第三方物流公司包裝材料管理流程優化

汪蕓芳+王興賓

【摘 要】本文針對北京KJ物流公司包裝材料流程管理進行案例研究，在理論的基礎上進行流程梳理與優化，對公司原有的包裝材料管理流程及模式進行介紹，分析包裝材料在實際操作中遇到的問題及原因。根據公司的實際情況，制訂了包裝材料管理的流程改善方案，將包裝材料管理推向商品化、流程化管理的模式，最后從管理角度及成本效益方面對新的包裝材料管理模式進行評價，總結全文。

【關鍵詞】包裝材料管理；管理信息系統；流程管理

一、引言

近年來，第三方物流業如魚得水發展迅速，各中小物流公司層出不窮，而公司之間的較量不僅停留在物流的業務量、及時率、客戶滿意度上，最重要的還是保持公司維持在一個可持續發展的利潤之上，但由于包裝材料的采購價格上升，增加了翻倍的物流成本，現階段急需解決包裝材料費用高的問題。北京KJ物流公司是國內大規模的第三方物流公司之一，提供全面的供應鏈服務。近幾個月來KJ物流公司不斷召開會議來討論與改進包裝材料的使用情況，部分發貨庫房由于采購不到規定的包裝材料，甚至出現裸機發貨的情況。部分庫房對包裝材料亂堆亂放，擺放不合理、使用不規范的問題層出不窮。部分庫房雖然已經成功實施二次包裝材料的使用，但是卻無法準確錄入系統來進行新舊包裝材料的統一管理。針對以上出現的包裝材料市場成本增長的大趨勢以及公司內部出現的問題，本文將以循環經濟理論作為基礎理論指導，LMS系統作為流程管理手段，運用成本分析、管理信息系統應用等理論及工具，研究第三方物流公司包裝材料成本控制問題，同時為物流企業流程管理提供參考，具有一定的理論及現實意義。

二、包裝材料管理研究現狀

東秀靜從網絡系統入手對開發瀘州老窖包裝材料管理系統進行研究，包括包裝材料信息管理、訂單管理、庫存管理、OA（Office Automation，辦公自動化）結算系統等多個方面，瀘州老窖包裝材料管理系統采用集中式管理模式，客戶端采用簡單高效的方法，提高了業務的效率和穩定性[1]，為本文KJ公司的包裝材料管理流程的操作起了一定的啟示作用。周澤江從項目入手，以實際操作為出發點，詳細的論述了包裝材料物流倉儲配送及配送系統的物流流程，包括包裝材料入庫流程的區域劃分，包裝材料抽檢流程設計，包裝材料出庫配送流程以及包裝材料反庫和退庫流程等諸多包裝材料使用細節[2]，為接下來本文包裝材料的流程處理起到了關鍵作用。

賴曉雯認為A公司粗放型的庫存管理成為企業發展的障礙，對A公司包裝材料物流的品類及特點對庫存管理各流程進行梳理，發現各流程存在的問題及庫存管理的影響，最后找出庫存管理問題的根本原因[3]。流程管理（process management），包括對現有的流程進行改善和再造，其本質是建立在公司現有的實際業務之上的流程管理措施，目的是為公司更好的服務，滿足客戶的需求，流程管理的優化，可以從管理手段、操作人員、操作環節、操作環境、公司資源等多個方面來進行，對流程的改造進行理論驗證，不僅在理論上符合條件，而且公司實際層面也要符合，以實際務實為最終標桿[4]。從理論上來說，包裝材料的費用與所產生的業務有關系，有相應的業務就會產生對應的包裝材料采購。在競爭激烈的大背景下，KJ公司如何在保證產品安全，及時率的基礎競爭力之下，有效的降低物流成本，成為了公司盈利的重要手段。本文經過與庫房人員共同調研，認為需在原有包裝材料使用的基礎上，尋找包裝材料系統的突破口，提出適合公司本身的方案，完善KJ公司包裝材料使用系統，在此基礎上解決包裝材料存在的問題及對現有包裝材料流程進行優化。

三、包裝材料管理系統案例分析

本節將以KJ物流公司工作所遇到的實際問題為出發點，優化及改善各環節的流程問題，基于系統內部循環、流程優化，以LMS（Logistics Management System，物流管理系統）系統為基礎整合T MS（T ransportation Management System，運輸管理系統）、OA系統的包裝材料管理體系。將包裝材料的采購、使用、調撥、盤點等功能整合，加強包裝材料使用全流程的可視性，使包裝材料管理工作更加透明。流程優化首先需熟悉每個模塊的相互聯系的交集點，流程之間相互排列順序，不僅便于管理者管理，更要使操作者簡單、快捷。包裝材料管理的主要內容包括：包裝材料的采購、出庫、盤點等。包裝材料流程的優化也是整個公司部門之間的協調和發展，最終達到高效率操作、減少包裝材料數量、節約成本的關鍵。

（一）包裝材料采購流程優化

包裝材料采購流程作為整個包裝材料業務的開端起著至關重要的作用，而流程的優化也著重體現在此環節，這其中主要涉及包裝材料的采購員、庫房主管、總部核算及制單崗，之間的相互聯系、相互溝通，完成采購。以往采購的標準根據往來的郵件確認及反饋，無法嚴格控制采購的成本與數量，不方便管理，但經過流程優化，將包裝材料的LMS與OA系統部分模塊結合，各環節所需單據一應俱全，在系統中有據可查，使得采購環節流程化、透明化，如圖1所示。

