公共數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目的成本管理研究

梅晉賓

摘要：公共數(shù)字圖書館是現(xiàn)代化的圖書館運(yùn)作模式，具有方便快捷的優(yōu)勢(shì)，可以為群眾帶來良好的閱讀體驗(yàn)。但是，公共數(shù)字圖書館在信息資源建設(shè)項(xiàng)目上面臨著嚴(yán)峻的成本壓力，因此，有關(guān)單位要通過先進(jìn)的管理手段來緩解其當(dāng)前的成本壓力，促進(jìn)數(shù)字圖書館的信息資源建設(shè)。本文主要對(duì)公共數(shù)字圖書館的成本管理展開深入分析，為數(shù)字圖書館的可持續(xù)發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字圖書館；信息資源；成本管理

在信息化的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的閱讀方式已經(jīng)難以滿足民眾的需求，大部分民眾會(huì)通過電腦、手機(jī)等電子形式的閱讀方式來獲取信息，數(shù)字圖書館也應(yīng)運(yùn)而生。它可以讓讀者利用網(wǎng)絡(luò)與移動(dòng)設(shè)備迅速訪問到圖書館數(shù)據(jù)庫中的公共文獻(xiàn)資料，提高了讀者閱讀的興趣與效率。數(shù)字圖書館在信息資源建設(shè)項(xiàng)目中往往需要先進(jìn)的信息化技術(shù)、還要購買信息的版權(quán)，成本負(fù)擔(dān)十分沉重，然而公共圖書館的運(yùn)營經(jīng)費(fèi)是有限的，因此，利用科學(xué)的成本管理手段，提高經(jīng)費(fèi)的有效利用率，是當(dāng)前公共數(shù)字圖書館發(fā)展的關(guān)鍵。

一、成本管理對(duì)數(shù)字圖書館的重要性

公共數(shù)字圖書館屬于社會(huì)公共設(shè)施，對(duì)安全質(zhì)量、使用期限都有著較高的要求，而且其中所涵蓋的信息資源建設(shè)更是數(shù)字圖書館的關(guān)鍵項(xiàng)目，是圖書館只用價(jià)值的象征。在數(shù)字圖書館的信息資源建設(shè)當(dāng)中，無論是購買計(jì)算機(jī)設(shè)備、服務(wù)器、軟件開發(fā)、后期的信息錄入、采購等都需要花費(fèi)大量的資金與勞動(dòng)力，但是現(xiàn)階段的數(shù)字圖書館的建設(shè)經(jīng)費(fèi)往往有限，所以要通過成本控制，來提高建設(shè)資金的利用率，減少不必要的成本浪費(fèi)。公共數(shù)字圖書館的信息資源建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜的管理過程，這個(gè)過程中會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也會(huì)消耗一定的成本，當(dāng)效益大于消耗時(shí)，則說明管理是成功的；當(dāng)效益小于消耗時(shí)，則說明管理是失敗的，而成本控制則是要減少消耗，增加效益。通常的成本管理是貫穿建設(shè)項(xiàng)目管理活動(dòng)全過程的，它會(huì)以成本核算、成本分析、成本預(yù)算、成本執(zhí)行控制等形式表現(xiàn)，從而降低整個(gè)管理過程中時(shí)間、資金、人力等成本的損耗，提高建設(shè)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益。

對(duì)于公共數(shù)字圖書館而言，其在建設(shè)前期會(huì)消耗龐大的成本，同時(shí)通常需要很長的時(shí)間才可以實(shí)現(xiàn)成本的回收，而在建設(shè)期間實(shí)行科學(xué)的成本管理可以幫助數(shù)字圖書館渡過前期資金緊張的難關(guān)，減少由于成本壓力造成安全質(zhì)量問題，這對(duì)圖書館的短期發(fā)展以及長遠(yuǎn)發(fā)展都有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。

二、目前數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目中的成本管理問題

（1）缺乏對(duì)目標(biāo)成本的評(píng)估

公共數(shù)字圖書館在建設(shè)初期需要大量的資金，而且投入運(yùn)營之后的維護(hù)管理工作也需要很大的成本，資金是保障其建設(shè)的關(guān)鍵因素。然而，目前的數(shù)字圖書館建設(shè)普遍缺乏對(duì)目標(biāo)成本的評(píng)估，有些數(shù)字圖書館在各方面條件不成熟的情況下就盲目設(shè)計(jì)開工，結(jié)果導(dǎo)致了一些“豆腐渣”和“爛尾”情況的出現(xiàn)[1]。

