提升辦公室檔案管理效率的探討

陳燕虹

摘 要：近幾年，隨著我國社會的迅速發展，各企業單位的辦公室管理工作也緊跟社會發展的腳步，并取得了一定的成果。但在此發展過程中還存在一定的不足之處，本文將結合中國疾病預防控制中心公益事業單位辦公室檔案管理過程中所存在的不足，對我國現階段各單位的辦公室檔案管理工作普遍存在的現狀以及管理的必要性進行分析研究，最終有針對性的提出相關的改進策略及措施，以此來更好地提升辦公室檔案管理工作的效率及成果，進而推動我國企業單位的可持續穩定發展。

關鍵詞：提升；辦公室檔案管理；效率；現狀及重要性；策略

1 關于辦公室檔案管理現狀的分析

隨著人們需求的不斷增加，企業單位的工作難度及質量也發生了較大的變化，辦公室管理制度得到了較好的完善，辦公室工作員工團隊的整合度也有所提高，相關單位的辦公室檔案資料被廣泛應用，在人力資源方面，企業單位也優化了人力資源的配置，提高了工作人員的工作水準。但在改善辦公室檔案管理工作的過程中，還存在很多的不足，在很大程度上阻礙了辦公室檔案管理的效率[1]。以中國疾病預防控制中心為例，在單位內部仍存在部分工作人員綜合素質不達標、檔案管理方法較為落后及采用含量過低的信息技術等問題，單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，把更多的注意力放在了一線活動，忽視了事業單位辦公室檔案管理工作的重要性及必要性，此外，企業的檔案管理制度還有待進一步完善，檔案管理種類較多，管理水平較低。因此，企業應該加強對該問題的重視程度，積極探討解決策略，以此來提高辦公室檔案管理的工作效率。

2 關于辦公室檔案管理工作必要性的分析

辦公室檔案管理工作對企業的成長與發展有著至關重要的作用，改善檔案管理工作是極其必要的。檔案管理工作鑒證了企業的成長與發展，并對企業的愿景與決策有指導性的意義，其工作質量及工作效率直接影響到了企業辦公室管理的成果，有效的協調了單位內部的管理工作，此外檔案管理還決定了單位的資源利用及工作模式的選擇。因此，企業只有通過檔案管理，才能做到有據可依，用具體數據說話，通過檔案中記載的實際數據對企業的未來發展及現狀作出進一步的規劃與調整，促進辦公管理部門與其他部門的融合與協調，進而提高單位的整體工作效率。

3 關于提升辦公室檔案管理效率策略的探討

在認識到企業單位辦公室檔案管理工作的重要性之后，對現階段各企業單位所普遍存在的管理漏洞進行分析探討，并有針對性的提出以下相關策略，來更好地解決管理過程中的弊端，促進企業辦公室檔案管理的更好開展。

3.1 創新傳統的管理理念

現如今，企業大多已經進入了新的發展階段，傳統的辦公室管理理念已經無法滿足企業發展進步的需求，管理理念倘若跟不上企業發展的進程，仍停留在傳統發展層面，將會使得企業的發展流失新鮮的血液，缺乏生命力與創新力[2]。就此，企業應當積極的轉變傳統的管理理念，通過企業的定期培訓、教育及宣傳等方式，將新穎的理念思想貫穿到每一名員工身上，積極探索適應企業發展的檔案管理規律及特點，從而能夠在保留傳統管理優點的基礎上，創新融合新的管理理念，完善相關的管理體制。

3.2 加強學習先進的管理技術手段

企業要想更好的適應新時代的發展、滿足人們越來越高的需求，就要不斷學習新進的技術手段，將現代化的科學技術與信息手段有效的融入到企業的管理發展過程中，對傳統的技術手段進行新的改革創新，充分利用當今的科學技術，將人工作業與科技軟件等相結合，既節省了大量的人力資源支出，又能減少人工作業過程中出現的失誤，更好地實踐證明“技術本是硬道理”原則，由此便可以根據人們的不同需求提供不同的個性化服務，使得檔案的作用得以有效的發揮[3]。同時，辦公室還應定期對檔案進行整理、分類、總結及歸納，便于對檔案的保存、查看，這樣一來既節省了辦公室的原有工作時間，提高了工作效率，又更新了檔案的管理模式，節省了管理空間，進而提高了檔案管理的準確度。

3.3 完善改革管理體制

完善的管理體制是提升辦公室檔案管理效率的根本前提，只有確保管理體制的良好性，才能在其他方面加以改善與創新。企業對此應當積極的探索企業的發展現狀，并由此制定并完善相關的管理制度體系，讓企業的管理有據可依，讓員工的工作水平得以最大化的發揮。例如，企業應當建立賞罰分明的激勵體制，以此來激發員工的積極主動性與創造力；充分利用信息技術，創建網絡檔案，易于保存和查詢；建立有效的辦公室檔案管理互動反饋機制，利于辦公室上級與下級之間的良好溝通；此外，還可以建立企業的專屬檔案管理平臺，促使檔案管理的經濟效益實現最大化[4]。

3.4 加強人力資源的配置與管理

在人力資源方面，企業首先要做好招聘員工的基本工作，制定明確合理的招聘制度，根據空缺崗位挑選合適的人才，通過相關的培訓考核制度，經過層層選拔最終確定企業的培養對象，要確保企業的每位員工具有較高的綜合素質，有豐富的工作經驗以及上進心等；其次，企業要定期對員工進行崗位的相關培訓，不斷激發員工的工作潛力，提高員工的知識儲備量及專業技能；最后，企業還要加強對于辦公室檔案管理工作的相關資金投入量，充分利用當今的科技設備，將信息科學技術充分融入到辦公室檔案管理工作中，以此來提高工作的準確度。此外，企業要不斷更新員工的工作理念，在培養其專業技能的同時還要加強對于員工服務意識的提升，培養高素質高機能的人才，從而促進辦公室檔案管理的良好進行，進而推動企業的更好

發展。

4 總結

現階段，隨著科學技術的不斷進步、人們生活水平的日益提高，人們對于企業單位的要求也越來越高，企業單位要想在競爭激烈的背景下為人們創建更多的成果，就要加強對辦公室檔案管理工作的重視程度，結合企業單位的檔案管理現狀，制定相應的解決策略，在發揮傳統管理理念優點的基礎上對其不足進行創新，制定并完善適應新時期企業發展的相關戰略制度，加大資金在檔案管理方面的投入量，引進先進的科學技術設備，提高檔案管理工作的準確度，最后企業還應做好人才的選拔培養工作，加強企業人力資源的科學配置。綜上所述，通過諸多策略，企業結合自身現狀予以采用，將會在提升辦公室檔案管理工作效率方面取的顯著成效，進而會推動企業的可持續

發展。

參考文獻

[1]付興.試論如何提高辦公室檔案管理工作效率[J].辦公室業務，2018（08）：109.

[2]石貞貞.淺析如何提升辦公室檔案管理效率[J].決策探索（下半月），2016（09）：72-73.

[3]宜玉琴.提升辦公室檔案管理效率的探討[J].辦公室業務，2016（12）：114.

[4]閆思明.實施檔案規范化管理 提升辦公室檔案管理效率[J].辦公室業務，2015（05）：66.