內控角度下的高校合同審簽探討

祁麟

摘 要：近年來高校辦學規模不斷擴大、高校經濟活動種類逐漸增多，由此產生的經濟合同種類與數量也呈不斷上升和增加的趨勢。為了防范學校經濟風險，規范學校的經濟合同管理，經濟合同審簽成為高校內部審計一項重要內容，同時也是高校內控管理的重要環節。通過高校經濟合同審簽的含義展開論述，分析了經濟合同審簽的現狀、問題，審簽過程中的關鍵風險點，最后對如何加強高校經濟合同審簽工作做出闡述。

關鍵詞： 高等學校；合同審簽；內部控制

中圖分類號：D9 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.03.081

1 引言

隨著國家對高等學校事業的重視，高校辦學規模不斷發展、擴大，學校辦學、發展科研事業籌措資金的途徑越來越多樣化，高校經濟活動種類逐漸增多，由此產生的經濟合同種類與數量也呈不斷上升和增加的趨勢。

為了防范學校經濟風險，規范學校的經濟合同管理，經濟合同審簽成為高校內部審計一項重要內容，同時也是高校內控管理的重要環節。本文通過高校經濟合同審簽的含義展開論述，分析了經濟合同審簽的現狀、問題，審簽過程中的關鍵風險點，最后對如何加強高校經濟合同審簽工作做出闡述。

2 經濟合同審簽的含義及必要性

高校經濟合同是指學校作為獨立的民事主體在參與社會經濟和民事活動中與其他平等主體的法人、其他組織之間就明確雙方的權利、義務關系所設立的書面協議。按照開展的業務不同，高校對外主要簽訂的合同種類包括以下幾種：（1）基本建設和修繕工程項目合同以及與其相關的材料、設備采購及安裝等合同；（2）物資采購合同；（3）房屋租賃合同、資產處置合同；（4）對外合作辦班培訓合同；（5）科技服務合同；（6）資產租賃合同；（7）委托管理合同以及其他合同。

高校合同審簽是指高校內部審計機構及人員按照國家、學校相關規定，通過一定的審計程序及方法，對上述經濟合同在簽訂之前，進行的審查、復核和簽批工作。

高校合同管理是內部控制管理的重要組成部分，而合同審簽工作的開展能夠有效促進高校合同管理工作，加強對經濟合同所涉及的經濟活動的監督，防范學校經濟風險，維護學校合法權益，提高辦學效益。

3 經濟合同審簽現狀及存在的問題

3.1 經濟合同審簽權責落實不到位，審計的監督職能不能得到充分發揮

隨著高校對經濟合同管理的重視，大部分高校已經建立了合同管理方面的制度，對于合同的文本起草、合同簽訂、合同執行、合同審簽、合同印章管理的部門做出了權責劃分。然而在實際的審簽過程中發現如下問題：

一是部分職能部門并沒有認清責任，沒有認識到合同審簽是合同簽訂的最后一關，而是把合同審簽作為一道屏障和保護傘，在合同文本起草、合同的初審工作中敷衍了事，把本部門應該完成的工作推向了審計部門，使得審計部門既承擔了管理部門的初審工作，也是終審部門，原本文件規定的多個部門把關變成了不作為，最后使得審計人員往往疲于奔命，審計效果也會大打折扣。

二是有的管理部門以時間緊等為理由在合同已經執行后報審合同，這樣形式主義的合同審簽基本已經沒有意義，審計監督職能難以得到發揮。

上述問題產生的原因在于管理部門責任意識不強，合同管理制度執行不到位、缺乏追責機制。

3.2 合同管理的信息化建設亟待加強，需建立合同管理信息系統進行有效管理

隨著高校辦學規模的擴大，高校涉及的經濟業務增加，每年簽訂的合同呈幾何數量增長，伴隨著合同簽訂前審簽的結束，合同后續簽訂、付款、執行的一系列環節均需要加以把控，合同結束后的專項審計、經濟責任審計可能也要對以前的相關合同進行調用。建立合同管理信息系統，對合同的審簽的全過程進行管理和把控顯得尤為重要，這也可以使相關部門及學校領導及時了解合同執行的進度，加強對合同的管理。

3.3 審計部門由于自身原因造成審計職能及獨立性不能充分發揮

高校合同種類廣、數量多，涉及業務豐富，合同審簽人員既要具有法律、財經、工程多方面的知識，又要做到主動溝通，具有一定的專業技術知識。目前高校審計部門一般分為財務審計、工程審計兩個科室，對于合同審簽需要的法律方面的知識有所欠缺，從知識結構及人員配備上不能滿足合同審簽的需要，使得審計的監督職能不能得到有效發揮。另外由于內審部門與招標辦、后勤處等報送合同的部門存在長期合作關系，對于發現的問題可能會存在“多一事不如少一事”的心理，損害審計的獨立性。