（2）缺乏對(duì)成本計(jì)劃執(zhí)行過程的管控

數(shù)字圖書館的建設(shè)在建立了嚴(yán)密的成本計(jì)劃后，更重要的是對(duì)計(jì)劃執(zhí)行過程的管控。目前，在公共數(shù)字圖書館的信息資源建設(shè)過程中，存在技術(shù)落后、資源重復(fù)、安全漏洞、設(shè)備陳舊等問題，使得建設(shè)成本的有效利用率低下，成本浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。這種缺乏有效管控現(xiàn)象的根源是一些數(shù)字圖書館建設(shè)者重形式輕質(zhì)量的思想造成的，結(jié)果個(gè)別數(shù)字圖書館建設(shè)在耗費(fèi)大量成本之后，往往成為一些華而不實(shí)的形象工程[2]。

（3）缺乏對(duì)已有資源的利用

數(shù)字圖書館的核心是資源共享。因此信息資源共享程度就成為衡量數(shù)字圖書館建設(shè)水平的重要尺度。從目前情況看，數(shù)字圖書館建設(shè)普遍存在資源浪費(fèi)的問題，這大大加重了建設(shè)成本。問題主要表現(xiàn)在：一是數(shù)字圖書館獨(dú)立開發(fā)和使用辦公系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)，極大地加重了軟件開發(fā)使用成本，而且這種相對(duì)封閉的系統(tǒng)在與外界系統(tǒng)進(jìn)行信息交流時(shí)存在著嚴(yán)重的阻礙，降低了數(shù)字圖書館的實(shí)用價(jià)值；二是數(shù)字圖書館建設(shè)過程中對(duì)其它圖書館己存在的數(shù)字資源缺乏利用和共享，在一定程度上存在重復(fù)投入建設(shè)成本的現(xiàn)象。

三、改善成本管理問題的對(duì)策

（1）嚴(yán)格遵循成本控制的各項(xiàng)程序

確定成本控制標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督成本形成過程、及時(shí)糾正偏差是成本控制的三道基本程序，三者缺一不可。改進(jìn)對(duì)數(shù)字圖書館建設(shè)的成本控制，首要的就是要嚴(yán)格遵循成本的控制標(biāo)準(zhǔn)、成本形成過程、糾正偏差。成本控制標(biāo)準(zhǔn)制定以后，就應(yīng)在其指導(dǎo)下，對(duì)建設(shè)中的物資采購、系統(tǒng)耗費(fèi)、工資支出等成本支出嚴(yán)格把關(guān)，防止對(duì)建設(shè)資金和人力資源的隨意占用。在發(fā)現(xiàn)成本支出出現(xiàn)偏差時(shí)，應(yīng)及時(shí)糾正，以保障數(shù)字圖書館建設(shè)的成本始終處在可控的范圍之內(nèi)[3]。

（2）建立完善的成本控制機(jī)制

數(shù)字圖書館建設(shè)的成本控制不能建立在靠人們自覺性的基礎(chǔ)上，成本意識(shí)的提高要通過制度來約束。為此，公共數(shù)字圖書館的信息資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)自身情況建立一套切合實(shí)際的成本管理體系。首先，要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，充分調(diào)動(dòng)數(shù)字圖書館的領(lǐng)導(dǎo)者和建設(shè)者的積極性和自覺性，去發(fā)現(xiàn)管理過程中的成本問題，并且及時(shí)加以解決。其次，要加大成本管理的宣傳力度，強(qiáng)調(diào)管理機(jī)制的嚴(yán)肅性與必要性，通過經(jīng)濟(jì)手段與行政管理兩種方式，督促項(xiàng)目中成本管理機(jī)制的執(zhí)行。最后，建立成本審核機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中的成本使用情況進(jìn)行審核，確保成本利用的有效性與正確性[4]。

結(jié)語

數(shù)字化是當(dāng)前社會(huì)圖書館的發(fā)展趨勢(shì)，因?yàn)榕c傳統(tǒng)的圖書館相比，數(shù)字圖書館不會(huì)占用大量的空間，在信息保存管理上的成本相對(duì)較低，而且讀者獲取信息時(shí)也無需專門到圖書館來查詢，讓讀者的閱讀體驗(yàn)更加方便快捷。但是數(shù)字圖書館的建設(shè)絕非一日之功，其成本也需要很長的時(shí)間才可以完全回收，因此，面對(duì)現(xiàn)階段數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目中的成本壓力，有關(guān)部門必須要重視開源節(jié)流的成本管理方法，通過短期規(guī)劃與長期規(guī)劃來合理利用有限的建設(shè)資金，促進(jìn)數(shù)字圖書館的現(xiàn)代化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]潘輝.高校數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目的成本管理研究[J].圖書情報(bào)工作，2009，53（17）：97-101.

[2]孫波，張靜鵬.數(shù)字圖書館和復(fù)合圖書館信息資源建設(shè)比較研究[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，25（1）：41-43.

[3]潘輝.高校數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)頂目的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].圖書館理論與實(shí)踐，2011，（3）：66-67.

[4]冉小波，向建均.高校數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)的多元化研究[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009，19（4）：13-15.

（作者單位：常德市圖書館工會(huì)主席）