新時期圖書檔案信息化管理探究

王達

[摘 要]隨著我國現代化建設的快速發展，社會已經進入信息化時代。信息化與信息技術革新，在社會管理領域中的作用越來越重要。在這樣的背景下，圖書檔案信息化將成為必然趨勢。本文闡述了目前圖書檔案管理中存在的問題，以及在新時期信息化條件下，圖書檔案信息化管理的具體方法。

[關鍵詞]新時期；圖書資料；信息化管理；檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.102

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

0 引 言

圖書檔案是包含了大量數據信息的一種資源，在信息社會中占有重要的地位，檔案管理的信息化是一項涉及多方面、多領域的復雜工程。圖書館是擁有大量圖書資料的一種公共場所，其中的圖書資料需要規范化管理，只有規范化管理才能保證圖書檔案工作正常有序地開展。針對圖書檔案信息化管理工作中存在的問題，本文對圖書檔案信息化管理的科學性、規范性、高效性進行了探索。

1 非信息化下圖書檔案管理工作中存在的問題

1.1 有待優化的陳舊圖書檔案管理工作模式

隨著圖書館藏書的種類和內容不斷增加，缺乏開放性和創新意識的傳統圖書資料歸檔方式，已經不適應時代發展的潮流。傳統的圖書檔案管理工作，只對其管理工作所涉及的領域和部門開放。這種以“自己”為主的管理模式，在很大程度上限制了檔案信息在更多領域的使用。紙張是承載這些檔案資料的主要載體，但隨著時間的推移，紙張就會出現破損。再加上越來越多的紙質文件必須以堆放的形式存放，這不僅占用了大量的存儲空間，還需要有效控制存放空間的濕度、溫度。這“成功”地提高了檔案管理工作的成本，也“成功”地降低了檔案的利用率。

1.2 圖書管理員思想落后

圖書檔案是重要的檔案資料，是人文工作成果的綜合表現之一。然而總是存在部分圖書管理人員，甚至是個別領導干部，單純地認為圖書檔案管理的對與錯、成與敗，對其個人工作環境的發展或在單位的發展前途，都沒有什么聯系。那些與大眾有不同思維模式的管理人員認為，圖書檔案管理僅僅是一項很簡單的工作，并且該工作的模式就是簡單地對相關資料進行收集、整理以及歸檔。同時，還有一部分人認為完成這項流程并不需要學習專業知識以及相關技術，只要是能讀書識字的普通人，都可以勝任這項工作。實踐取決于實踐者的思維模式，也就是這種思想導致很多圖書管理者在工作時不假思索，從上至下對圖書檔案疏于管理。

1.3 管理部門對圖書資料檔案信息化建設不夠重視

由于檔案管理工作所涉及的領域和事項眾多，其工作過程復雜、煩瑣，并不能帶來可觀的經濟效益，因此不能引起單位管理者的重視。在這樣的條件下，檔案信息化建設也沒有足夠的資金投入和人員投入，導致相關工作難以正常進行。

2 信息化條件下圖書檔案的管理方法

2.1 增強圖書檔案管理規范化意識，學習先進管理方法

當今是信息化社會，高校要增強圖書檔案管理規范化意識，加大資金投入進行圖書資源建設。同時，在科學技術快速發展的今天，管理者有必要有方向、有目的、有選擇地學習國外先進的管理方法，并根據我國國情，對圖書檔案管理方法進行有針對性地修改，然后建立符合自己思維模式的圖書檔案管理方式。

2.2 高等院校要合理利用校園網

新時期高等院校都普及了校園網，由于校園網安全系數比較高，給予圖書檔案管理系統一個非常好的發展渠道，因此高等院校要合理利用校園網。高等院校可以利用校園網建設網絡平臺來管理圖書檔案，并利用高科技優化圖書檔案管理服務。同時，先進管理平臺對于大數據信息的處理效率遠高于人工。例如，圖書所包含的主題、目錄、分類等信息，是查找書籍時必需的信息，為了方便圖書信息管理者檢索，高校就需要利用校園網建立有針對性的檢索入口。

