淺議行政事業單位檔案管理的創新路徑

王妍

【摘要】行政事業單位在日常工作中產生和形成大量不同類型的文件檔案，要保證行政事業單位工作健康、持續發展，就要對這些檔案文件進行妥善保管，以專業化的檔案保管形式將其建檔、儲存。行政事業單位檔案管理工作內容不斷增加，因而在工作方式上應該不斷加以改進。本文主要對行政事業單位檔案管理的創新途徑進行研究與分析。

【關鍵詞】行政事業單位；檔案；管理；創新途徑；分析

行政事業單位工作內容不斷復雜化，處理的相關事務也日漸繁瑣，在此過程中形成的檔案資料和相關文件較多，因而要促進行政事業單位工作理念和工作手段跟上社會發展的節奏和需求，就要對行政事業單位檔案管理工作予以創新。檔案管理工作程序化和系統化特點突出，傳統的檔案管理工作效率不高，容易造成檔案缺失，在新時期下，可借鑒應用的新方法、新技術較多，行政事業單位內部進行檔案管理工作的創新與改革，能夠有效提高工作水平和質量，針對行政事業單位檔案管理工作容易存在的問題，需要從實際分析角度重點探討問題成因，并提出積極有效的創新方法。

一、行政事業單位檔案管理的創新需求

（一）制度與設備系統問題。行政事業單位在檔案管理工作中由于相關制度體系等不夠完善，導致工作人員在不同工作環節容易產生操作性失誤，在行政事業單位內部的議事日程中沒有及時納入檔案管理，同時對信息核查、建檔和文件保存等工作缺乏執行力，影響檔案保管的質量。另外，在檔案管理中由于資金投入較少，相關系統設備等配備不到位，在檔案室內部也沒有做好基礎的防盜措施，導致檔案資料和行政事業單位內部重要文件保管處于不安全狀態，檔案保管系統軟件更新不及時，檔案資料的建檔、保管、核查和銷毀工作也不能及時執行，行政事業單位檔案管理工作整體處于無序狀態。

（二）工作模式與監管問題。行政事業單位處理的事務較多，產生的檔案資料等類型復雜，在建檔保管中需要對檔案類型予以區分、對檔案內容予以核查，但是傳統的檔案管理工作中由于工作模式單一、管理方式落后，導致檔案管理工作呈現機械化、被動化狀態，總體工作效率和工作效果不理想。行政事業單位不同檔案資料重要程度和使用調閱使用頻率不同，在統一化管理中未做好監督管理工作，容易導致多種問題的產生，因而行政事業單位檔案管理中需要進行工作模式和工作手法的創新，加強監管、提高效率，促使單位內部檔案管理工作現代化發展。

二、行政事業單位檔案管理的創新途徑

（一）實行制度化和標準化管理。行政事業單位檔案管理工作中需要建立起一系列相對完善的制度體系，建立健全檔案管理工作的保障制度和責任制度，實行嚴格的制度化和標準化管理。行政事業單位在檔案管理中需要根據實際情況，對檔案管理中容易存在的問題進行分析，并制定針對性的解決對策，對檔案管理中資料搜集、內容核查、建檔和文件保管等工作予以合理分工，明確相關人員的職責與義務，對其工作行為與執行成果予以考核和評價，減少檔案管理工作中的失誤性操作。行政事業單位檔案管理還需要確立一定的信息管理制度，領導人員要足夠重視起檔案保管工作，但是不能隨意干涉正常的檔案保管秩序，在檔案文件的調用中也要做好相關登記。想實現行政事業單位檔案管理工作的健康有序發展，就要在內部建立和完善嚴格、規范的管理制度，在分工與協作中，提升檔案管理質量與水平。

（二）信息化管理模式。現代信息技術的發展為不同行業和領域的發展提供了重要的助推力，因而實現行政事業單位檔案管理工作的創新與改革，就要在工作實踐中開發和升級相關系統及軟件，實現信息化與科技化的管理。在現代化的檔案管理工作中應用信息技術同步建立紙質檔案和電子檔案的管理系統，在網絡技術應用下，建立數字檔案，將紙質檔案中的重要信息內容掃描或錄入到數據庫中，并建立安全登錄系統，對重要檔案資料限制訪問或進行資格訪問設置。行政事業單位實現檔案管理的信息化，一方面能夠提高工作效率，對部分檔案進行永久性保管，另一方面則能夠對重要的保密性文件進行安全管理，提高檔案資料的有效利用率。

（三）專業培訓與技能提升。行政事業單位內部的檔案管理人員需要在工作實踐中不斷加強專業技能培訓，不能一味地應用傳統理念和方法進行檔案管理，實現信息化和創新性的檔案管理，不僅需要投入大量的資金，引進先進設備和技術，同時要加強專業人才的培養。檔案管理人員在職業技能培訓中要熟練掌握計算機使用技巧，并在工作實踐中不斷總結經驗和方法，及時發現問題，與技術部門做好溝通與交流，升級軟件，同時檔案管理人員要努力學習新知識，掌握檔案管理相關制度要求，在實踐鍛煉中增強工作能力，熟練運用多種檔案管理新技能和新方法。

三、結語

行政事業單位檔案管理工作中由于制度、體系等不夠完善，導致檔案管理工作執行度不夠，在整個行政事業單位內部也得不到足夠的重視，另外由于檔案管理的手段和方式落后，檔案信息搜集與整理事務處理不完善，檔案內容真實性和完整性難以得到有效的保障。在這種情況下，進行行政事業單位檔案管理工作的創新與改革，需要在檔案管理部門確立嚴格的管理制度，并對檔案管理人員加大職業培訓力度，提高其專業素質和水平，在檔案管理中需要實行信息化管理，促進相關軟件和系統的開發與升級，在電子檔案與紙質檔案的雙重管理中實現現代行政事業單位檔案管理的專業化、科技化與智能化。

【參考文獻】

[1]王楠.淺議信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化[J].現代交際，2016（02）：129.

[2]李海兵，董俊英.淺議行政事業單位檔案管理的創新路徑[J].中國衛生標準管理，2017.endprint