企業(yè)檔案管理工作的重要性分析

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展與社會的進步，企業(yè)檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，企業(yè)檔案是企業(yè)存儲信息的一個非常重要的載體，記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的許多數(shù)據(jù)，是企業(yè)管理過程中不可缺少的要素，對于企業(yè)的發(fā)展有重要作用。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；作用；研究

檔案管理工作是企業(yè)管理中不可缺少的存在，做好檔案管理工作不僅能夠提高企業(yè)管理水平與企業(yè)的整體競爭能力，是衡量企業(yè)發(fā)展水平的重要因素，但是在當前情況下企業(yè)檔案管理過程中還存在著許多問題，不利于檔案管理工作的正常開展。

1 檔案管理工作的基本概述

檔案管理工作包含的內(nèi)容比較廣，而且其定義很廣泛，廣義的檔案管理工作指的是國家的檔案管理事業(yè)，而狹義的檔案管理工作中就包含著本文即將要分析的企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)檔案管理工作是在企業(yè)內(nèi)部進行的直接保存圖表、文字、資料等元素的一項工作。企業(yè)的檔案管理人員必須要明確的知道自己的工作職責，要對企業(yè)內(nèi)部的檔案進行收集、分類、整理，讓檔案的管理更加科學有效，給其他部門提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，降低檔案查詢的難度，做好檔案的移交工作。嚴格遵守相關規(guī)定。檔案管理工作中包含的內(nèi)容比較多，每一項工作都有不同的內(nèi)容，每一項內(nèi)容在檔案管理工作中都是不可缺少的。所以，檔案管理人員必須要了解每個工作環(huán)節(jié)的內(nèi)容，一般來說檔案管理工作包含著檔案的收集、整理、保管等八個內(nèi)容。

1.1 檔案收集

買企業(yè)日常運行的過程中各部門都會收發(fā)一些文件，而這些文件一般都是分散開的，這就需要發(fā)揮檔案管理工作的作用，相關工作人員必須要挑選出價值較高的文件，這一環(huán)節(jié)就是檔案的收集工作，這一工作是檔案管理工作中最基礎的一項工作。

1.2 整理工作

一般情況下檔案收集完成之后檔案都是雜亂無章的，而且檔案數(shù)量非常多，內(nèi)容非常豐富，想要為今后的工作的有效開展就必須要對雜亂的檔案進行管理。根據(jù)檔案的內(nèi)容和類別來進行歸納，讓文件更加整齊，這項工作是檔案管理工作中最關鍵的一項工作。

1.3 檔案的鑒定

隨著時間的流逝企業(yè)中的檔案數(shù)量會不斷的增加，但是這些檔案價值會隨著時間的流逝而改變，有些檔案越來越珍貴有些檔案越來越無用，在這一情況下檔案的鑒定工作就顯得非常重要了，鑒定人員必須要有效的分辨檔案的價值，并將不同價值的檔案分開保存。

1.4 保管儲存工作

近幾年來我國科技發(fā)展水平得到了很大的提高，網(wǎng)絡應用的范圍在不斷的擴大，但是在當前發(fā)展狀況下網(wǎng)絡并沒有有效的應用到檔案管理中。大多檔案都是紙質(zhì)版，而紙質(zhì)版檔案非常容易受到外部環(huán)境的影響，從而發(fā)生褪色、發(fā)霉等現(xiàn)象，導致很多檔案被動的失去價值，有時還會給企業(yè)帶來很多損失，所以必須要做好檔案的存儲工作，盡可能的提高檔案管理水平，讓檔案的壽命更長久。

2 企業(yè)檔案管理工作的重要性分析

企業(yè)檔案中記載著許多企業(yè)發(fā)展過程中的精華，體現(xiàn)著企業(yè)發(fā)展的基本歷程，對于企業(yè)的發(fā)展有很重要的借鑒作用，能夠讓企業(yè)內(nèi)部人員更加了解企業(yè)的發(fā)展經(jīng)過，能夠為企業(yè)的發(fā)展進步提供基礎依據(jù)，還能夠為企業(yè)內(nèi)部各部門搭建聯(lián)系的橋梁，讓各部門更加有效的合作，檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部信息最多的區(qū)域，也是企業(yè)內(nèi)部有價值信息存儲的區(qū)域。檔案管理工作直接體現(xiàn)著企業(yè)的內(nèi)部形象與外部形象，檔案管理工作的價值體現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的始終，所以，企業(yè)必須要積極的投入到檔案管理工作的過程中。