圖1為包裝材料采購流程圖，根據優化之后的流程，改變之間比較粗狂的采購管理方式，采購的每個步驟都有據可查。包括采購環節的責任明確，采購費用以及包裝材料的未來使用等等詳細而明確，其中還需要注意以下兩點：（1）在正式采購之前，平臺需向總部提出包裝材料采購需求，總部審批后，方能制入庫單、進行采購。（2）包裝材料系統推出之后，在進行包裝材料采購實行預算制報銷，如不填寫申請郵件直接采購，后期費用不予報銷。報銷的費用應該低于包裝材料的預算金額，如若超出，總部將對庫房問責。

入庫環節：入庫單據分為兩種，包裝材料采購入庫單和包裝材料調撥入庫單。分別對應包裝材料的正常采購、各倉間包裝材料調撥兩種業務情景使用。實物到貨前，入庫單狀態應為“待確認”狀態。清點確認數量后負責人簽字確認，平臺修改入庫數量并完成單據。日常進行包裝材料調撥時，包裝材料調撥出庫需對應包裝材料調撥入庫。平臺無單據回退權限，如特殊原因需回退需聯系總部負責人。endprint

包裝材料采購申請時需要上傳附件，如表1所示。包括平臺信息、所屬網點、采購的箱號、數量、金額合計、申請日期等信息，表中信息按實際的需求如實填寫，不得提前預支包裝材料數量。

報銷環節：包裝材料的費用報銷依舊在OA系統中進行，進入途徑為：協同辦公平臺——財務報銷系統——報銷申請——物流、運輸費報銷申請。包裝材料的費用報銷應在45日以內進行，到期郵件提醒，逾期不予審批。報銷申請須包括以下材料：抵扣發票明細、入庫單（雙方簽字）、臺賬掃描。

報銷時，不僅要上傳入庫單掃描件，同時應在備注中注明對應的LMS入庫單號，在附件中說明，如表2所示。

表2為報銷時需要提交的模版，制表的主要目的是明確報銷人、采購的金額、日期等，在每個平臺下，進行統計周報、月報，進行申請金額的控制。以便在今后的工作中有據可查。

（二）包裝材料出庫流程優化

出庫環節分為兩個部分包裝材料使用出庫單和包裝材料調撥出庫單兩種。需注意以下幾點：（1）包裝材料使用出庫單為系統自動制單，不采用手工制單。（2）包裝材料調撥分為兩種業務情景，一為正常調撥。正常包裝材料調撥時，包裝材料調撥出庫單必對應包裝材料調撥入庫單。二為項目分攤的部分包裝材料，制包裝材料調撥出庫單，并在備注中注明相關信息，如圖2所示。

圖2包裝材料出庫流程圖的優化，主要在于將包裝材料出庫的兩種情況，正常使用和包裝材料的調撥相結合，共同管理，兩種情況的使用都會在包裝材料的總數進行數量的銷減，并將流程過程詳細化，提高包裝材料出庫數量統計的準確率。

（三）包裝材料盤點流程優化

包裝材料盤點作為每月下旬進行的一項必備工作，盤點的結果作為下個月的初始數據錄入系統，在系統流程優化之前，盤點的目的與力度都由庫房人員操作，都是有所欠缺的，經過優化之后，針對這種情況來專門使用總部審計部門的同事來進行操縱。盤點作為流程的結束，所以需要進行嚴格的監督，又可以控制庫房包裝材料的使用及浪費情況，根據實際操作情況繪制流程圖，如圖3所示。

包裝材料盤點流程優化圖除將包裝材料盤點的結果上傳總部和作為下月的初始數量之外，與之前的相比并無太大變化，只用來進行LMS系統中的數據統計，保證月初數量的準確性。

盤點環節：倉內每月進行包裝材料實物庫盤點。

（1）包裝材料盤點時，應有質量控制崗參與，并在盤點表簽字確認。

（2）包裝材料盤點定期進行，每次期末數據核實無誤后成為下期期初數據。

（3）通過包裝材料實物盤點，控制倉內包裝材料異常損耗數量。

四、研究結論與展望

本文主要以KJ物流公司的實際經營情況作為實際出發點，包裝材料的成本及使用問題作為解決對象，從企業生存發展的大環境分析入手，采取了實際調查與理論相結合的方式，將包裝材料作為商品進行系統的流程的補充及優化。綜合使用成本分析、T MS運輸管理系統、LMS系統管理應用等理論及工具，根據現場收集的信息作為分析的基礎，收集庫房反饋的問題，設計或改善KJ公司包裝材料管理作業流程，實現了公司整個流程的科學化管理，為其它存在同類問題的第三方物流公司提供借鑒與參考。

（北京物資學院物流學院，北京101149）

參考文獻：

[1]東秀靜.瀘州老窖包材綜合物流系統設計與實現[D].大連理工大學，2015.

[2]周澤江.汾酒包材成品物流中心實現物流技術應用的創新與突破[J].物流技術與應用，2016，2：74-81.

[3]賴曉雯.A公司包材庫存管理研究[D].廈門大學，2014.

[4]Lee H L，Padamanabhan V，Whang S.Information distortion in a supply chain：the bull whip effect[J]. Management Science.1997，（4）：546—548.

[5]Jahnukainen J，Lahti M.Efficient Purchasing in Make—to—order Supply Chain[J].International Journal of Production Economics.1999，（59）：103-112.

[6]安健期，張紹文.供應鏈庫存管理中最優化模型研究綜述[J].物理工程與管理.2010，32（9）：98-99.

基金：中國物流學會面上項目（2017CSLKT3-002）；校級青年基金（2016XJQN13）

作者簡介：汪蕓芳（1982—），女，河北石家莊人，北京物資學院物流學院講師，博士，研究方向：供應鏈物流管理、決策理論與方法、運籌學與最優化。endprint