4 經濟合同審簽過程中的關鍵控制點

合同管理是高校內部控制管理的重要組成部分，而合同審簽是合同管理的一項重要環節，在合同審簽中，內審部門應注意把握以下關鍵控制點，明確控制措施，通過合同審簽提高內部控制的針對性和有效性。

4.1 審查合同內容的完整性、合法性、合規性

學校對外發生經濟行為，除即時結清方式或按規定可不簽訂合同外，均應當訂立書面合同，明確雙方權利義務。根據我國《合同法》第二章第十二條規定，合同的內容由當事人約定，一般包括以下條款：當事人的名稱或者姓名和住所；標的；數量；質量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法。

在對合同進行審查時，應按照《合同法》及學校相關管理規定，重點審查以下內容：合同內容及條款是否完整；合同內容及條款的合法性、合規性：合同內容及條款、技術指標與招標文件、投標單位投標文件是否相符：合同內容及條款在重大問題上有無做出不當讓步，導致學校合法利益受損或承擔額外的法律責任。

在對合同的文本進行審核時，對涉及權利義務關系的條款應當進行重點審查，并根據實際情況進行適當修改。合同文本須報經有關主管部門審查或備案的，應當履行相應程序。

4.2 審查合同簽訂主體的資質，降低合同簽訂風險

在合同訂立前的審核工作中，應調取合同對方材料，充分了解合同對方的主體資格、資質證明、信用狀況、生產能力等有關內容，評估對方當事人是否具備履約能力。

采購合同是學校合同的主要組成部門，對于采購合同，應重點對簽訂合同供應商的主體資格、信用狀況等進行審查，尤其是采取預付款方式的，應當按照學校規定權限和流程簽署采購合同，防止學校利益受損。

4.3 審查合同文本簽字雙方是否是法人或授權代理人

正式對外訂立的合同，應當由甲乙雙方法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋規定印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書，未經授權的人員不得簽署合同。

學校應當加強對合同印章的管理，合同經審簽后，通過管理部門審批及法定代表人或由其授權的代理人簽署后，方可加蓋合同印章，降低學校不當損失的風險。

4.4 對于高校的技術合同及其他涉密合同

在審查過程中還應注意合同的保管及簽訂保密協議，防止因合同保管不當或未簽訂保密協議，泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密，導致學校乃至國家利益受損。

5 做好高校審簽工作的建議

5.1 完善合同管理、審簽制度，做到權責分明并建立追責機制

針對還未建立合同管理規定、合同審簽規定的高校，應根據實際情況，結合國家、省市對合同管理方面的規定建立適合本校的合同管理、審簽的相關制度，對于合同的起草、審核、審批、簽訂、執行、核算、保管和歸檔，明確部門責任，使得合同管理工作步入正軌，職能部門在開展工作時有制度保障。

針對已經建立合同管理相關規定的學校，應完善制度，對于合同各個環節的工作，各會簽部門應明確責任，并建立崗位責任制及追責機制，使管理部門合同責任人不再有“干多干少一個樣”的思想，如相關部門對合同把關不嚴，未盡到自身責任，應嚴肅追究，起到防范學校風險，加強內部控制管理的作用

5.2 建設合同管理信息系統，注重溝通，營造良好審計環境

大數據環境下，做好審計監督工作，信息化建設是一項重要保證。高校應建立適合自身的合同管理信息系統，對合同從簽訂、履行、保管等方面進行線上審批、控制，全面提高審計的質量和水平。

合同管理、審簽工作是多部門協調才能做好的工作，不是一個部門的“獨奏曲”，而是多個部門通力合作的“交響樂”。在對合同審簽過程中，審計部門既不能有做“老好人”的思想，遇到問題應從學校角度考慮，從制度角度、學校利益出發審核，做到維護學校權益，防范經濟風險；同時審計部門也不能以審計監督者自居，高高在上，在發現問題時應做到與職能部門認真溝通，態度良好，提出合理化建議，為學校的合同管理共同做出貢獻。

5.3 加強高校審計隊伍建設，做好合同審簽工作

合同審簽涉及的合同種類廣，數量多，并且隨著學校經濟業務的拓展，新的經濟合同類型也會隨之產生，這要求審計人員在埋頭工作的同時，要加強對業務的學習，重點學習合同審簽相關的經濟、法律、工程方面的知識，以及國家、省、市出臺的相關規定。同時高校應定期組織對審計人員的培訓，與其他高校的同事的交流、溝通、學習，這有助于更好地做好合同審簽工作。對于專業技術合同，應充分與職能部門溝通，借助其專業優勢進行審核。從多角度，多方面提高合同審核質量，為學校防范經濟風險，提高學校的合同管理水平。

參考文獻

[1]何海梅.高校經濟合同審計的思考[J].市場論壇，2017，（5）.

[2]高磊.高校內審部門開展合同審計的實踐與困境[J].財經界，2010，（5）.