動，增強緊迫感，調動員工積級性。

（二）梳理各個工作環節，科學靈活配置資源，規范操作流程。

檔案工作依托于業務工作發展，是不動產登記業務的重要一環，登記資料從受理一刻起既已注定將要歸檔的命運，業務辦理從最初申請、受理開始，經過審核、審批，到最后繕證、辦結、發證、歸檔，形成一條完整的工作流程，涉及多個崗位工作人員。

（三）引入二維碼和物聯網技術，完善不動產檔案信息數據共享機制，發揮集約化管理資源共享優勢。

近年來，二維碼、物聯網信息技術發展突飛猛進，大數據時代已經來臨，給檔案流轉和管理工作帶來極大的想象空間。不動產登記實物檔案采用二維碼、物聯網、電子密鑰等技術，制定全國統一的編目規則，使每一卷檔案對應唯一編碼，實現存儲空間和庫房定位科學自動化管理。

3.2 集約化管理對策

（一）加強制度建設，統一查詢口徑

通過制度明確不動產登記檔案信息查詢方式，以及個人住房信息查詢操作規范。對于新增的查詢需求應保持開放而又嚴謹的態度，既利用好寶貴的登記信息資源，又維護好權利人合法權益。

（二）理順管理，構建分工明確的兩級查詢服務體系。

在設區城市的不動產登記部門內宜設置兩級查詢窗口，區一級窗口方便查詢申請人就近辦理，市級窗口負責接待全市范圍不動產信息查詢，規范特殊查詢操作，合理配置受理、審核查詢權限。

（三）完善權限管理，提供分類、分層次的查詢服務。 查詢信息需要堅持“明示同意”、“最少夠用”原則，查詢系統應完善權限管理，做到每一筆查詢業務全部留痕，以便隨時調出復核，加強對查詢人員的監督管理，避免超限、超范圍查詢。endprint