新時期對醫院綜合檔案管理工作優化的思考

程曉琳

摘 要：檔案管理是各類單位或個人歷史記錄式的文件管理，在城市、單位或個人的發展中均起到重要作用，對醫院來說也不例外。醫院綜合檔案囊括了醫院各方面的信息，如黨群管理、醫院建設、醫療活動、藥品器械管理等，是醫院發展過程的歷史見證，為醫院各項重大決策提供了依據。因此，如何做好醫院綜合檔案管理，提高檔案的提取、利用效率，增強檔案管理的專業性和服務的高效性，是醫院檔案管理部門需不斷探索的課題。本文即從檔案管理的現狀談起，分析其中存在的各種問題，并試圖探討可行的對策，以期為實際工作提供必要的理論依據。

關鍵詞：新時期；醫院綜合檔案管理；優化

作為醫院歷史文化的沉積與醫院發展運作的如實記錄，綜合檔案包括書面文字、照片、圖表、錄像等各種材料，在醫院的發展中起到重要作用，為醫院的發展道路提供了可靠的理論與事實依據，也對醫院未來發展規劃的制定有著不可或缺的意義。目前，正處于社會轉型的新時期，新醫改政策的不斷深入，對醫院的檔案管理不斷提出了新要求。但在實際工作中，醫院綜合檔案管理仍存在不少問題。

1 醫院檔案管理問題

1.1 醫院對檔案管理工作欠重視

不少醫院的管理層在醫院建設及各項事務中，主要重心放在可以明顯創收或提高醫院知名度的項目上，比如臨床業務的管理、新技術新項目的開展等，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，認為該項工作并不能給醫院帶來直接利益，在資金、人員投入上均較缺乏，對檔案管理工作內容、時效性等方面也缺乏必要的認知。醫院管理層面的忽視，導致許多檔案資料未能及時整理、歸檔，檔案管理工作效率低下，甚至會出現檔案資料泄露、缺失等問題。同時，檔案管理部門的各項設施較為落后，也會影響到該項工作的效率。

1.2 檔案管理制度欠完善

多數醫院在各醫療職能部門、管理部門均有明確的規章制度，卻唯獨在檔案管理上缺乏明確的管理方案和手段，導致該項管理工作的混亂。同時，在檔案資料收集上缺乏一定的標準，許多管理人員并不清楚哪些資料需要收集，哪些不需要，也導致了許多應納入管理范圍的資料未能被及時收集、整理、歸檔，影響了醫院綜合檔案保存的完整性。而且，不少醫院在檔案目錄編排時也沒有統一標準，檔案管理部門人員在發生職位變動時，也沒有做好清楚、完整的工作移交，都給檔案的查找、保存等帶來了難度。

1.3 管理人員專業素質欠缺

檔案管理部門往往缺乏有足夠專業素質的管理人員，大多學歷偏低，對其專業要求、工作內容及重要性認識普遍不足，缺乏足夠的工作經驗及先進的管理辦法，難以達到檔案管理工作需求。除了專業技術上的欠缺外，不少管理人員還沒有充足的責任心，思想觀念松散，工作效率低，服務態度差，總體素質偏低。

1.4 電子檔案管理缺失

隨著信息技術發展，電子文檔在檔案中所占比例日益增大，此種方式有著容量大、空間小，查找方便、傳遞速度快等優勢，在現代檔案管理中發揮了重要作用。但在實際工作中，對于電子檔案的管理方式、歸檔規范、格式標題要求等均缺乏一定的標準，導致多數電子文檔都不符合管理要求。再加上電子檔案缺乏足夠的保護措施，有被任意修改的風險，影響了文檔的安全性、可靠性。而且，對于一些保存環境要求較高的電子檔案，稍有不慎還可能造成資料載體不能得到妥善保存，從而出現其中儲存文件的損毀。

2 優化醫院檔案管理工作的對策

2.1 提高醫院管理層對檔案管理的重視

醫院需提高對檔案管理工作的重視，特別是醫院的領導班子，需首先意識到檔案管理對醫院發展的重要性，加強檔案管理部門建設。加強對檔案管理部門的資金投入，用于更新設備，設立專門的檔案室，購入一整套檔案管理系統，由專人定期維護，以保證其正常、安全的運行。對檔案管理工作，需結合該項工作的具體內容，設置一定的評價標準和有效的績效考核制度，將其與個人的獎懲、晉升等相結合，一方面加強監督，另一方面也激發檔案管理人員提高責任心，主動加強自身業務素質建設。

2.2 完善綜合檔案管理制度

在新時期，醫院想要獲得長遠的發展，就要不斷扎實檔案管理這一基石，構建良好的檔案管理機制，不斷鞏固醫院本身的點滴建設，為醫院各項重大策略提供切實的依據，也為醫院發展奠定基礎、指明方向。因此，醫院管理部門需結合本院實際，建立切實可行的檔案管理制度，對檔案管理部門各工作崗位都規定明確的權責，做到責任到人，避免出現互相推諉的情況。在管理制度中，也需要明確規定檔案的收集范圍，規范目錄編排標準，對各項分支工作需確立細節標準，以進一步保證檔案的真實、完整性。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質

在新時期，隨著科學技術的發展、工作節奏的加快，我國社會的發展對各行各業均提出了新的標準和要求，對檔案管理工作的質量、效率的要求也不斷提高，對工作人員隊伍建設的要求也就自然不斷提高。因此，醫院需健全人員的培訓教育機制，打造高素質的員工隊伍。根據檔案信息化的要求，加強員工處理信息的能力和計算機運用能力，定期組織部門人員進行計算機相關培訓以及檔案管理學科的專業培訓，讓檔案工作人員能時常接觸到較前沿的檔案管理知識、技能，并自覺應用于實際工作中，同時，也不斷提高人員對新事物、新技術的接受能力。

2.4 加強電子檔案的管理

檔案信息化是醫院檔案管理的發展趨勢，檔案管理部門需收集完紙質材料后，進行及時的掃描、歸檔及信息錄入，認真整理各項信息資料，建立并完善檔案信息數據庫。檔案管理部門需設立專門的檔案庫房，妥善保存紙質資料。在建立電子文檔時，要規范相關格式、標題，提高分類的可辨識度。在電子文檔提取、使用中，設立一定的權限，避免產生任何人都可以隨意修改的情況，以保證信息庫資料的可靠與真實。同時，醫院信息檔案平臺要有專人維護，對其中各項軟件需進行定期更新、殺毒等處理，保證醫院檔案的安全性。

3 小結

總之，新時期背景下，醫院綜合檔案管理工作的重要性日益引起人們的重視。各醫院要認真分析本院檔案管理中存在的問題，提高對檔案管理的重視，提高管理人員素質，完善管理制度，加強信息化建設，使醫院的檔案管理質量與服務水平不斷提升，加強檔案管理、使用的效率，讓醫院的檔案能最大化發揮自身價值。

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