“互聯網+”背景下墾區檔案的信息化管理路徑

鄒瑩瑩

【摘 要】目前是互聯網信息時代，各個行業在發展的過程中都引進了先進的科學技術，加強了信息化建設。檔案工作中也應用了許多新興的信息技術和設備，這為檔案管理工作提供了新的發展方向。加強對墾區檔案的信息化管理，可以實現精神文明的傳播、提高檔案信息應用效率、完善墾區管理體系等，對墾區檔案管理工作的發展有著促進作用。

【關鍵詞】“互聯網+” 墾區檔案 信息化管理 路徑

一、墾區檔案信息化管理的必要性

（一）擴大墾區精神文明傳播

墾區檔案真實記錄了墾區過去和現在的歷史變遷，可以再現墾區發展歷程和人民精神風貌，能夠有效地保留和傳承墾區文化和精神。以信息技術的應用為基礎，建立檔案信息管理中心，能夠顯著拓展信息的傳播范圍以彌補傳統檔案的傳播限制，更有利于墾區精神文明的傳播。

（二）提高有效信息利用度

墾區的檔案內容包含了城鎮建設、人事、勞資、醫療、教育等信息，這些檔案信息可對墾區的發展建設提供指導和借鑒，對墾區的宏觀決策提供建設性意見，同時為墾區的城鎮化管理提供基礎的實踐理論。檔案信息管理中心的建立能夠提高有效信息利用度，更好地服務于墾區建設。

（三）完善管理體系

墾區獨特的組織結構致使各管理局及農（牧）場的檔案分散存儲在各局、場，同時由于管理局、農（牧）場的地理空間阻隔，檔案的綜合統籌管理難度加大。基于這些客觀原因，創新檔案信息管理是對傳統檔案館和數字檔案館的完善和補充，有助于完善檔案管理體系，提高工作有效性，實現檔案的現代化管理。

二、“互聯網+”背景下墾區檔案信息化管理的基本方式

（一）電子檔案和紙質檔案協調運用

在當前的檔案工作中，信息資料的載體有兩種，一種的紙質檔案，一種是電子檔案，要實現對這兩種形式的檔案進行統一管理，保證檔案信息內容的完整性和真實性。對于各種形式的檔案資料，都要將其錄入到信息管理中心，實現各類檔案信息內容的共享，同時，還需要對檔案管理中心進行科學的管理，將現代化的信息技術應用到其中，對所有的信息資料進行加工處理，將不同類型的檔案資料分開整理，形成不同的類別，然后進行分別保存。這樣就可以將檔案信息資料應用在合理的地方，有效提高了檔案信息的應用效率，也保證了資料的完整性，在實際應用過程中，可以保證信息資料的真實可靠，不會受到時間地點的約束，隨時進行檔案資料查閱。

（二）推進文檔一體化建設

文檔一體化是將文字處理和檔案管理相整合的一種形式。這種形式在管理過程中完美地實現了統一和分工、聯系和區別。隨著電子信息技術的廣泛使用，文檔一體化成為未來檔案管理的一大發展趨勢。文檔一體化將文件形成和記錄管理合為一體，加強文檔的前端控制，文件檔案作好前期準備工作，為檔案形成之前收集與文件關聯的信息元素，如電子文件背景信息、內容構成等，確保電子檔案形成的完整性和準確性，有利于規范備案，相關流程和管理內容在各部門重新組合，這將有助于提高文檔管理資源的管理質量，提升系統的整體效應。

三、“互聯網+”背景下墾區檔案信息化管理路徑

（一）檔案信息的合理建設

因為檔案的形式不同，在進行管理的過程中，使用的方式方法也是存在差異的。進行檔案資源建設時，紙質檔案需要建立檔案資源管理的實體館，對于紙質檔案的管理工作來說，實體館的建立是非常重要的，在建設期間需要確定建設目標，同時還要建立實體數據庫，將紙質檔案資料收集整合在一起。進行電子檔案的資源建設時，要將信息化、數字化的理念應用到其中，在實際應用時，可以對電子信息資源進行收集和整合。

（二）檔案信息數據庫建設

檔案信息中心建設的核心是數據庫建設。通過建立與文件管理信息數據的集中控制相關的數據庫，并減少冗余數據，實現數據信息的共享利用。檔案信息數據庫建設內容主要包含以下幾個方面：針對文件及目錄實現智能檢索的目錄數據庫建設；針對受關切程度較高的高需求高流通檔案信息的數據庫建設；針對展示墾區特色面貌，突出相關專題的特色數據庫建設。

（三）檔案信息安全保障體系建設

第一，保護對象的安全系統建設。要同時保障檔案實體、檔案信息和檔案文件生存環境三方面的安全；要同時保障檔案本體、相關材料和元數據的安全；要同時保障傳統載體檔案和數字載體檔案的安全。第二，安全系統本身的建設。要啟動一個全覆蓋、無死角的防護體系建設。第三，防護環節的保障體系建設。要對檔案文件的全程實現“不間斷”防護。通過各種措施嚴密監控檔案文件自形成伊始的存儲、處理、傳輸與利用過程，實現自文件至檔案的一體化防護。第四，防護手段的建設。綜合利用現代化的科技手段和管理方法，建立一個全面的安全系統。在應用安全技術和安全產品的基礎上，進行安全風險評估，建立安全政策，落實安全標準和其他安全措施。

（四）管理服務平臺的建設

檔案信息管理中心在運營的過程中，要對其進行監督的管理，單位中的檔案管理部門可以外包出去，選擇專業水平高，操作規范標準的專業機構來對檔案信息服務平臺進行有效的管理，這樣可以在一定程度上節省單位在該部投入的精力、人力和物力，也可以提高服務服務質量和效率。

綜上所述，在各個單位檔案資料管理工作中，現代化的信息技術和互聯網計算機設備已經得到了廣泛應用，在這種發展形勢下，對檔案的信息化管理對檔案工作的發展來說有著重要意義，其可以提高單位在市場中的競爭力，同時也可以提高人力資源檔案的應用效率。

參考文獻：

[1]張曉晨.信息化背景下行政事業單位檔案管理路徑初探[J].辦公室業務，2017（13）：112.