2.3 強化管理人員的責任心

由于圖書檔案信息化所涉及的領域眾多，所以其管理工作所涉及的管理部門也非常多，只強化圖書管理者的管理意識是不夠的。在圖書檔案管理信息化的過程中，只有強化管理人員的責任心，才能調動管理人員的積極性，增強其對工作的責任感，而不是當一天和尚撞一天鐘。

3 新時期圖書檔案信息化管理的優勢

在當前的數字化、信息化社會，傳統的圖書檔案管理模式已經跟不上時代步伐，無法滿足讀者對信息傳遞速度的要求，也無法適應社會發展的需要，時代對圖書檔案管理提出了更高的要求——檔案管理必須數字化、信息化和現代化。在網絡技術不斷進步和移動網絡APP普及的今天，圖書檔案管理數字化、平臺化、信息化的條件已經非常成熟，信息化管理已成為圖書資料檔案業發展的必然趨勢。圖書檔案信息化管理具有以下幾個方面的優勢。

3.1 優化保存方式

相對于較為傳統的圖書資料檔案管理方式，新型的信息化圖書資料檔案保存方法更加有利于保存書籍。在新時期，相關管理人員是根據圖書館管理模式的要求，對各種書籍（不分新舊）及時進行記錄分類，由于是人工操作，其中的摩擦以及化學反應一定會對紙質原件造成損傷。然而，圖書資料檔案管理采用信息化，將原有的紙質圖書資料轉化為電子數據，就可以避免因為各種形式的直接觸碰而所造成的損傷。在新時期檔案資料管理領域里，圖書管理人員對圖書資料檔案保存方式進行優化，就是有效降低圖書資料檔案原件損壞。

3.2 優化整合共享途徑

新時期的圖書檔案信息化管理有利于圖書資源檔案的合并，以供分享。圖書管理員通過使用不同設計者提供的信息化管理系統，成功地賦予絕大部分圖書資料前所未有的屬性，也就是讓它們具備了內容上的有效性以及傳輸途徑上的可共享性，直觀地擴大適用范圍。同時，相對于原件，這些信息化的圖書資源，更容易的被使用者使用，可以提高被使用的概率，從而可以大批量的使用于其所適合的范圍。endprint

3.3 優化檢索功能

當圖書檔案管理應用信息化管理后，資料的檢索和使用，將會更加便捷。相對于傳統的人力記憶，計算機能夠快速反應，顯示檔案所在地，讓使用者可以用電子目錄和電子文檔歸檔功能。也就是說，使用者像使用搜索引擎一樣，通過輸入關鍵詞，經過快捷的檢索系統，把相關信息迅速地呈現在使用者面前。

3.4 優化人力資源

新時期信息化的管理模式之下，曾經被人們認為是重復、繁雜的勞動工作，在經過信息化的管理之后，檔案管理人員通過簡單的指令就可以找到目標檔案，成功地提高了工作效率，這樣既節省了人力資源，又能保質、保量地完成工作。

3.5 優化相關服務質量

新時期信息化的管理模式之下，如果內部相關的管理人員自行查詢所需要的信息，那么就需要一個以局域網為基礎的檔案信息化管理系統。與此同時，該系統還能保證相關管理人員能及時和讀者進行溝通和聯系，從而為讀者提供更為方便、快捷的服務。

3.6 優化相關工作的社會效益

在網絡中的各大平臺上，圖文檔案資料大多以電子信息的形式存在。然而，針對圖文資料所涉及的不同領域，也只有以信息通道為基礎，才能讓其所涉及的各種部門之間不受空間、時間的限制，這樣的信息化管理才是成功的信息化管理。這樣的信息化管理才是圖書資料集成管理的基礎，可以為社會帶來所謂的社會效益。做到了這些，信息化管理就會提高圖書資料檔案管理的整體水平，同時也會帶來可觀的社會效益。

4 結 語

當今社會是信息化社會。圖文資料檔案管理者，應當增強自己的管理意識，改變自己的思維模式，以社會公眾的要求為標準，在新時期，對圖書檔案信息化快速發展做出自己的貢獻。無論采用什么管理模式、什么管理方法，最終的意義都是服務于大眾，這也是其終極目的所在。

主要參考文獻

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