新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

牛寧燕

【摘要】傳統的紙質檔案管理與現行的電子檔案管理存在著很大的不同，雖然在很大的程度上減輕了檔案管理人員的工作量，檔案的使用效率得到進一步提升，但是因為電子檔案應用的時間不是很長，對其使用的方法不熟練，導致了一些資料的缺失和泄露等等，因此為了更好地促進我國電子檔案的管理工作，本文著重對當下的電子檔案管理所面臨的問題進行了研究，針對現有的問題提出應對建議，為提高我國電子檔案的管理水平貢獻力量。

【關鍵詞】傳統；紙質檔案；電子檔案；管理

一、電子檔案的特點及其發展現狀

（一）電子檔案的特點。在社會經濟不斷發展變化、信息技術不斷傳播發展的今天，全球化技術在不斷完善，檔案的管理也從傳統紙質時代過渡到了電子信息化時代，電子檔案逐漸取代了紙質檔案，相比較而言，電子檔案在管理方面更便捷，但對于管理人員來說，這不僅是一個提升自身管理水平的機會，也是對管理者本身的挑戰。這與傳統檔案管理完全不同：一是完完全全的數字化管理。電子檔案完全是以數字化形態存在的，檔案的載體由紙質書本變成電子光盤，文字被數字化，相比以前來說，現在的檔案生成過程完全以數字形態存在，不管是建檔還是歸檔。二是電子檔案的信息完全是獨立存在的，它可以自由變化，傳輸到任何一個光盤等存儲盤當中，并且信息不會變化。

（二）我國電子檔案的發展現狀。隨著中國經濟水平的飛速發展，網絡信息的科學技術水平也在不斷提高。新形勢下，我國電子檔案逐漸取代傳統的紙質檔案，為我國檔案事業的不斷發展開創了先河，打好了基礎。雖然電子檔案非常方便，但是因為網絡的不穩定性，安全性不高的原因，存在著很大的問題，比如會出現信息外泄、數據損壞、黑客攻擊等問題，導致一些信息會丟失。

除電子檔案本身存在的一些原因外，還有來自檔案管理人員的影響和管理部門的不重視，電子檔案的好處有很多，不僅節約了人力和物力，還提高了檔案管理的工作效率，減少了管理成本，同時也大大改變了人們的生產與生活方式，雖然有很多好處，但就目前而言，在我國很多有關部門并不重視檔案管理這項工作，對于檔案管理不上心，這也就導致了一些檔案管理人員抱著消極的態度，造成工作的質量效果差，使我國的檔案管理一直無法達到與外國并肩的水平。

同時電子檔案的保存也是一大問題，因為電子檔案管理受到網絡技術與數字環境兩方面的束縛，還有存儲載體、軟件服務系統與電子設備技術等問題，電子檔案的存儲是電子檔案管理的一個難點。資料的存儲載體是非常脆弱的，同時對放置載體的環境有著非常嚴格的要求，空氣的干濕度、天氣、黑客攻擊、網絡病毒、電壓等都會對儲存載體造成損壞，并且無法復原，另外儲存的載體是脆弱的，使用壽命相對紙質載體來講，使用壽命不長，在轉載或更換載體時容易造成信息損壞或丟失。

二、如何應對電子檔案管理過程中的問題

（一）加強國家網絡安全建設。沒有網絡安全就沒有國家安全，沒有信息化就沒有現代化，加強網絡安全和信息化建設對國家的發展意義重大。要認清我們面臨的形勢和任務，充分認識做好工作的重要性和緊迫性，因勢而謀，應勢而動，順勢而為，加強專業網絡人才的建設，進一步完善網絡防火墻設施的建設，做好網絡安全和信息化工作。

（二）電子檔案的管理要規范。電子檔案的管理中要注重管理的規范性，這樣有利于內在需要。國家有關部門應當重視檔案管理的工作，嚴格要求，這樣才能加強檔案管理人員的工作意識，增強檔案管理效率。同時，檔案管理人員要提升自己的電子檔案管理水平，要及時做好收集資料、整理相關文獻等流程工作，提高檔案管理的工作效率。同時我國相關檔案管理部門應參照外國先進的管理經驗，結合我國現有檔案管理模式，對歸檔工作，制定出規范、科學的操作標準。立足實際，取其精華，去其糟粕。

（三）做好電子檔案的保存工作。要及時做好歸檔工作，同時要做好備份工作，重要電子檔案實行專機、備份制度。因為電子檔案的保存工作是一大難點，而且電子檔案的儲存載體不僅安全性低下而且使用壽命短，所以針對重要的電子檔案要實行備份制度，這是一項很有必要的措施。將重要的電子檔案使用儲存載體保存兩份或者三份，使用分布式雙機備份。杜絕了由于工作人員操作不當或者是電子檔案儲存載體遭遇自然環境侵害等損害甚至丟失了電子檔案的情況出現。雖然在新形勢下，電子檔案的使用是未來檔案管理工作的總體趨勢，但在我國目前的情況下，電子檔案管理還存在著一些問題，所以可以采取電子歸檔和傳統紙質檔案并存的管理模式，這兩種歸檔可以不需要兩種管理系統，可在紙質檔案上面標寫電子檔案存在的地點，而電子檔案也要注明紙質檔案所放的地點，但兩者要一致。

（四）加大檔案管理方面人才的培養力度。要想全面實現電子檔案管理的現代化，不僅僅是培養檔案管理人員檔案方面的理論知識和提高他們的實踐經驗，要定期加強管理人員的教育培訓，不拘于一種培訓形式，到位的全方面培訓，對電子檔案現代化管理人員的知識結構進行優化，培養出維修與科學管理的復合型人才。

【參考文獻】

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