交通運輸部門人事檔案管理的信息化建設研究

圖雅

摘 要：人事檔案是交通運輸部門選人、用人、開發人力資源的基礎，在人力資源管理工作中發揮著重要的作用。認清人事檔案對交通運輸部門的重要性，了解和分析交通運輸管理部門人事檔案管理工作中存在的問題，采用有效的措施推動人事檔案管理信息化建設，對新時期交通運輸部門的管理具有重要的價值。

關鍵詞：交通運輸部門；人事檔案管理；信息化建設

1 引言

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記錄人生軌跡的重要依據。隨著社會經濟的發展，交通運輸部門越來越重視人事管理工作，而作為人事管理工作基礎的人事檔案管理，亦成為交通運輸部門工作創新和改革的重要組成部分。信息化建設是當前完善人事檔案管理的創新路徑，不僅可以提高人事檔案管理工作的質量和效率，保證人事檔案信息的真實性和可靠性，而且對推動交通運輸部門的可持續健康發展具有十分重要的意義。

但是，從當前交通運輸部門的整體管理發展趨勢來看，其人事檔案管理信息化建設依然受到多種因素的制約，進程緩慢，并且存在一些問題，因此，為了提高人事檔案管理信息化水平，就必須不斷探究加強信息化建設的創新路徑。

2 交通運輸業人事檔案的重要性分析

2.1 人事檔案是員工身份的重要憑證

人事檔案收存員工的履歷、自傳、考評、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，能概括地反映員工個人全貌。

2.2 人事檔案是員工變動的信息依據

對于交通運輸部門來說，人事檔案是其辦理招工、提干、調動、退休等人事管理工作的重要依據和參考，同時也是組織人事工作的有機組成部分，在交通運輸部門組織人事管理體系中占據著相當重要的地位。交通運輸部門人事檔案是對認識各方面信息資源的收錄管理，將內部員工的詳細信息提供給部門管理者，能夠讓他們對全體員工的基本情況有一個更直觀的了解，同時對員工的專長和能力有一個全面的了解，能夠根據員工的能力安排其適合的崗位，充分發揮員工的專業能力，進而提高人事管理工作的效率。

2.3 人事檔案是重要決策制定的依據

通常情況下，交通運輸部門中存在績效考核、員工考核等多方面的考核內容，這些都是與員工切身利益有關的工作。員工的業績和工作成果都會被記錄在認識檔案中，交通運輸部門通過查閱人事檔案就能夠對員工的工作作出客觀、合理的評價，從而增強決策制定的科學性。同時，人事檔案對員工在不同工作時期的情況進行全面的記錄，交通運輸部門在制定或者調整相關政策時，以人事檔案為憑證，獲取更真實、準確的參考，進而提高決策的合理性。

3 交通運輸部門人事檔案管理工作存在的問題

3.1 人事檔案管理工作效率不高

傳統的人事檔案管理工作都是以管理檔案為主，對于檔案資料的收集、整理、分類、保管等都是通過檔案管理工作人員人工完成的，流程復雜而且效率較低，工作人員無法形成全面的綜合材料。每一次員工流轉都要逐一查閱人事檔案才能掌握員工的基本情況和工作業績等方面的信息，加重了檔案管理人員的工作負擔。人工查閱人事檔案資料僅能在信息量少的情況下才適用，一旦出現信息量較大的情況，經過人工檢索、檔案提取、查閱檔案等多道流程，就會暴露出嚴重的不足，大大降低了工作效率。

3.2 人事檔案開發利用程度低

一直以來，交通運輸部門對人事檔案管理工作的認識存在誤區，將工作中心放在運營上，對人事管理的重視程度較低，甚至有些管理者認為人事檔案對交通運輸部門的發展作用不大。在人員流動上，有些部門在錄用人員時只需要學歷證明，應聘者只需要填一份個人履歷表即可確定是否被錄用，將人事檔案看成是可有可無的。同時，人事檔案管理工作人員大多數是被動服務，認為管理檔案的目的只是為了應付領導查閱，在工作上缺乏主動精神，而且需要用到人事檔案的情況大多是在落實政策或者工資調整等方面，真正用于選拔人才、人才培養和開發、成本預算等工作的情況較少，沒有充分發揮人事檔案應有的作用。

3.3 人事檔案管理工作方式落后

當前在交通運輸部門中，人事檔案管理工作主要是由人事部門負責，沒有專門的檔案管理專業人才，更沒有信息技術水平高的人才，人事檔案長期得不到有效的管理，有時候人事檔案管理人員將檔案隨意放到紙盒子力，沒有經過嚴格的分類、整理和存儲，檔案信息的真實性、完整性和可靠性無從探究，造成檔案信息失真的現象嚴重。

4 加強交通運輸部門人事檔案管理信息化建設的有效措施

4.1 建立電子人事檔案

交通運輸部門要想加強人事檔案管理信息化，首先就要具體到員工個人的電子檔案系統，實行人事檔案自動化管理。交通運輸部門應當由專門的人事檔案管理人員將員工個人的基本信息輸入計算機系統，形成電子人事檔案，這樣方便對基本人事信息的查詢和流轉；其次，交通運輸部門應當建立專門的人事檔案信息數據庫，對人事檔案實行動態和無紙化管理。具體來說，人事檔案管理人員利用計算機、掃描儀等硬件設備將人事檔案資料、表格等文件制成方便計算機存儲的文件格式，實現人事檔案的數據化和信息化，這樣不僅可以避免紙質檔案的磨損，利于檔案的長期保存，而且也能夠提高認識檔案管理的效率。再次，交通運輸部門還可以建立人事檔案網絡化管理體系，采用逐級的形式建立人事檔案網絡，實施人事檔案的分級管理和網絡化管理，方便交通運輸部門開展員工的考評、任免、調動等工作。

4.2 完善人事檔案管理信息化制度

在信息化建設的背景下，要想避免人事檔案管理工作的隨意性和盲目性，交通運輸部門就必須制定完善的人事檔案管理信息化制度，健全人事檔案管理信息化標準和規范體系，以保證人事檔案管理工作流程規范化，在人事檔案電子信息的收集、分類和存儲等工作等方面要嚴格遵循制度規定的流程，明確工作人員的職責，保證人事檔案信息數據的準確性和真實性。另外，為了保證人事檔案信息的安全，就必須制定相關的安全保密制度，在嚴格界定保密范圍的基礎上，正確運用計算機的加密功能，并且處理好人事檔案信息保密和管理之間的關系。

4.3 提高人事檔案管理人員信息素質

人事檔案管理工作人員信息素質的提高和信息意識的培養，是交通運輸部門檔案管理信息化建設的關鍵所在，因此培養專業的信息化管理人才是很有必要的。隨著信息技術的不斷更新和發展，對人事檔案管理工作人員的專業素質要求越來越高。因此，人事檔案管理人員應當不斷加強自身專業知識的學習，拓寬自己的信息知識層面，提高信息化管理能力和信息分析能力，同時還要學會信息化管理軟件的運用，只有掌握了信息化管理技術，才能為推動交通運輸部門人事檔案管理信息化建設做出積極的貢獻。另外，人事檔案管理工作人員應當具有強烈的責任心，不斷培養自身的職業道德，形成較高的思想政治覺悟，在工作過程中做到認真負責。

5 結語

總而言之，加強人事檔案管理信息化建設，是交通運輸部門適應信息時代發展潮流的重要體現。交通運輸管理部門應當認清信息化管理的重要價值，通過建立電子人事檔案、健全信息化建設制度、提高檔案管理人員信息素質等有效措施，切實推進人事檔案管理信息化建設的進程。

參考文獻

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