公共數字圖書館信息資源建設項目的成本管理研究

梅晉賓

摘要：公共數字圖書館是現代化的圖書館運作模式，具有方便快捷的優勢，可以為群眾帶來良好的閱讀體驗。但是，公共數字圖書館在信息資源建設項目上面臨著嚴峻的成本壓力，因此，有關單位要通過先進的管理手段來緩解其當前的成本壓力，促進數字圖書館的信息資源建設。本文主要對公共數字圖書館的成本管理展開深入分析，為數字圖書館的可持續發展提供借鑒。

關鍵詞：數字圖書館；信息資源；成本管理

在信息化的時代背景下，傳統的紙質形式的閱讀方式已經難以滿足民眾的需求，大部分民眾會通過電腦、手機等電子形式的閱讀方式來獲取信息，數字圖書館也應運而生。它可以讓讀者利用網絡與移動設備迅速訪問到圖書館數據庫中的公共文獻資料，提高了讀者閱讀的興趣與效率。數字圖書館在信息資源建設項目中往往需要先進的信息化技術、還要購買信息的版權，成本負擔十分沉重，然而公共圖書館的運營經費是有限的，因此，利用科學的成本管理手段，提高經費的有效利用率，是當前公共數字圖書館發展的關鍵。

一、成本管理對數字圖書館的重要性

公共數字圖書館屬于社會公共設施，對安全質量、使用期限都有著較高的要求，而且其中所涵蓋的信息資源建設更是數字圖書館的關鍵項目，是圖書館只用價值的象征。在數字圖書館的信息資源建設當中，無論是購買計算機設備、服務器、軟件開發、后期的信息錄入、采購等都需要花費大量的資金與勞動力，但是現階段的數字圖書館的建設經費往往有限，所以要通過成本控制，來提高建設資金的利用率，減少不必要的成本浪費。公共數字圖書館的信息資源建設項目是一個復雜的管理過程，這個過程中會產生經濟效益，也會消耗一定的成本，當效益大于消耗時，則說明管理是成功的；當效益小于消耗時，則說明管理是失敗的，而成本控制則是要減少消耗，增加效益。通常的成本管理是貫穿建設項目管理活動全過程的，它會以成本核算、成本分析、成本預算、成本執行控制等形式表現，從而降低整個管理過程中時間、資金、人力等成本的損耗，提高建設活動的經濟效益。

對于公共數字圖書館而言，其在建設前期會消耗龐大的成本，同時通常需要很長的時間才可以實現成本的回收，而在建設期間實行科學的成本管理可以幫助數字圖書館渡過前期資金緊張的難關，減少由于成本壓力造成安全質量問題，這對圖書館的短期發展以及長遠發展都有著重大的現實意義。

二、目前數字圖書館信息資源建設項目中的成本管理問題

（1）缺乏對目標成本的評估

公共數字圖書館在建設初期需要大量的資金，而且投入運營之后的維護管理工作也需要很大的成本，資金是保障其建設的關鍵因素。然而，目前的數字圖書館建設普遍缺乏對目標成本的評估，有些數字圖書館在各方面條件不成熟的情況下就盲目設計開工，結果導致了一些“豆腐渣”和“爛尾”情況的出現[1]。

（2）缺乏對成本計劃執行過程的管控

數字圖書館的建設在建立了嚴密的成本計劃后，更重要的是對計劃執行過程的管控。目前，在公共數字圖書館的信息資源建設過程中，存在技術落后、資源重復、安全漏洞、設備陳舊等問題，使得建設成本的有效利用率低下，成本浪費現象嚴重。這種缺乏有效管控現象的根源是一些數字圖書館建設者重形式輕質量的思想造成的，結果個別數字圖書館建設在耗費大量成本之后，往往成為一些華而不實的形象工程[2]。

（3）缺乏對已有資源的利用

數字圖書館的核心是資源共享。因此信息資源共享程度就成為衡量數字圖書館建設水平的重要尺度。從目前情況看，數字圖書館建設普遍存在資源浪費的問題，這大大加重了建設成本。問題主要表現在：一是數字圖書館獨立開發和使用辦公系統和管理信息系統，極大地加重了軟件開發使用成本，而且這種相對封閉的系統在與外界系統進行信息交流時存在著嚴重的阻礙，降低了數字圖書館的實用價值；二是數字圖書館建設過程中對其它圖書館己存在的數字資源缺乏利用和共享，在一定程度上存在重復投入建設成本的現象。

三、改善成本管理問題的對策

（1）嚴格遵循成本控制的各項程序

確定成本控制標準、監督成本形成過程、及時糾正偏差是成本控制的三道基本程序，三者缺一不可。改進對數字圖書館建設的成本控制，首要的就是要嚴格遵循成本的控制標準、成本形成過程、糾正偏差。成本控制標準制定以后，就應在其指導下，對建設中的物資采購、系統耗費、工資支出等成本支出嚴格把關，防止對建設資金和人力資源的隨意占用。在發現成本支出出現偏差時，應及時糾正，以保障數字圖書館建設的成本始終處在可控的范圍之內[3]。

（2）建立完善的成本控制機制

數字圖書館建設的成本控制不能建立在靠人們自覺性的基礎上，成本意識的提高要通過制度來約束。為此，公共數字圖書館的信息資源建設應當針對自身情況建立一套切合實際的成本管理體系。首先，要堅持從實際出發，充分調動數字圖書館的領導者和建設者的積極性和自覺性，去發現管理過程中的成本問題，并且及時加以解決。其次，要加大成本管理的宣傳力度，強調管理機制的嚴肅性與必要性，通過經濟手段與行政管理兩種方式，督促項目中成本管理機制的執行。最后，建立成本審核機制，對項目建設活動中的成本使用情況進行審核，確保成本利用的有效性與正確性[4]。

結語

數字化是當前社會圖書館的發展趨勢，因為與傳統的圖書館相比，數字圖書館不會占用大量的空間，在信息保存管理上的成本相對較低，而且讀者獲取信息時也無需專門到圖書館來查詢，讓讀者的閱讀體驗更加方便快捷。但是數字圖書館的建設絕非一日之功，其成本也需要很長的時間才可以完全回收，因此，面對現階段數字圖書館信息資源建設項目中的成本壓力，有關部門必須要重視開源節流的成本管理方法，通過短期規劃與長期規劃來合理利用有限的建設資金，促進數字圖書館的現代化建設。

參考文獻：

[1]潘輝.高校數字圖書館信息資源建設項目的成本管理研究[J].圖書情報工作，2009，53（17）：97-101.

[2]孫波，張靜鵬.數字圖書館和復合圖書館信息資源建設比較研究[J].吉林工程技術師范學院學報，2009，25（1）：41-43.

[3]潘輝.高校數字圖書館信息資源建設頂目的風險管理[J].圖書館理論與實踐，2011，（3）：66-67.

[4]冉小波，向建均.高校數字圖書館信息資源建設的多元化研究[J].科技情報開發與經濟，2009，19（4）：13-15.

（作者單位：常德市圖書館工會主席）