新時期中職學校檔案管理工作優化研究

高思佳

摘 要：在黨的十八大以后，我們進入了為實現中華民族偉大復興的“快車道”上，在新時期，各種科學技術突飛猛進的發展，正在改變著人們的生活習慣和方式；在新時期，我們的改革開放也進入升檔提速的關鍵時期，在新時期的背景下，做為中職學校的檔案管理工作者也需要優化思想，進一步完善檔案管理工作，本文將圍繞新時期中職學校檔案管理工作進行研究和分析。

關鍵詞：新時期 中職學校 檔案管理工作 優化

中職教育是我國職業教育的重要組成部分，承擔著向社會輸送具備職業技能專業人才的使命，在信息化高度發達的“大數據”時代，中職學校的檔案管理工作正在發生著潛移默化的變動，以此來適應不斷加速的社會發展需求，身為中職學校的檔案管理者，要密切的關注黨和國家關于檔案管理的政策，努力學習新的科學技術，不斷更新自己的思路，時刻保持與時俱進的品格，以此來優化我們的檔案關系工作。做為檔案管理者不能把檔案管理當成完整的靜態服務，被動的去開展工作，要轉變傳統的思路，用大數據的思維來重新定義檔案管理工作，把檔案管理作為一種動態的工作，工作的動態性要集中的表現在我們的學習態度和學習能力上，要自覺的去研究優化檔案管理的方法論，從而提高中職學校的檔案管理水平。

一、中職學校檔案管理的特點

學校檔案管理內容涵蓋教育、科研、黨政資料、教職員工人事檔案等，具體的工作由七個部分構成，分別是檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用，下面就具體的人事檔案的特點做出研究和分析，內容如下：[1]

1.學校人事檔案的開放性、社會性特點

隨著市場經濟的高速發展，整個社會呈現出一種開放性，延伸性的特點，資源共享、信息一體化已經成為當前社會發展的主要潮流，中職學校的人事檔案工作為了適應時代發展的需求，同樣存在著信息開放化、社會化的問題。傳統的人事檔案以部門為單位，相對封閉和保密，在學校整個人事檔案系統中就像分割成的單獨的“孤島”，盡管可以嚴格保密，可完全不適應時代的發展，絕對保密的管理方式會導致一些優秀的教職工不被上級領導發現，反而限制了優秀教職工的上升空間，因此大多數學校都對人事檔案進行調整，構建人事信息網絡管理系統，讓人事檔案呈現出開放性、社會性的特點。

2.學校教職工存在一定程度的流動性，人事檔案管理呈現網絡化特點

在中職學校，教職工構成身份復雜，存在著編制職工和非編制職工，聘用制員工和臨時性員工等等，無論哪種類型的員工，同樣都存在著流動性的特點，只要存在人員流動的不穩定性，就需要對人事管理工作進行調整，傳統的檔案調動轉移的管理方式只能增加管理成本，給調動人員的人事關系轉移帶來不便，為此學校普遍采取人事網絡化管理，學校建立統一的人事網絡管理系統，只要人員出現流動和交互，僅需要人事部門登陸網絡系統，在網絡簡單操作即可，這樣大幅度的降低人事管理成本，提高了管理效率，更加符合時代發展的需要。

二、中職檔案管理的問題

1.缺乏制度的保障

2008年，國家檔案局和教育部共同出臺了《高等學校檔案管理辦法》，對高等學校的檔案管理提供了制度保障，但是卻沒有出臺和中職教育相關的檔案管理制度，導致中職學校檔案管理普遍采用《高等學校檔案管理辦法》，以此為制度進行檔案管理，由于中等職業教育和高等學校在本質上存在差距，如果依照高等學校的模式進行檔案管理就會在具體的落實中出現各種問題，甚至出現張冠李戴的錯誤。

2.雙重領導，導致“雙不重視”

中職學校的主管部門是教育局，中職學校的檔案工作需要檔案局進行業務指導，這樣中職院校的檔案工作就面臨著雙重領導。教育局的工作重點是指導學校做好教育工作，他們的主要管理方向是教育教學[1]，而對于學校的檔案工作態度冷漠，因為檔案管理并不屬于教育主管部門的業務范圍之內，它們在心理上更依賴于檔案局。盡管檔案局對學校檔案承擔著業務指導工作，可并不是主觀部門，所以他們的工作重點在檔案本身，只關心檔案工作是否合法、規范，是否按照國家相關規定開展檔案工作，這樣中職學校檔案工作的雙重領導最終演化成“雙不重視”。[2]

3.檔案管理員力不從心

中職學校雖然配置檔案管理員，但是這些管理員往往身兼數職，并且受學校安排，把主要精力投入到教育教學工作中，導致在檔案管理工作方面用時較少，精力投入較低，從而影響到檔案管理的質量。

三、檔案管理的優化策略

1.從國家層面邀請專家、學者共同商討中職學校檔案管理制度構建方案

截至目前，我國仍然未能出臺專門針對于中職學校的檔案管理制度，導致在開展工作時，容易出現不正規的現象，為此，從國家層面考慮，應該邀請專家、學者共同商討中職學校的檔案管理制度構建方案，讓中職學校的檔案管理工作有章可行，提供制度保障。

2.提高檔案管理人員的入職門檻，加大培訓力度

為了把學校檔案工作專業化、科學化，學校要提高檔案管理人員的入職門檻，盡可能的招聘與檔案管理相關專業的人才入職。要定期對檔案管理人員進行培訓，學習先進的檔案管理經驗和辦法，要把檔案保密制度作為重要培訓內容反復強調，這是職業操守，更是工作需要。

3.充分的發揮現代化信息技術的優勢

“無紙化”檔案已經成為社會機關、企事業單位的發展趨勢，中職學校要及時的認清形勢，積極的向科技發展的趨勢靠攏，以此讓檔案工作更加科學化、便捷化、有效化。要發揮信息技術的優勢，需要在硬件和軟件方面都加大投入，學校應該引起重視，盡快讓紙質檔案電子化，這樣不僅可以更好的保存原始檔案不受傷害，還可以加快檢索效率，降低檔案管理的人力、物力成本，提高管理效率。

四、總結

中職學校的檔案管理工作并不是“邊緣化”的任務，而是學校日常工作中的重要組成部分，它承載著和學校相關的一切真實、客觀記錄，具有一定意義上的歷史記錄意義，學校檔案管理者要在思想上引起重視，認清檔案管理工作的重要性，主動的調整思路，積極地改進工作方法，不斷的優化管理工作，盡可能的提高工作效率，從而更好的服務于學校、服務于社會。

參考文獻

[1]楊柳紅，現階段中職學校檔案管理工作面臨的問題與對策，科技資訊，2013[9]：226-227

[2]李建，新時期中職學校檔案管理工作優化研究，辦公室業務，2012[2]：87