3 檔案管理工作中的問題分析

當前情況下許多企業(yè)對于檔案管理的重視程度不足，沒有清晰的認識到檔案管理工作的重要性與檔案的價值，對于檔案管理工作的作用與開展原因等認識不清，還有一些企業(yè)認為檔案整理工作只是簡單的收集歸納一些資料，并沒有實質(zhì)性的作用，做這項工作不僅費力而且費時。還有許多企業(yè)的檔案管理工作并沒有實質(zhì)性作用，這項工作的開展只是為了應對檢查，而且企業(yè)內(nèi)部對于這項工作的開展不夠重視，導致管理人員缺乏工作積極性。很多企業(yè)對于檔案管理的投入非常少，很多檔案管理人員都是由企業(yè)其他人員兼任的，而這些人普遍不了解關于檔案的相關知識，導致檔案管理工作不能夠有效的進行。而且檔案管理工作人員的整體素質(zhì)也偏低，其對于檔案的編號、保管年限、類別等認識不清，很容易出現(xiàn)管理錯誤的現(xiàn)象，導致檔案管理不規(guī)范，導致檔案查詢難度大，不能夠給企業(yè)其他部門人員提供優(yōu)質(zhì)的服務，最終導致檔案管理工作水平低下，檔案管理的作用不能夠被充分的發(fā)揮出來。在當前情況下很多企業(yè)檔案的管理工作依舊在使用傳統(tǒng)的手工管理方法，現(xiàn)代化網(wǎng)絡等技術沒有有效的應用到實際管理過程中，導致檔案管理的整理質(zhì)量較差。還有很多企業(yè)對于檔案管理工作的投入較少，導致檔案管理工作的開展沒有充足的資金支持，影響著檔案管理工作的正常開展。一些企業(yè)沒有明確的規(guī)范檔案的種類，檔案管理的側(cè)重點都不相同，在管理過程中很容易忽略很多細節(jié)，導致檔案的管理缺乏完整性。此外，在企業(yè)發(fā)展過程中還存在著很嚴重的檔案流失的現(xiàn)象，有些檔案在記錄的過程中丟失，還有一些檔案由于存儲不善而導致丟失，最終使得檔案斷代而失去很大一部分的價值。而且很多企業(yè)管理人員對于檔案的重視程度不足，不善于從檔案中汲取精華，學習借鑒優(yōu)良經(jīng)驗，導致許多檔案被閑置其作用不能夠被有效的發(fā)揮出來。

4 做好企業(yè)檔案管理工作的措施

4.1 轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念

隨著社會的進步，檔案管理事業(yè)也在逐漸的優(yōu)化 ，管理水平得到了有效的提高，檔案管理部門必須要順應時代發(fā)展潮流，對檔案管理方法、理念等進行創(chuàng)新，要讓檔案管理工作人員樹立檔案就是財富的觀念，提高其對檔案的重視程度，從而有效的提高工作人員的工作積極性，提高其工作水平，進而提高檔案管理工作的整體水平。

4.2 創(chuàng)新管理體制

近幾年來企業(yè)也在順應時代發(fā)展趨勢進行體制改革，傳統(tǒng)的檔案管理體制與企業(yè)新體制之間的矛盾逐漸顯露出來，所以企業(yè)必須要對管理體制進行創(chuàng)新，讓其能夠滿足當今企業(yè)內(nèi)部體制的基本需求。首先要對檔案管理方法進行創(chuàng)新，豐富檔案管理的內(nèi)涵，擴大檔案收集范圍，將互聯(lián)網(wǎng)融合到管理過程中，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享。在企業(yè)檔案管理體制機制創(chuàng)新的過程中必須要清晰的認識到自身的不足之處，敢于面對錯誤，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，將檔案的作用有效的發(fā)揮出來。

4.3 提高工作人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作的主力軍，直接決定著檔案管理的整體水平，所以企業(yè)必須要加大投入力度，對工作人員進行培訓，讓其能夠掌握檔案整理工作的要點，聘用相關優(yōu)秀人才來為他們進行講解、培訓，提高檔案管理工作人員的工作能力，從而提高整理管理水平，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎。

5 總結(jié)

企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展水平的提高有重要推動作用，在當前發(fā)展情況下企業(yè)必須要提高對檔案管理的重視程度，加大投入力度，優(yōu)化管理結(jié)構與管理方法，學習借鑒先進管理經(jīng)驗，提高企業(yè)檔案管理水平，促進企業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介

任季平（1969-），男，籍貫包頭市，出生地呼和浩特市，內(nèi)蒙古交通設計研究院有限責任公司，高級經(jīng)濟師。