新版《歸檔文件整理規則》應用探討

吳小園

摘 要：本文以《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）為研究對象，分析探討了新《規則》中不夠完善和值得商榷的地方：頁碼編制的位置，檔案門類的概念，歸檔章的樣式和位置，件號的書寫，歸檔文件目錄的設置。以期為各高等院校和檔案部門學習和貫徹新版標準提供參考和借鑒。

關鍵詞：歸檔文件；整理規則；探討

國家檔案局在2015年10月25日發布，于2016年6月1日開始實施中華人民共和國行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）（文中簡稱為新《規則》）。此次頒布的歸檔文件整理規則，相比之前DA/T22-2000《歸檔文件整理規則》有了一些新的變化，比如適用范圍不僅包括了紙質文件還有電子文件，對歸檔文件分類方法做了調整，還有添加了檔號，編頁等要求?？傮w看新《規則》更符合當前形勢下的檔案工作，適用主體明確、適用范圍更廣；細化新增了整理規則，完善了操作規范；規定更加科學和規范等。

按照新《規則》規定，新《規則》適用檔案的類別主要是各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織的文書檔案。而高校檔案工作在分類、整理方法等與普通文書檔案還有許多區別。為此，筆者試著按照新《規則》整理了2016年的文書檔案，在此過程中卻發現新《規則》存在部分不夠完善和值得商榷的地方，在此提出并探討。

1 頁碼編制的位置

新規則要求頁碼宜分別標注在文件正面右上角或者背面左上角的空白位置。筆者認為頁碼還是編制在右下角或背面左下角適宜一些。目前，高校執行的《高等學校檔案工作規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等都要求頁碼編制在正面右下角或背面左下角，這也與一般常見的書籍、資料等頁碼編制習慣一致。如突然要求變更多年的編碼位置習慣，一來不方便書寫和閱讀，無論是整理檔案的人員還是后期查找利用者都受到影響；二來也不便保持同一單位檔案外觀的統一性。另外，在實踐中也發現：如果編制頁碼與文件原有頁碼相同又保持原頁碼不變，最終導致歸檔文件里有的頁碼在正面右上角或者背面左上角，有的頁碼在正面右下角或者背面左下角。一會上一會下讓人會有點混亂，也不便于文件整理的統一性和一致性。

如果頁碼編制到右下角或背面左下角，這樣既符合人們的編制頁碼、閱讀文件的習慣，也保持了頁碼編制位置的一致性。如果編制的頁碼與原有文件頁碼相同，那就不需要編制，保持原有頁碼右下角或背面左下角不變。若不相同用黑色簽字筆或者頁碼機重新編制在右下角或背面左下角也就是原有頁碼邊上，一般文件原有頁碼也比較靠上，右下角或者背面左下角空白位置還是很多，有空間并且也很容易區分，不會存在兩個頁碼沖突的現象。

2 檔案門類的概念

在檔號編制過程中提出了要填寫一個檔案門類這一項，但對具體什么是檔案門類這個概念基本沒有介紹。長期以來我國對檔案門類這一概念的劃分也一直沒有一個明確標準，比如高校檔案在沒有提出門類之前一般都是按照實體分類法進行劃分。一般有DQ黨群，XZ行政， JX教學，KY科學研究，CP產品生產與科技開發，JJ基本建設，SB儀器設備，CB出版，WS外事，CK財會等10個一級類目。按照新《規則》規定，該標準適用于文書檔案保管的歸檔文件整理，高校檔案中黨群和行政類檔案，均屬文書檔案范疇，肯定要執行新《規則》規定；剔除科技和會計檔案，還有教學、出版、外事等3類檔案，不知是否要執行新《規則》規定，此概念模糊不清。既然要求統一填寫門類，那是否需要對具體各個行業門類有個規范標準，否則增加的門類就變成了雞肋，難以執行或者由于對這個概念理解有誤而造成編寫錯誤，那后面要改也困難了。所以筆者建議新規則能對檔案門類的劃分有更多的解讀，規定更詳細一點，更便于檔案業務人員的實踐操作。

3 歸檔章的樣式和位置

在新的規則中歸檔章在刻制上省略了“全宗號”，“ 年度”，“ 件號”，“ 頁碼”等提示性文字。但筆者認為這幾個標識不應省略，而因保留。首先制作歸檔章刻制這幾個字占用不了多少空間，筆者在制作今年新的歸檔章的時候試著制作了兩個模板，一個有文字一個沒有文字，發現其實從節省空間來說相差不了多少。其次因為填寫項目有點多，如果沒有提示性文字有可能會串行，或者寫錯，極大增加了出錯的概率。再次因為填寫的內容一般都是代碼或者數字，有時候如果沒有提示性文字會增加識別的難度，所以從實踐角度來說還是添加上比較方便也便于理解和檢索。

另外，新《規則》中對歸檔章的蓋章位置仍然沒有明確，只是簡單敘述為“文件首頁上端的空白位置”，這給實際操作帶來很多的不確定和不統一，影響了檔案的美觀，同時也不利于根據歸檔章進行檔案的快速查找、取出和放回。建議新《規則》能對歸檔章的加蓋位置給予明確的規定和敘述，以便檔案業務人員操作的統一、日后利用的方便。

4 件號的書寫

在檔號編制中規定件號，要求用4位阿拉伯數字標識，不足4位前面用0補足，而后面給的歸檔章示例中件號又是直接阿拉伯數字，沒有補位一說，前后不一致。不知是后面給的歸檔章示例圖畫錯了還是原意就是如此，只是檔號編制的時候件號用四位阿拉伯數字填寫，不足用0補位。歸檔章和檔案盒脊上件號不用0補位，直接填寫排列順序號，意思不明讓實際操作時有點拿捏不準，到底應該以那個為主。新《規則》中件號填寫文字表述與附錄圖示存在矛盾的現象，影響了檔案業務人員的實際操作。因此，建議新《規則》對件號在歸檔章的具體填寫方法應予以明確。

5 歸檔文件目錄的設置

歸檔文件目錄中所填寫的項目有點繁多，在原來舊版目錄基礎上增加了序號、密級。但事實上序號和檔號中的件號都是歸檔文件排列的順序號，性質是一樣的，有重復之嫌。一個意思不同的名稱，一會序號，一會件號也會讓人產生疑惑。所以筆者認為可以去掉序號，保留檔號就夠了。即便是要做統計直接看檔號的件號就可以了。另外密級的有無也存在商榷，一般文件都是沒有密級的，只有極少數有，為了極少數而增加這一欄作用不大。即便是有些涉密的文件完全可以在備注欄錄入，所以筆者覺得在歸檔文件目錄中去掉序號和密級比較穩妥。再者歸檔文件目錄表格要求頁面采用橫向設置，這一點也是值得探討。一般我們錄入一條歸檔目錄，頁面豎置完全沒有問題，不存在打印不下，還是沿用以前豎向設置比較好，因為文件本身都是豎向的，目錄也豎向符合人們的閱讀習慣。

以上就是筆者的一些不成熟的看法，主要分析探討了新《規則》中不夠完善和值得商榷的地方：頁碼編制的位置，檔案門類的概念，歸檔章的樣式和位置，件號的書寫，歸檔文件目錄的設置。如果有不當之處大家可以探討指正。新的整理規則也是對我們文書整理行業一次改革和創新，對各單位做好文書檔案文件材料和電子文件管理工作都有較強的借鑒和指導意義。當然，一個新標準的出臺也是需要通過實踐檢驗的，需要不斷更新才能趨于完善。

參考文獻

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