檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點比較

萬卉

【摘要】本文通過電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點比較，來分析二者的適用以及未來的發(fā)展趨勢。

【關(guān)鍵詞】檔案；電子；紙質(zhì)

隨著電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在檔案保存以及管理等方面給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了很大的沖擊，使電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、保存等管理方法均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，檔案工作的技術(shù)、方法發(fā)生了很大的變化。但是和所有新興事物一樣，電子檔案在給我們帶來方便的同時也帶來了諸多的問題。檔案的紙質(zhì)性文件也面臨著相應(yīng)的挑戰(zhàn)。正如電子書永遠(yuǎn)不可能替代紙質(zhì)書本一樣，電子檔案也不可能會取代紙質(zhì)檔案，而是兩者共存。

一、電子檔案和紙質(zhì)檔案比較的優(yōu)勢分析

（一）電子檔案的可分享性。紙質(zhì)檔案一般只有一份或者幾份，數(shù)量非常少，而且只能在同一個地點觀看。這對于文件的傳輸是非常不利的。如果另一個距離較遠(yuǎn)的地方的人需要了解這份紙質(zhì)文件，只有兩種方法：一種是遠(yuǎn)距離的人乘坐交通工具來到紙質(zhì)文件所在地，另一種是通過郵寄紙質(zhì)文件。顯然這樣會浪費(fèi)大量的時間，人力物力。而且很大一部分的紙質(zhì)絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中很有可能會造成文件的損壞或者丟失。但是電子文件則可以在不同的時間，不同的地點同時被很多人看到。一方面可以打破人數(shù)的限制，同時被很多人看到，無形當(dāng)中增加了檔案的利用價值和利用效率。另一方面打破了紙質(zhì)檔案只能在同一場所觀看的限制。觀看者可以通過多種方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離觀看。我們國家之前的文物檔案都是采用紙質(zhì)書面的形式，而且人們只能通過去博物館才能看到文物，我們國家每個地區(qū)幾乎都有博物館，而且擁有五千年歷史，文物數(shù)不勝數(shù)。遠(yuǎn)距離、時間少限制著很多對文物對歷史有著濃厚興趣的人。于是現(xiàn)在更多的博物館開始采用電子檔案以及線上觀看、查詢的方式。高科技的發(fā)展使得資源可以更加有效地分享。

（二）電子檔案的不易失真性和經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。紙質(zhì)的檔案隨著時間的增加和閱讀次數(shù)的增加會受到不同程度的損壞，字跡也會越來越老化，難以長時間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進(jìn)紙張發(fā)生水解，同時也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災(zāi)。但是電子檔案卻可以進(jìn)行多個備份，而且數(shù)字化檔案不會因為重復(fù)性利用而失效，我們可以進(jìn)行無數(shù)次的打印、下載和傳輸。紙質(zhì)檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費(fèi)大量的時間精力對紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂和搬運(yùn)。我國雖然地域廣闊，樹木眾多，但是人均資源并不多。這是我們每個人都知道的常識。每年保存檔案所消耗紙質(zhì)的數(shù)量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節(jié)約型，環(huán)境友好型社會的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質(zhì)檔案的使用，保護(hù)環(huán)境。當(dāng)一份文件需要傳送給多個人的時候，只需要通過郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的復(fù)印。

（三）電子文檔的多樣性和趣味性。紙質(zhì)文檔的形式比較單一，只可以通過文字的描寫來表達(dá)。在書寫的過程中很容易出錯。在觀看文檔的時候我們經(jīng)常會看到潦草的字跡，很難認(rèn)清。如果經(jīng)過較長的時間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對于紙質(zhì)檔案來說速度比較快，字跡工整，出錯后方便修正。電子文檔在錄入時形式是多樣性的，不只是單一的文字形式。還可以采用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來進(jìn)行統(tǒng)計。另外電子檔案可以將相關(guān)物品的圖片放入檔案中，達(dá)到圖形和文字的統(tǒng)一。有了電子文件可以更方便快速地對文件信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)制等，更好地滿足利用者的各種需求。當(dāng)圍繞一個專題對檔案進(jìn)行匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢比較分析

（一）紙質(zhì)檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關(guān)人員來說是極其容易侵入并且進(jìn)行篡改的，而且電子檔案篡改后不留痕跡，是非常難以被發(fā)現(xiàn)和識別的。紙質(zhì)檔案不容易被篡改，被篡改后會留下相應(yīng)的痕跡，是非常容易被發(fā)現(xiàn)和辨別的。而且紙質(zhì)的檔案具有獨一無二性，可以通過字跡等來進(jìn)行相應(yīng)的辨別。同樣，一份歷經(jīng)時間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。電子檔案的不穩(wěn)定性更加明顯，遇到計算機(jī)病毒或者計算機(jī)故障的情況，如果沒有及時備份是十分嚴(yán)重的。保存電子檔案的U 盤、光盤、磁盤一旦受到外界強(qiáng)磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會導(dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計算機(jī)等相關(guān)的設(shè)備和知識，而紙質(zhì)檔案方便快捷。同時電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實性容易受到質(zhì)疑，相比紙質(zhì)檔案更有說服力。

（二）紙質(zhì)檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關(guān)系著國家安全的，有些檔案是關(guān)系公民個人隱私的。但是電子檔案的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。對于網(wǎng)絡(luò)上的一些高手來說，侵入各個系統(tǒng)的電腦并非不可能。電腦技術(shù)日新月異，每個國家都在飛速進(jìn)步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關(guān)的技術(shù)，防止國家機(jī)密的外泄。

三、結(jié)語

電子檔案和紙質(zhì)檔案都有其自身的優(yōu)點和缺點，只有二者相輔相成，才能更好地利用和保護(hù)好檔案。電子技術(shù)尚未成熟，目前還有很大的改進(jìn)空間，相關(guān)的法律法規(guī)尚未完善。不論科技如何進(jìn)步，紙質(zhì)檔案都不可能被淘汰。紙質(zhì)檔案有著電子檔案所沒有的優(yōu)點，二者不應(yīng)存在競爭關(guān)系，而應(yīng)該是相互彌補(bǔ)的互助關(guān)系。

【參考文獻(xiàn)】

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