數字管理平臺下的現代檔案管理體系發展趨勢分析

焦曉玲

摘 要：現如今，在檔案管理過程，實現了數字化管理的有效突破，為進一步對其進行研究，本文基于數字管理平臺下，重點研究檔案管理工作如何實現現代化發展，從而提高檔案管理工作水平，為人們提供更加科學便利的檔案服務。希望本文分析能夠進一步提高認識，以更好地促進檔案管理工作現代化發展。

關鍵詞：檔案服務質量；檔案管理；數字化；作用；途徑

數字化檔案已經實現了我國各領域中的普及與全面應用，數字化管理工作的展開具有艱巨性及與規模的浩大性，因此，檔案管理人員就必須對數字化管理的意義與重要性給予充分認識，并結合實踐提出相應的解決措施，實現檔案服務質量及效率的提升，為社會進一步發展提供良好的服務。

1 數字化檔案管理工作的意義及其重要性

1.1 利于保存檔案資料

我國經濟水平的提升加上社會各行各業的迅猛發展，很大程度上對檔案管理工作的高效率提出了越來越高的要求。加上人類進入到信息社會之后數字化技術得到了廣泛應用，檔案管理工作也開始趨于數字化發展并且得到了迅速的壯大。數字化檔案信息能夠有效保存與使用數字化檔案副本，有效避免了因為紙質檔案的頻繁使用而對檔案原件起到了良好的保護作用。除此之外，隨著時間的推移紙質檔案會因為紙質污損及字跡模糊而出現信息無法辨認的現象，數字化檔案就能夠保持檔案信息的完整性。數字化檔案可以有效應用現代化技術對紙質圖片檔案信息給予修復，不會造成因為紙質檔案自然老化而出現失真的情況。

1.2 提高工作效率

紙質檔案文件不論是在存儲上還是在管理上都需要足夠大的空間，數字化存儲技術的應用降低了檔案占有的空間，并且擴大了存儲量，數字化檔案具有較強的通用性與安全性，還能夠防止出現紙質檔案在存儲時出現的損毀等危險。除此之外，因為傳統檔案管理的文件錄入、歸類以及存檔等環節都必須手工管理，一方面降低了檔案管理的工作效率，另一方面還增加了管理工作的問題。數字化檔案管理的深入提高了整個工作的智能化，工作人員可以通過智能化的信息檢索輕松找到所需要的文件信息資料。因為傳統檔案在存儲方式及存儲載體上具有極大的局限性，造成了不同地區的方案信息資料很難實現共享，而數字化檔案誕生之后，可以通過互聯網平臺及信息技術突破時間與空間的限制，推動檔案信息實現了異地共享，從而極大的提升了檔案信息的傳播范圍與使用價值。

2 數字管理平臺下的現代檔案管理體系發展趨勢及策略

2.1 現代檔案管理體系在未來的發展

首先是先進的管理手段。基于信息化以及數字化的發展形勢，檔案管理工作必將不斷創新與發展。全新型且更貼合社會發展需求的檔案管理模式必將全面取代現今檔案管理模式，新型檔案管理模式不論是管理方法，還是管理理念均會有大突破，而且隨著新型檔案管理模式的應用及推廣，相關管理內容也將得以全面革新與深化。基于檔案管理體系的未來發展趨勢，檔案管理工作畢竟更具快捷性與簡便性，檔案管理人員在工作過程中，要保證具有良好的管理質量與效率。因此，新型檔案管理體系必將對檔案管理的各個環節進行合理有效的優化與完善，例如，檔案調研、檔案檢索、檔案統計、檔案編制以及檔案采集等，從而推動檔案管理工作全面實現自動化，致使多項業務之間可以實現無縫銜接。

其次是管理方法多樣化。現階段，數字化觀念已經深入人心，并受到了很多行業領域的廣泛應用及大力推廣，隨著社會的發展，檔案管理領域必將出現大量的新潮思想與管理理論，除此之外，科學技術的不斷創新，也將推動檔案管理軟件實現全面創新，促使其類型更具多樣化，數量規模更加龐大，基于這種發展形勢，檔案管理方法的發展趨勢必將是多樣化建設。檔案管理的這種發展趨勢可以為相關人員提供一個討論平臺，結合實際與理論相連的方式，可以提高人們對新型檔案管理模式的認知程度，進而對其進行有效的革新與完善，促使其成為具有科學性、合理性、有效性以及可行性的新型管理方法，這種發展趨勢必將推動我國檔案管理工作實現進一步完善。

2.2 重視提高檔案管理意識

結合實踐分析，部分工作人員存在錯誤認識，認為檔案管理工作只是簡單的對資料信息信息的收集與保存等內容，該工作被排除在單位核心工作范圍之外，他們認為檔案管理工作并不能為單位創造利益。因此很多檔案管理人員在實際工作過程中只是做好信息資料的不泄露與不遺漏，對外調及查詢工作十分敷衍，檔案管理工作實際上被單位所忽視。數字化檔案的衍生與廣泛應用增強了單位內部管理人員的工作意識，要求管理人員應當對數字化檔案的具體利用給予充分關注，單位內部必須從投資、工作人員配備、設備優化與改良以及制度貫徹等多個方面實現數字化檔案工作的進一步完善，為檔案管理工作的順利進行奠定堅實的基礎。

2.3 提高檔案管理數字化工作質量

單位想要進一步提升自身數字化檔案管理的工作質量及效率，就必須積極結合自身的實際發展情況建立健全具有高度科學合理性的數字化管理制度。各單位管理部門應當立足于時代發展趨勢并結合實際工作實情，完善與優化現存的檔案管理制度，積極構建出十分完善而系統性的方案管理制度，并且在制度實際的運用過程中通過不斷的實踐與考證，在管理工作人員的崗位考核內容中應當收納這些規定與制度，通過這種方式進一步提升管理工作人員的工作責任意識及工作執行力度，保證工作人員能夠嚴格按照相關流程及規定展開檔案信息的規范化管理。數字化檔案管理在不斷的應用及發展過程中必然朝著互聯網化、綜合服務化、信息化以及市場化的模式轉移。

2.4 依托先進信息技術構建數字化平臺

為完善現代檔案管理體系，首先，定制圖片、文檔、圖像、聲音等資料的采集準則，進一步規范文書格式，減少無目的的轉換，除此之外還要定制與系統相關的其他應用項目的具體準則，確保信息傳遞與信息共享過程的順暢性。其次，通過新時期先進信息技術的應用實現數字化平臺的全面構建，科學合理的應用互聯網技術、多媒體技術以及數據庫技術等信息技術，人員信息數據庫的建立初期，工作人員可以采用分布式的多媒體數據庫展開工作，注意文檔儲存模式一定要有一定的復雜性，預防在實際工作過程中出現視頻、圖片等因為數據容量過大而造成調用速率低等多種問題，全面實現管控、更新、調用以及存放等多種功能。

3 結束語

總之，經過長期的努力，我國的檔案工作終于向數字化的方向發展，在這樣的情況下，我國的檔案管理工作水平也得到了非常顯著的提升，然而我們也應該看到，在實際的工作中，依然存在著不少需要解決的問題，所以從整體上來說，還是需要很多部門共同的努力，只有這樣，我國的檔案工作才能更加平穩的進行。

參考文獻

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